Vous avez trouvé la bonne personne. Les entretiens sont terminés, les références sont bonnes et tout le monde est enthousiaste. C'est le moment où beaucoup de petites entreprises trébuchent : l'offre arrive tard, arrive par téléphone avec la moitié des détails, ou arrive dans une lettre qui laisse la personne deviner ce à quoi elle s'engage.
Une bonne offre est rapide, chaleureuse et exacte. Elle rend le oui facile, et elle protège les deux parties des malentendus du premier mois. Voici comment rédiger une lettre d'offre d'emploi, avec un modèle à remplir.
Régler les conditions avant d'écrire
Décidez d'abord de ces points en interne, pour que la lettre ne s'égare pas :
- Le poste. L'intitulé, les principales responsabilités et la personne à qui il ou elle rend compte.
- La rémunération. Le montant, s'il est annuel, mensuel ou horaire, la fréquence de paiement, et s'il est avant impôt. Les primes, les commissions et les heures supplémentaires méritent chacune leur ligne.
- Les horaires et le lieu. Temps plein ou partiel, jours habituels, lieu de travail, et tout arrangement en télétravail ou hybride.
- La date de début. Une date précise, ou la façon de la fixer, par exemple après le préavis de l'emploi actuel.
- Les avantages. Congés, indemnités en cas de maladie, cotisations de retraite, équipement, formation, tout ce que vous proposez d'autre.
- Les conditions. Tout ce dont l'offre dépend, comme des références, une vérification des antécédents lorsque la loi l'autorise, une preuve du droit de travailler ou une période d'essai.
Si vous ne connaissez pas la réponse à l'un de ces points, renseignez-vous avant d'envoyer. Une ligne vague devient un litige plus tard.
Téléphoner d'abord
Appelez la personne avant d'envoyer la lettre. Dites que vous aimeriez lui proposer le poste, énoncez les principales conditions en une ou deux phrases et demandez si quelque chose l'empêcherait d'accepter. Cela vous permet d'entendre l'hésitation avant qu'elle ne soit sur le papier, et c'est une attention dont les gens se souviennent.
Dites que la lettre suivra aujourd'hui ou demain, et tenez cette promesse.
Ce que la lettre doit contenir
Une bonne lettre d'offre tient sur une ou deux pages. Commencez par la bonne nouvelle dès la première phrase, puis les faits, puis la suite.
- Salutation et offre. « Nous sommes ravis de vous proposer le poste d'assistant d'exploitation chez Green Valley Foods. »
- Les conditions principales, dans une courte liste ou un tableau : intitulé, responsable, date de début, rémunération, horaires, lieu, période d'essai le cas échéant.
- Les conditions suspensives, énoncées clairement et limitées à celles dont vous avez besoin.
- Comment accepter, et pour quelle date. Signer et renvoyer, ou répondre à un e-mail.
- La suite. Le contrat de travail, les formalités, le premier jour, qui contactera la personne.
- Une formule de clôture chaleureuse avec le nom et les coordonnées d'une vraie personne.
Notre modèle de lettre d'offre d'emploi contient déjà ces parties à remplir. Le modèle de contrat de travail est le document complet qui suit, mais vérifiez-le au regard des règles du pays où la personne travaillera, car le droit du travail varie beaucoup.
Des mots qui aident
Employez un langage simple et humain. Dites « nous aimerions que vous nous rejoigniez » plutôt que « nous avons le plaisir de vous adresser une offre d'emploi sous conditions ». Évitez tout ce qui ressemble à une menace ou à un piège.
Soyez prudent avec les promesses. « Vous serez augmenté au bout de six mois » est un engagement dont quelqu'un se souviendra. Si c'est un espoir, dites « nous prévoyons de réexaminer votre rémunération au bout de six mois ». Si quelque chose n'est pas décidé, dites-le.
Soyez cohérent avec l'annonce et l'entretien. Si vous avez parlé d'une indemnité de véhicule ou d'horaires flexibles, soit ils figurent dans la lettre, soit vous expliquez ce qui a changé et pourquoi.