Slik skriver du en tjenesteavtale med enkle ord

De fleste tvister mellom en bedrift og en kunde starter ikke med ond vilje. De starter med to personer som husker en samtale ulikt. En tjenesteavtale er den billigste måten å hindre det på. Den skriver ned hva som ble lovet, mens alle fortsatt er gode venner.

Mange styrer unna avtaler fordi de ser for seg sider med juridisk språk. En god avtale for et lite oppdrag er det motsatte. Den er kort, den bruker vanlige ord, og en kunde kan lese den på ti minutter og si «ja, det er dette vi ble enige om».

Denne veiledningen går gjennom delene i den rekkefølgen de vanligvis står, med spørsmålene hver del må svare på.

Start med hvem og hva

Navngi begge parter riktig: det juridiske navnet på bedriften din eller deg selv, kundens firmanavn eller fulle navn, og en adresse for hver. Hvis du jobber gjennom et selskap, bruker du selskapets navn og ikke et varemerke, fordi avtalen binder den som signerer.

Beskriv deretter tjenesten i én eller to setninger, slik du ville forklart den til en venn. «Vi skal designe og sette opp et nettsted på fem sider for kundens bakeri» er bedre enn «webtjenester». Den detaljerte listen kommer etterpå, men åpningssetningen holder alle på samme kurs.

Skriv omfanget som en liste

Omfanget er den viktigste delen. Det svarer på to spørsmål: hva skal du gjøre, og hva skal du ikke gjøre?

• List hver leveranse som noe man kan krysse av. «Tre logoforslag i første runde» kan kontrolleres. «Profilering» kan ikke.
• Angi grensene: antall revisjoner, inkluderte timer, antall sider, møter, steder.
• Angi hva du trenger fra kunden og når: tekster, tilgang, bilder, beslutninger. Mange forsinkelser skyldes kunden, og avtalen bør si hva som skjer når kunden er sen.
• List opp det som ikke er inkludert. Hvis du ikke skriver tekstene, drifter nettstedet eller utbedrer feil som andre har skapt, så si det.

Er oppdraget stort eller har flere faser, legger du det detaljerte omfanget i en egen arbeidsbeskrivelse og viser til den fra avtalen. Vår mal for arbeidsbeskrivelse er laget for det, og malene for tjenesteavtale for frilansere og konsulentavtale dekker avtalen rundt.

Pris og betaling

Vær nøyaktig. Oppgi prisen eller timesatsen, valutaen, om skatt eller avgift er inkludert, og når hver betaling forfaller. Tar du forskudd, si hvor mye, og at arbeidet starter når det er kommet inn. Hvis betalingen deles opp, knytt hver del til noe synlig, for eksempel «når designet er godkjent» i stedet for «når vi er omtrent halvveis».

Legg til hva som skjer ved forsinket betaling: en rimelig rente eller et gebyr hvis loven der du er tillater det, og retten til å sette arbeidet på pause. Ikke finn på et avskrekkende tall. Et rimelig og moderat vilkår er lettere å håndheve og lettere å få avtalt.

Si hvordan utgifter håndteres. Reiser, bildekjøp, trykking og programvarelisenser bør enten inngå i prisen eller belastes til kostpris etter at kunden har godkjent det på forhånd.

Endringer kommer, så planlegg for dem

Kunden kommer til å be om noe ekstra. Det er normalt, og det er ikke noe problem hvis avtalen sier hvordan det håndteres: kunden ber om det skriftlig, du sier hva det endrer i pris og tid, kunden godtar, og først da gjør du det.

En setning som «arbeid utenfor omfanget prises separat og starter først etter at kunden har godkjent tilbudet» har reddet flere vennskap enn noen annen klausul. Den gir deg også noe høflig å si: «Det gjør jeg gjerne, her er hva det legger til.»

Hvem eier hva

Kunder går ofte ut fra at de eier alt du lager så snart de har betalt, og de som lager ting går ofte ut fra at de beholder alt. Ingen av delene stemmer automatisk, og reglene varierer fra land til land, så skriv det ned.

Bestem og oppgi:

1. Om eierskapet til det ferdige arbeidet går over til kunden, og når (vanligvis ved full betaling).
2. Om du beholder retten til å vise arbeidet i porteføljen din.
3. Hva som skjer med verktøy, maler og materiale du hadde med til oppdraget. De fleste beholder disse og gir kunden en lisens til å bruke dem innenfor arbeidet.
4. Hva som skjer med materiale kunden har levert. Det forblir kundens, og du lover å bruke det bare til oppdraget.

Taushetsplikt og data

Hvis du får se kundens kundelister, økonomiske tall eller personopplysninger, si at du holder dem private og bare bruker dem til arbeidet. Hvis du behandler andre personers personopplysninger, kan loven der du jobber kreve bestemte vilkår. Les reglene som gjelder for deg, eller spør en fagperson.

For en egen taushetserklæring, se det grunnleggende om NDA. En kort taushetsklausul i selve tjenesteavtalen er ofte nok for vanlig arbeid.

Avslutning av arbeidet

Avtaler svikter oftest på slutten, så det lønner seg å beskrive den tidlig:

• Ferdigstilling. Hvordan kunden godkjenner arbeidet, og hvor mange dager kunden har på å ta opp problemer.
• Tidlig avslutning. Hvor mye varsel hver part må gi, og hva kunden betaler for arbeid som allerede er gjort.
• Alvorlige problemer. Hva som skjer hvis den ene parten bryter avtalen og ikke rydder opp innen et angitt antall dager.

Hold dette kort og likt for begge sider. Et vilkår som bare hjelper deg, ser ensidig ut, og kundene merker det.

Ansvar, med måte

Mange avtaler begrenser hvor mye du kan bli bedt om å betale hvis noe går galt, ofte til honoraret for oppdraget. Det er vanlig og rimelig, men lover setter grenser for hva slike begrensninger kan gjøre, særlig overfor forbrukere og ved skade på personer. Bruk formuleringene fra en pålitelig mal, og la en fagperson sjekke dem hvis beløpene er store.

Signering og oppbevaring

Begge parter bør signere, eller godta på en måte som etterlater et spor, for eksempel ved å signere en PDF eller svare «enig» på den endelige versjonen. Oppbevar den signerte kopien og e-postene rundt den samlet på ett sted, navngitt slik at du finner den igjen om et år.

Noen vaner hjelper:

1. Send utkastet i et redigerbart format først, slik at kunden kan be om endringer.
2. Nummerer versjonene, og pass på at den som signeres, er den siste.
3. Sett startdato og sluttdato, eller måten slutten avgjøres på, på første side.
4. Les gjennom den en gang til, gjerne høyt. En klausul som er vanskelig å si, er sannsynligvis vanskelig å forstå.

Slik hjelper nerix

Du kan starte fra en av våre gratis maler og fylle ut et kort skjema. Dokumentet bygges av seg selv, og du laster det ned som Word eller PDF. Det du skriver, blir værende i nettleseren din.

Vil du tilpasse ordlyden, kan du be nerix i chatten gjøre notatene dine om til et første utkast. Fortell om omfanget, prisen og betalingsdelene, og be om å få en klausul kortere eller med enklere ord. Utkastet åpnes i et dokument ved siden av chatten, og hver versjon beholdes. Tall og datoer kan fylles ut ved siden av i et dokument og Ark.

Den kjenner ikke loven din, risikoene dine eller det dere ble enige om på telefonen, så les hver linje selv. For store eller uvanlige avtaler er en kort gjennomgang hos en advokat billig sammenlignet med en tvist.

Kort oppsummert

Si hvem, hva, hvor mye, innen når, hva som skjer når ting endrer seg og hva som skjer når arbeidet avsluttes. Bruk enkle ord, hold det til noen få sider og signer før arbeidet starter.