Cómo redactar un contrato de servicios con palabras sencillas

La mayoría de las disputas entre una empresa y un cliente no nacen de la mala fe. Nacen de dos personas que recuerdan una conversación de manera distinta. Un contrato de servicios es la forma más barata de evitarlo: deja por escrito lo prometido mientras todos siguen siendo amigos.

Mucha gente evita los contratos porque imagina páginas de lenguaje jurídico. Uno bueno para un encargo pequeño es lo contrario. Es breve, usa palabras corrientes y un cliente puede leerlo en diez minutos y decir "sí, esto es lo que acordamos".

Esta guía recorre las partes, en el orden en que suelen aparecer, con las preguntas que debe responder cada una.

Empiece por quién y qué

Nombre bien a las dos partes: la razón social de su empresa o su nombre completo, el nombre de la empresa del cliente o su nombre completo, y una dirección de cada uno. Si trabaja como empresa, use el nombre de la empresa y no el de una marca, porque el contrato obliga a quien lo firma.

Después describa el servicio en una o dos frases, como se lo explicaría a un amigo. "Diseñaremos y pondremos en marcha una web de cinco páginas para la panadería del cliente" es mejor que "servicios web". La lista detallada viene a continuación, pero la frase inicial mantiene a todos mirando en la misma dirección.

Escriba el alcance como una lista

El alcance es la parte que más importa. Responde a dos preguntas: qué hará usted y qué no hará.

• Enumere cada entregable como algo que se pueda marcar como hecho. "Tres opciones de logotipo en la primera ronda" se puede comprobar. "Imagen de marca" no.
• Indique los límites: número de revisiones, horas incluidas, número de páginas, reuniones, lugares.
• Indique qué necesita del cliente y para cuándo: textos, accesos, fotos, decisiones. Muchos retrasos son del cliente, y el contrato debe decir qué pasa cuando se retrasa.
• Enumere lo que no está incluido. Si no va a redactar los textos, alojar la web ni arreglar problemas causados por otros, dígalo.

Si el trabajo es grande o tiene fases, ponga el alcance detallado en un documento aparte, una declaración de trabajo, y remita a él desde el contrato. Nuestra plantilla de declaración de trabajo está pensada para eso, y las plantillas de contrato de servicios para autónomos y de contrato de consultoría cubren el contrato que la rodea.

Precio y pago

Sea exacto. Diga el precio o la tarifa, la moneda, si los impuestos están incluidos y cuándo vence cada pago. Si pide un anticipo, diga cuánto y que el trabajo empieza cuando llegue. Si el pago es por fases, ate cada fase a algo visible, como "al aprobar el diseño" y no "cuando vayamos por la mitad".

Añada qué ocurre si el pago se retrasa: un interés o recargo razonable si la ley de su país lo permite, y el derecho a pausar el trabajo. No invente una cifra que castigue. Una condición justa y modesta es más fácil de hacer cumplir y de que la acepten.

Diga cómo se tratan los gastos. Los viajes, las fotos de archivo, la impresión y las licencias de software deben estar incluidos en el precio o cobrarse a coste, con aprobación previa del cliente.

Habrá cambios, así que prevéalos

El cliente pedirá algo extra. Es normal y no es un problema si el contrato dice cómo se gestiona: el cliente lo pide por escrito, usted explica cómo cambian el precio y el plazo, el cliente lo acepta y solo entonces lo hace.

Una frase como "el trabajo fuera del alcance se presupuesta aparte y empieza solo cuando el cliente aprueba el presupuesto" salva más amistades que cualquier otra cláusula. Además le da algo amable que decir: "Encantado de hacerlo, esto es lo que añade."

De quién es cada cosa

Los clientes suelen dar por hecho que son dueños de todo lo que usted hace en cuanto pagan, y quienes hacen el trabajo suelen dar por hecho que se quedan con todo. Ninguna de las dos cosas es cierta automáticamente, y las normas cambian entre países, así que déjelo escrito.

Decida e indique:

1. Si la propiedad de la obra terminada pasa al cliente y cuándo (normalmente al pagar la totalidad).
2. Si usted conserva el derecho a mostrar la obra en su portafolio.
3. Qué pasa con las herramientas, plantillas y materiales que usted aportó al trabajo. La mayoría los conserva y da al cliente una licencia para usarlos dentro de la obra.
4. Qué pasa con el material que aportó el cliente. Sigue siendo suyo, y usted promete usarlo solo para el trabajo.

Confidencialidad y datos

Si va a ver listas de clientes, cifras financieras o datos personales del cliente, diga que los mantendrá en privado y los usará solo para el trabajo. Si va a tratar datos personales de otras personas, la ley del lugar donde trabaje puede exigir condiciones concretas, así que lea las normas que le afectan o consulte a un profesional.

Para un acuerdo de confidencialidad independiente, vea lo básico de un NDA. Una cláusula breve de confidencialidad dentro del contrato de servicios suele bastar para un trabajo corriente.

El fin del trabajo

Los contratos fallan sobre todo al final, así que conviene describirlo pronto:

• Terminar. Cómo acepta el cliente el trabajo y de cuántos días dispone para señalar problemas.
• Parar antes de tiempo. Con cuánto aviso debe actuar cada parte y qué paga el cliente por el trabajo ya hecho.
• Problemas graves. Qué ocurre si una parte incumple el contrato y no lo corrige en un número de días fijado.

Manténgalo breve y simétrico. Una condición que solo le beneficia a usted parece unilateral, y los clientes lo notan.

Responsabilidad, con moderación

Muchos contratos limitan cuánto se le puede pedir que pague si algo sale mal, a menudo a los honorarios del trabajo. Es habitual y razonable, pero las leyes restringen lo que pueden hacer esos límites, sobre todo con consumidores y en caso de daños a personas. Use la redacción de una plantilla de confianza y pida a un profesional que la revise si los importes son grandes.

Firmar y conservar el contrato

Las dos partes deben firmar, o aceptar de una forma que deje constancia, como firmar un PDF o responder "de acuerdo" a la versión final. Guarde juntos en un mismo sitio la copia firmada y los correos que la rodean, con nombres que le permitan encontrarlos dentro de un año.

Algunos hábitos ayudan:

1. Envíe primero el borrador en un formato editable, para que el cliente pueda pedir cambios.
2. Numere las versiones y asegúrese de que la que se firma es la última.
3. Ponga en la primera página la fecha de inicio y la de fin, o la forma de decidir el fin.
4. Léalo una vez más, en voz alta si puede. Una cláusula difícil de decir probablemente es difícil de entender.

Dónde ayuda nerix

Puede partir de una de nuestras plantillas gratuitas y rellenar un formulario corto. El documento se construye solo y lo descarga en Word o PDF. Lo que escribe se queda en su navegador.

Si quiere adaptar el texto, pida a nerix en el chat que convierta sus notas en un primer borrador, indíquele el alcance, el precio y las fases de pago, y pídale que acorte una cláusula o la escriba con palabras más sencillas. Abre el borrador en un documento junto al chat y conserva cada versión. Las cifras y fechas de un documento y Hoja pueden rellenarse a su lado.

No conoce su ley, sus riesgos ni lo que acordaron por teléfono, así que lea usted cada línea. Para contratos grandes o poco habituales, una revisión breve de un abogado sale barata comparada con una disputa.

En resumen

Diga quién, qué, cuánto, para cuándo, qué pasa cuando las cosas cambian y qué pasa cuando termina el trabajo. Use palabras sencillas, manténgalo en unas pocas páginas y fírmelo antes de empezar.