Většina sporů mezi firmou a klientem nevzniká ze zlé vůle. Vznikají proto, že si dva lidé pamatují jeden rozhovor jinak. Smlouva o poskytování služeb je nejlevnější způsob, jak tomu zabránit: zapíše, co bylo slíbeno, dokud jsou všichni ještě v dobrém.
Spousta lidí se smluv straní, protože si představují stránky právnického jazyka. Dobrá smlouva na malou zakázku je pravý opak. Je krátká, používá obyčejná slova a klient si ji přečte za deset minut a řekne: „ano, tohle jsme si řekli."
Tento návod prochází jednotlivé části v pořadí, v jakém se obvykle objevují, spolu s otázkami, na které má každá část odpovědět.
Začněte tím, kdo a co
Pojmenujte obě strany řádně: úřední jméno své firmy nebo své vlastní, název firmy klienta nebo jeho celé jméno a adresu každého z vás. Pokud pracujete jako firma, uveďte název firmy, ne značku, protože smlouva zavazuje toho, kdo ji podepíše.
Pak popište službu jednou dvěma větami tak, jak byste ji vysvětlili kamarádovi. „Navrhneme a zprovozníme pětistránkový web pro klientovu pekárnu" je lepší než „webové služby". Podrobný seznam přijde hned potom, ale úvodní věta drží všechny ve stejném směru.
Rozsah napište jako seznam
Rozsah je nejdůležitější část. Odpovídá na dvě otázky: co uděláte a co neuděláte.
- Každý výstup uveďte jako věc, kterou lze odškrtnout. „Tři návrhy loga v prvním kole" odškrtnout jde. „Branding" ne.
- Uveďte limity: počet úprav, zahrnuté hodiny, počet stránek, schůzek, míst.
- Uveďte, co potřebujete od klienta a dokdy: texty, přístupy, fotografie, rozhodnutí. Mnoho zpoždění jde na vrub klienta a smlouva má říct, co se stane, když se zpozdí.
- Vypište, co v ceně není. Pokud nebudete psát texty, hostovat web ani opravovat problémy způsobené někým jiným, napište to.
Je-li zakázka velká nebo má etapy, dejte podrobný rozsah do samostatného zadání práce a ve smlouvě na něj odkažte. Naše šablona zadání práce je na to připravená a šablony smlouvy o poskytování služeb pro freelancery a smlouvy o poradenství pokrývají smlouvu kolem ní.
Cena a platba
Buďte přesní. Uveďte cenu nebo sazbu, měnu, zda je v ceně daň, a kdy je splatná každá platba. Pokud berete zálohu, napište, jak vysokou a že práce začne po jejím přijetí. Při placení po etapách svažte každou etapu s něčím viditelným, například „po schválení návrhu", ne „až budeme zhruba v polovině".
Doplňte, co se stane při pozdní platbě: rozumný úrok nebo poplatek, pokud to zákon ve vaší zemi dovoluje, a právo práci pozastavit. Nevymýšlejte trestající částku. Férová, skromná podmínka se lépe vymáhá a lépe se odsouhlasí.
Řekněte, jak se řeší výdaje. Cestovné, fotografie z fotobanky, tisk a softwarové licence mají být buď zahrnuty v ceně, nebo účtovány v nákladové ceně po předchozím souhlasu klienta.
Změny přijdou, tak s nimi počítejte
Klient si řekne o něco navíc. To je normální a není to problém, pokud smlouva říká, jak se to řeší: klient požádá písemně, vy sdělíte, co to změní v ceně a čase, klient souhlasí a teprve potom to uděláte.
Věta jako „práce mimo rozsah se oceňuje zvlášť a začne až po schválení nabídky klientem" zachrání víc přátelství než jakákoli jiná klauzule. Dává vám také zdvořilou větu na místě: „Rád to udělám, tady je, co to přidá."
Komu co patří
Klienti často předpokládají, že jim po zaplacení patří všechno, co vytvoříte, a tvůrci zase, že si ponechají všechno. Ani jedno neplatí automaticky a pravidla se mezi zeměmi liší, takže to napište.
Rozhodněte a uveďte:
- Zda vlastnictví hotového díla přechází na klienta a kdy (obvykle po úplném zaplacení).
- Zda si ponecháte právo ukázat dílo ve svém portfoliu.
- Co se stane s nástroji, šablonami a materiály, které jste na zakázku přinesli. Většina lidí si je ponechá a klientovi dá licenci k použití v rámci díla.
- Co se stane s materiálem, který dodal klient. Zůstává jeho a vy slíbíte, že ho použijete jen pro zakázku.