Come scrivere un contratto di servizi con parole semplici

Quasi tutte le controversie tra un'azienda e un cliente non nascono dalla malafede. Nascono da due persone che ricordano in modo diverso una conversazione. Un contratto di servizi è il modo più economico per evitarlo: mette per iscritto quello che è stato promesso, quando tutti sono ancora in buoni rapporti.

Molti evitano i contratti perché immaginano pagine di linguaggio legale. Per un incarico piccolo, un buon contratto è l'opposto. È breve, usa parole di tutti i giorni, e il cliente può leggerlo in dieci minuti e dire "sì, è quello che avevamo concordato".

Questa guida passa in rassegna le parti, nell'ordine in cui compaiono di solito, con le domande a cui ciascuna deve rispondere.

Parti da chi e che cosa

Indica bene entrambe le parti: la denominazione legale della tua azienda o il tuo nome, la ragione sociale o il nome completo del cliente, e un indirizzo per ciascuno. Se lavori come società, usa il nome della società e non quello del marchio, perché il contratto vincola chi lo firma.

Poi descrivi il servizio in una o due frasi, come lo spiegheresti a un amico. "Progetteremo e realizzeremo un sito di cinque pagine per la panetteria del cliente" è meglio di "servizi web". L'elenco dettagliato viene subito dopo, ma la frase iniziale tiene tutti orientati nella stessa direzione.

Scrivi l'oggetto del lavoro come un elenco

L'oggetto del lavoro è la parte che conta di più. Risponde a due domande: che cosa farai e che cosa non farai.

• Elenca ogni consegna come qualcosa che si può spuntare. "Tre proposte di logo nel primo giro" si può verificare. "Branding" no.
• Indica i limiti: numero di revisioni, ore incluse, numero di pagine, riunioni, sedi.
• Indica che cosa ti serve dal cliente e per quando: testi, accessi, foto, decisioni. Molti ritardi dipendono dal cliente, e il contratto dovrebbe dire che cosa succede quando è in ritardo.
• Elenca che cosa non è incluso. Se non scriverai i testi, non ospiterai il sito o non risolverai problemi causati da altri, scrivilo.

Se il lavoro è grande o procede per fasi, metti l'oggetto dettagliato in un documento separato e richiamalo dal contratto. Il nostro modello di descrizione del lavoro è pensato per questo, mentre i modelli di contratto di servizi per freelance e di contratto di consulenza coprono il contratto che lo accompagna.

Prezzo e pagamento

Sii preciso. Indica il prezzo o la tariffa, la valuta, se le imposte sono incluse e quando scade ogni pagamento. Se chiedi un acconto, dì quanto e che il lavoro parte quando arriva. Se il pagamento è a fasi, collega ogni fase a qualcosa di visibile, come "all'approvazione del progetto grafico" invece di "quando siamo a metà".

Aggiungi che cosa succede in caso di ritardo nel pagamento: un interesse o una penale ragionevole, se la legge del tuo paese lo consente, e il diritto di sospendere il lavoro. Non inventare una cifra punitiva. Una clausola equa e modesta è più facile da far rispettare e da far accettare.

Indica come si trattano le spese. Viaggi, foto da archivio, stampe e licenze software devono essere o comprese nel prezzo o addebitate al costo, con l'approvazione preventiva del cliente.

I cambiamenti ci saranno, quindi prevedili

Il cliente chiederà qualcosa in più. È normale, e non è un problema se il contratto dice come gestirlo: il cliente lo chiede per iscritto, tu dici che cosa cambia in prezzo e tempi, il cliente accetta, e solo allora lo fai.

Una frase come "il lavoro fuori dall'oggetto del contratto viene quotato a parte e parte solo dopo l'approvazione del preventivo da parte del cliente" salva più rapporti di qualsiasi altra clausola. Ti dà anche una cosa gentile da dire: "Volentieri, ecco che cosa aggiunge."

Di chi è che cosa

I clienti spesso pensano di possedere tutto ciò che crei nel momento in cui pagano, e chi crea spesso pensa di tenere tutto. Nessuna delle due cose è vera in automatico, e le regole cambiano da paese a paese, quindi scrivilo.

Decidi e indica:

1. Se la proprietà del lavoro finito passa al cliente, e quando (di solito al pagamento completo).
2. Se conservi il diritto di mostrare il lavoro nel tuo portfolio.
3. Che cosa succede a strumenti, modelli e materiali che hai portato nel lavoro. La maggior parte li tiene e dà al cliente una licenza per usarli all'interno del lavoro.
4. Che cosa succede al materiale fornito dal cliente. Resta suo, e tu prometti di usarlo solo per il lavoro.

Riservatezza e dati

Se vedrai gli elenchi clienti, le cifre finanziarie o i dati personali del cliente, scrivi che li terrai riservati e li userai solo per il lavoro. Se tratterai dati personali di altre persone, la legge del paese in cui lavori può richiedere condizioni specifiche: leggi le regole che ti riguardano o chiedi a un professionista.

Per un accordo di riservatezza a sé stante vedi le basi di un NDA. Una breve clausola di riservatezza dentro il contratto di servizi è spesso sufficiente per i lavori ordinari.

La fine del lavoro

I contratti falliscono più spesso alla fine, quindi conviene descriverla subito:

• Conclusione. Come il cliente accetta il lavoro e di quanti giorni dispone per segnalare problemi.
• Interruzione anticipata. Con quanto preavviso può recedere ciascuna parte e che cosa paga il cliente per il lavoro già svolto.
• Problemi gravi. Che cosa succede se una parte viola il contratto e non rimedia entro un numero stabilito di giorni.

Tieni queste clausole brevi e reciproche. Una condizione che aiuta solo te sembra sbilanciata, e i clienti se ne accorgono.

Responsabilità, con misura

Molti contratti limitano la somma che ti può essere chiesta se qualcosa va storto, spesso al compenso del lavoro. È una pratica comune e ragionevole, ma le leggi pongono limiti a ciò che queste clausole possono fare, in particolare per i consumatori e per i danni alle persone. Usa il testo di un modello affidabile e fallo controllare da un professionista se gli importi sono alti.

Firmare e conservare

Entrambe le parti dovrebbero firmare, o accettare in un modo che lasci traccia, per esempio firmando un PDF o rispondendo "d'accordo" alla versione finale. Conserva la copia firmata e le email che la riguardano nello stesso posto, con nomi che ti permettano di ritrovarle tra un anno.

Alcune abitudini aiutano:

1. Invia prima la bozza in un formato modificabile, così il cliente può chiedere modifiche.
2. Numera le versioni e verifica che quella firmata sia l'ultima.
3. Metti sulla prima pagina la data di inizio e di fine, o il modo in cui la fine viene decisa.
4. Rileggilo ancora una volta, ad alta voce se puoi. Una clausola difficile da dire probabilmente è difficile da capire.

Come ti aiuta nerix

Puoi partire da uno dei nostri modelli gratuiti e compilare un breve modulo. Il documento si costruisce da solo e lo scarichi in Word o PDF. Ciò che scrivi resta nel tuo browser.

Se vuoi adattare il testo, chiedi a nerix nella chat di trasformare i tuoi appunti in una prima bozza, spiegagli l'oggetto del lavoro, il prezzo e le fasi di pagamento, e chiedigli di accorciare una clausola o di scriverla con parole più semplici. Apre la bozza in un documento accanto alla chat e conserva ogni versione. Numeri e date in un documento e Foglio si possono compilare accanto.

Non conosce la tua legge, i tuoi rischi né quello che avete concordato al telefono, quindi leggi tu ogni riga. Per contratti grandi o insoliti, una breve revisione di un avvocato costa poco rispetto a una controversia.

In breve

Scrivi chi, che cosa, quanto, entro quando, che cosa succede quando le cose cambiano e che cosa succede quando il lavoro finisce. Usa parole semplici, resta in poche pagine e firma prima che il lavoro inizi.