Så skriver du ett uppdragsavtal i enkla ord

De flesta tvister mellan ett företag och en kund börjar inte med ond vilja. De börjar med två personer som minns ett samtal olika. Ett uppdragsavtal är det billigaste sättet att förhindra det: där skriver ni ner vad som lovades, medan alla fortfarande är vänner.

Många undviker avtal för att de föreställer sig sidor fulla av juridiskt språk. Ett bra avtal för ett litet uppdrag är raka motsatsen. Det är kort, det använder vanliga ord, och kunden kan läsa det på tio minuter och säga: "ja, så var det vi kom överens om".

Den här guiden går igenom delarna i den ordning de brukar komma, med de frågor varje del måste svara på.

Börja med vem och vad

Ange båda parterna ordentligt: det juridiska namnet på ditt företag eller dig själv, kundens företagsnamn eller fullständiga namn, och en adress för vardera. Arbetar du i bolagsform ska du använda bolagets namn och inte ett varumärkesnamn, eftersom avtalet binder den som skriver under.

Beskriv sedan tjänsten med en eller två meningar, så som du skulle förklara den för en vän. "Vi utformar och sätter upp en webbplats på fem sidor åt kundens bageri" är bättre än "webbtjänster". Den detaljerade listan kommer härnäst, men inledningsmeningen håller alla riktade åt samma håll.

Skriv omfattningen som en lista

Omfattningen är den viktigaste delen. Den svarar på två frågor: vad ska du göra, och vad ska du inte göra.

• Ange varje leverans som något någon kan bocka av. "Tre logotypförslag i första omgången" går att kontrollera. "Varumärke" går inte.
• Ange gränserna: antal revideringar, inkluderade timmar, antal sidor, möten, platser.
• Ange vad du behöver från kunden och när: texter, åtkomst, bilder, beslut. Många förseningar beror på kunden, och avtalet bör säga vad som händer när kunden är sen.
• Lista vad som inte ingår. Om du inte skriver texterna, driftar webbplatsen eller åtgärdar fel som någon annan orsakat, säg det.

Är uppdraget stort eller har flera steg kan du lägga den detaljerade omfattningen i en separat arbetsbeskrivning och hänvisa till den från avtalet. Vår mall för arbetsbeskrivning är gjord för det, och mallarna för frilansavtal och konsultavtal täcker avtalet runt omkring.

Pris och betalning

Var exakt. Ange priset eller timtaxan, valutan, om skatt ingår och när varje betalning förfaller. Tar du förskott, ange hur mycket och att arbetet startar när det kommit in. Sker betalningen i etapper, knyt varje etapp till något synligt, till exempel "när designen är godkänd" i stället för "när vi är ungefär halvvägs".

Lägg till vad som händer vid sen betalning: en rimlig ränta eller avgift om lagen där du är verksam tillåter det, och rätten att pausa arbetet. Hitta inte på ett avskräckande belopp. Ett rättvist, måttligt villkor är lättare att driva igenom och lättare att få accepterad.

Ange hur utlägg hanteras. Resor, bildbanksfoton, tryck och programlicenser ska antingen ingå i priset eller debiteras till självkostnadspris efter kundens förhandsgodkännande.

Ändringar kommer att ske, så planera för dem

Kunden kommer att be om något extra. Det är normalt och inget problem om avtalet säger hur det hanteras: kunden ber om det skriftligen, du säger vad det ändrar i pris och tid, kunden godkänner, och först därefter gör du det.

En mening som "arbete utanför omfattningen offereras separat och startar först när kunden godkänt offerten" räddar fler relationer än någon annan klausul. Den ger dig också något vänligt att säga: "Gärna, så här mycket tillkommer."

Vem äger vad

Kunder utgår ofta från att de äger allt du gör så fort de betalat, och de som skapar utgår ofta från att de behåller allt. Ingetdera är automatiskt sant, och reglerna skiljer sig mellan länder, så skriv ner det.

Bestäm och ange:

1. Om äganderätten till det färdiga arbetet går över till kunden, och när (vanligtvis vid full betalning).
2. Om du behåller rätten att visa arbetet i din portfolio.
3. Vad som gäller för verktyg, mallar och material du tog med till uppdraget. De flesta behåller dem och ger kunden en licens att använda dem inom arbetet.
4. Vad som gäller för material som kunden tillhandahållit. Det förblir kundens, och du lovar att bara använda det för uppdraget.

Sekretess och data

Om du får se kundens kundregister, ekonomiska siffror eller personuppgifter, ange att du håller dem hemliga och bara använder dem för arbetet. Hanterar du andra personers personuppgifter kan lagen där du verkar kräva särskilda villkor, så läs de regler som gäller dig eller fråga en yrkesperson.

För ett fristående sekretessavtal, se grunderna om NDA. En kort sekretessklausul i själva uppdragsavtalet räcker ofta för vanliga uppdrag.

Avslut av uppdraget

Avtal havererar oftast i slutet, så det lönar sig att beskriva det tidigt:

• Slutförande. Hur kunden godkänner arbetet, och hur många dagar kunden har på sig att påpeka problem.
• Avbrott i förtid. Hur lång uppsägningstid var och en måste ge, och vad kunden betalar för redan utfört arbete.
• Allvarliga problem. Vad som händer om någon part bryter mot avtalet och inte rättar till det inom ett angivet antal dagar.

Håll dem korta och ömsesidiga. Ett villkor som bara gynnar dig ser ensidigt ut, och kunder märker det.

Ansvar, med måtta

Många avtal begränsar hur mycket du kan krävas på om något går fel, ofta till arvodet för uppdraget. Det är vanligt och rimligt, men lagar sätter gränser för vad sådana begränsningar får göra, särskilt för konsumenter och vid skada på personer. Använd formuleringen från en pålitlig mall, och låt en yrkesperson granska den om beloppen är stora.

Underskrift och förvaring

Båda parter bör skriva under, eller godkänna på ett sätt som lämnar spår, till exempel genom att signera en PDF eller svara "godkänt" på den slutliga versionen. Förvara den undertecknade kopian och mejlen kring den tillsammans på ett ställe, med namn som gör att du hittar dem om ett år.

Några vanor hjälper:

1. Skicka utkastet i ett redigerbart format först, så att kunden kan be om ändringar.
2. Numrera versionerna och se till att den som skrivs under är den sista.
3. Ange startdatum och slutdatum, eller hur slutet bestäms, på första sidan.
4. Läs det en gång till, helst högt. En klausul som är svår att säga är troligen svår att förstå.

Så hjälper nerix

Du kan utgå från någon av våra kostnadsfria mallar och fylla i ett kort formulär. Dokumentet byggs av sig självt, och du laddar ner det som Word eller PDF. Det du skriver stannar i din webbläsare.

Vill du anpassa formuleringarna kan du be nerix i chatten att göra om dina anteckningar till ett första utkast, berätta omfattning, pris och betalningsetapper, och be den korta ned en klausul eller göra den enklare. Utkastet öppnas i ett dokument bredvid chatten och varje version sparas. Siffror och datum i ett dokument och Blad kan fyllas i bredvid.

Den känner inte till din lag, dina risker eller vad ni kom överens om i telefon, så läs varje rad själv. För stora eller ovanliga avtal är en kort genomgång hos en jurist billig jämfört med en tvist.

Kortversionen

Säg vem, vad, hur mycket, när, vad som händer när saker ändras och vad som händer när uppdraget är slut. Använd enkla ord, håll det till några sidor och skriv under innan arbetet börjar.