Dienstleistungsvertrag verständlich schreiben

Die meisten Streitigkeiten zwischen einem Unternehmen und einem Kunden beginnen nicht mit böser Absicht. Sie beginnen damit, dass zwei Menschen sich an ein Gespräch unterschiedlich erinnern. Ein Dienstleistungsvertrag ist das günstigste Mittel dagegen: Er hält fest, was versprochen wurde, solange noch alle freundlich miteinander umgehen.

Viele scheuen Verträge, weil sie sich seitenweise Juristendeutsch vorstellen. Ein guter Vertrag für einen kleinen Auftrag ist das Gegenteil. Er ist kurz, er nutzt gewöhnliche Worte, und ein Kunde kann ihn in zehn Minuten lesen und sagen: „Ja, so haben wir es vereinbart.“

Diese Anleitung geht die Bestandteile in der Reihenfolge durch, in der sie meist vorkommen, mit den Fragen, die jeder Teil beantworten muss.

Zuerst klären, wer und was

Nennen Sie beide Seiten korrekt: den rechtlichen Namen Ihres Unternehmens oder Ihren eigenen, den Firmennamen oder vollständigen Namen des Kunden und jeweils eine Anschrift. Wenn Sie als Unternehmen arbeiten, verwenden Sie den Firmennamen und nicht den Markennamen, denn der Vertrag bindet diejenige Partei, die ihn unterschreibt.

Beschreiben Sie dann die Leistung in ein bis zwei Sätzen, so wie Sie sie einem Bekannten erklären würden. „Wir gestalten und richten eine Website mit fünf Seiten für die Bäckerei des Kunden ein“ ist besser als „Webdienstleistungen“. Die genaue Liste folgt gleich danach, aber der Eingangssatz hält alle in dieselbe Richtung.

Den Leistungsumfang als Liste schreiben

Der Leistungsumfang ist der wichtigste Teil. Er beantwortet zwei Fragen: Was tun Sie, und was tun Sie nicht?

• Führen Sie jedes Ergebnis so auf, dass man es abhaken kann. „Drei Logo-Entwürfe in der ersten Runde“ lässt sich prüfen. „Branding“ nicht.
• Nennen Sie die Grenzen: Anzahl der Überarbeitungen, enthaltene Stunden, Anzahl der Seiten, Termine, Standorte.
• Nennen Sie, was Sie vom Kunden brauchen und bis wann: Texte, Zugänge, Fotos, Entscheidungen. Viele Verzögerungen gehen vom Kunden aus, und der Vertrag sollte regeln, was bei Verspätung passiert.
• Führen Sie auf, was nicht enthalten ist. Wenn Sie die Texte nicht schreiben, die Website nicht hosten oder Probleme, die jemand anderes verursacht hat, nicht beheben, schreiben Sie das hin.

Ist der Auftrag groß oder in Phasen gegliedert, legen Sie den genauen Leistungsumfang in einer eigenen Leistungsbeschreibung fest und verweisen im Vertrag darauf. Unsere Vorlage für eine Leistungsbeschreibung ist dafür gebaut, und die Vorlagen für einen Vertrag für freiberufliche Leistungen und einen Beratungsvertrag decken den Vertrag drumherum ab.

Preis und Zahlung

Seien Sie genau. Nennen Sie den Preis oder den Satz, die Währung, ob Steuern enthalten sind und wann jede Zahlung fällig ist. Wenn Sie eine Anzahlung nehmen, sagen Sie, wie hoch sie ist und dass die Arbeit beginnt, sobald sie eingegangen ist. Bei Zahlung in Raten knüpfen Sie jede Rate an etwas Sichtbares, etwa „nach Freigabe des Entwurfs“ statt „wenn wir ungefähr zur Hälfte fertig sind“.

Fügen Sie hinzu, was bei verspäteter Zahlung gilt: ein angemessener Zinssatz oder eine Gebühr, soweit das Recht an Ihrem Ort sie erlaubt, und das Recht, die Arbeit zu unterbrechen. Erfinden Sie keine drakonische Zahl. Eine faire, maßvolle Regelung lässt sich leichter durchsetzen und leichter vereinbaren.

Sagen Sie, wie Auslagen behandelt werden. Reisen, Stockfotos, Druck und Softwarelizenzen sollten entweder im Preis enthalten sein oder zum Selbstkostenpreis nach vorheriger Zustimmung des Kunden berechnet werden.

Änderungen kommen, also planen Sie dafür

Der Kunde wird um etwas Zusätzliches bitten. Das ist normal und kein Problem, wenn der Vertrag regelt, wie damit umgegangen wird: Der Kunde fragt schriftlich an, Sie sagen, was sich an Preis und Zeit ändert, der Kunde stimmt zu, und erst dann führen Sie es aus.

Ein Satz wie „Arbeiten außerhalb des Leistungsumfangs werden gesondert angeboten und beginnen erst, nachdem der Kunde das Angebot angenommen hat“ rettet mehr Geschäftsbeziehungen als jede andere Klausel. Er gibt Ihnen außerdem etwas Höfliches, das Sie sagen können: „Gern, das kommt dadurch hinzu.“

Wem was gehört

Kunden gehen oft davon aus, dass ihnen alles, was Sie herstellen, mit der Zahlung gehört, und Auftragnehmer gehen oft davon aus, dass sie alles behalten. Beides stimmt nicht automatisch, und die Regeln unterscheiden sich zwischen den Ländern. Schreiben Sie es also auf.

Entscheiden und festhalten:

1. Ob das Eigentum an der fertigen Arbeit auf den Kunden übergeht und wann (meist mit vollständiger Zahlung).
2. Ob Sie das Recht behalten, die Arbeit in Ihrem Portfolio zu zeigen.
3. Was mit Werkzeugen, Vorlagen und Material geschieht, das Sie zum Auftrag mitgebracht haben. Die meisten behalten sie und geben dem Kunden eine Lizenz, sie im Rahmen der Arbeit zu nutzen.
4. Was mit Material geschieht, das der Kunde geliefert hat. Es bleibt seines, und Sie versprechen, es nur für den Auftrag zu verwenden.

Vertraulichkeit und Daten

Wenn Sie Kundenlisten, Finanzzahlen oder personenbezogene Daten des Kunden einsehen, schreiben Sie, dass Sie sie vertraulich behandeln und nur für die Arbeit verwenden. Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Menschen verarbeiten, kann das Recht an Ihrem Arbeitsort bestimmte Vertragsbedingungen verlangen. Lesen Sie die für Sie geltenden Regeln oder fragen Sie eine Fachperson.

Für eine eigenständige Vertraulichkeitsvereinbarung lesen Sie die Grundlagen zur NDA. Eine kurze Vertraulichkeitsklausel im Dienstleistungsvertrag genügt bei gewöhnlicher Arbeit oft.

Das Ende der Arbeit

Vereinbarungen scheitern am häufigsten am Ende, deshalb lohnt es sich, es früh zu beschreiben:

• Abschluss. Wie der Kunde die Arbeit abnimmt und wie viele Tage er hat, um Probleme zu melden.
• Vorzeitiges Beenden. Welche Frist jede Seite einhalten muss und was der Kunde für bereits geleistete Arbeit zahlt.
• Schwerwiegende Probleme. Was geschieht, wenn eine Seite den Vertrag verletzt und das nicht innerhalb einer festgelegten Zahl von Tagen behebt.

Halten Sie diese Regeln kurz und ausgewogen. Eine Bestimmung, die nur Ihnen nützt, wirkt einseitig, und Kunden bemerken das.

Haftung, in Maßen

Viele Verträge begrenzen, wie viel man zahlen muss, wenn etwas schiefgeht, oft auf das Honorar für den Auftrag. Das ist üblich und vernünftig, aber Gesetze beschränken, was solche Grenzen bewirken können, besonders gegenüber Verbrauchern und bei Schäden an Personen. Nutzen Sie die Formulierung einer vertrauenswürdigen Vorlage und lassen Sie sie bei hohen Beträgen von einer Fachperson prüfen.

Unterschreiben und aufbewahren

Beide Seiten sollten unterschreiben oder auf eine Weise zustimmen, die einen Beleg hinterlässt, etwa durch Unterschreiben einer PDF-Datei oder die Antwort „einverstanden“ auf die endgültige Fassung. Bewahren Sie die unterschriebene Kopie und die zugehörigen E-Mails an einem Ort zusammen auf, so benannt, dass Sie sie in einem Jahr finden.

Ein paar Gewohnheiten helfen:

1. Schicken Sie den Entwurf zuerst in einem bearbeitbaren Format, damit der Kunde Änderungen erbitten kann.
2. Nummerieren Sie die Versionen und stellen Sie sicher, dass die unterschriebene die letzte ist.
3. Schreiben Sie Start- und Enddatum oder die Art, wie das Ende bestimmt wird, auf die erste Seite.
4. Lesen Sie ihn noch einmal durch, wenn möglich laut. Eine Klausel, die schwer zu sagen ist, ist wahrscheinlich schwer zu verstehen.

Wo nerix hilft

Sie können mit einer unserer kostenlosen Vorlagen beginnen und ein kurzes Formular ausfüllen. Das Dokument baut sich selbst auf, und Sie laden es als Word oder PDF herunter. Was Sie eingeben, bleibt in Ihrem Browser.

Wenn Sie den Wortlaut anpassen möchten, bitten Sie nerix im Chat, Ihre Notizen in einen ersten Entwurf zu verwandeln. Nennen Sie Leistungsumfang, Preis und Zahlungsraten und bitten Sie darum, eine Klausel zu kürzen oder in einfachere Worte zu fassen. Der Entwurf öffnet sich in einem Dokument neben dem Chat, und jede Version bleibt erhalten. Zahlen und Daten in einem Dokument und Tabellenblatt lassen sich daneben ausfüllen.

nerix kennt Ihr Recht nicht, nicht Ihre Risiken und nicht, was Sie am Telefon vereinbart haben. Lesen Sie deshalb jede Zeile selbst. Bei großen oder ungewöhnlichen Verträgen ist eine kurze Prüfung durch einen Anwalt günstig im Vergleich zu einem Streit.

Die Kurzfassung

Sagen Sie, wer, was, wie viel, bis wann, was bei Änderungen geschieht und was am Ende der Arbeit geschieht. Nutzen Sie einfache Worte, halten Sie den Vertrag auf wenige Seiten und unterschreiben Sie ihn, bevor die Arbeit beginnt.