معظم النزاعات بين الشركة وعميلها لا تبدأ بسوء نية. تبدأ حين يتذكر شخصان محادثة واحدة بطريقتين مختلفتين. واتفاقية الخدمات أرخص وسيلة لمنع ذلك، فهي تكتب ما جرى الوعد به ما دام الجميع ودودين.
يتجنب كثيرون الاتفاقيات لأنهم يتخيلون صفحات من اللغة القانونية. أما الاتفاقية الجيدة لعمل صغير فعكس ذلك. هي قصيرة وبكلمات عادية، ويستطيع العميل قراءتها في عشر دقائق ثم يقول "نعم، هذا ما اتفقنا عليه".
يمرّ هذا الدليل على الأجزاء بالترتيب الذي تظهر به عادةً، مع الأسئلة التي يجب أن يجيب عنها كل جزء.
ابدأ بمن وماذا
اذكر الطرفين بشكل صحيح: الاسم القانوني لشركتك أو اسمك، واسم شركة العميل أو اسمه الكامل، وعنوانًا لكل طرف. إذا كنت تعمل بصفة شركة فاستخدم اسم الشركة لا الاسم التجاري، لأن الاتفاقية تُلزم من يوقّعها.
ثم صِف الخدمة في جملة أو جملتين، كما تشرحها لصديق. عبارة "سنصمم موقعًا من خمس صفحات لمخبز العميل ونجهّزه" أفضل من "خدمات الويب". القائمة التفصيلية تأتي بعد ذلك، لكن الجملة الافتتاحية تُبقي الجميع متجهين إلى الوجهة نفسها.
اكتب نطاق العمل على شكل قائمة
نطاق العمل هو الجزء الأهم. فهو يجيب عن سؤالين: ماذا ستفعل، وماذا لن تفعل.
- اذكر كل مُخرَج بحيث يمكن لأحد أن يضع عليه علامة الإنجاز. "ثلاثة خيارات للشعار في الجولة الأولى" يمكن التحقق منها، أما "الهوية البصرية" فلا.
- حدّد الحدود: عدد التعديلات، والساعات المشمولة، وعدد الصفحات، والاجتماعات، والمواقع.
- حدّد ما تحتاجه من العميل ومتى: النصوص، والصلاحيات، والصور، والقرارات. كثير من التأخير سببه العميل، وينبغي أن تنص الاتفاقية على ما يحدث عند تأخره.
- اذكر ما لا يشمله العمل. إذا كنت لن تكتب النصوص ولن تستضيف الموقع ولن تصلح مشكلات سببها طرف آخر، فقل ذلك.
إذا كان العمل كبيرًا أو على مراحل، فضع نطاق العمل المفصّل في بيان عمل منفصل وأشر إليه من الاتفاقية. قالب بيان العمل لدينا مصمم لهذا الغرض، وقالبا اتفاقية خدمات للعمل الحر واتفاقية استشارات يغطيان الاتفاقية المحيطة به.
السعر والدفع
كن دقيقًا. اذكر السعر أو الأجر، والعملة، وهل الضريبة مشمولة، وموعد استحقاق كل دفعة. إذا أخذت عربونًا فاذكر مقداره وأن العمل يبدأ عند وصوله. وإذا كان الدفع على مراحل، فاربط كل مرحلة بشيء ظاهر، مثل "عند الموافقة على التصميم" بدل "عندما ننجز نحو نصف العمل".
أضف ما يحدث عند التأخر في الدفع، كفائدة أو رسم معقول إذا كان القانون في بلدك يسمح به، وحقك في إيقاف العمل. لا تخترع رقمًا عقابيًا. الشرط العادل المعتدل أسهل في التطبيق وأسهل في نيل الموافقة عليه.
وبيّن كيف تُعالَج المصروفات. السفر وصور المخزون والطباعة وتراخيص البرامج إما أن تدخل في السعر، أو تُحتسب بالتكلفة بعد موافقة العميل عليها مسبقًا.
التغييرات ستحدث، فخطط لها
سيطلب العميل شيئًا إضافيًا. هذا طبيعي ولا مشكلة فيه ما دامت الاتفاقية تبيّن كيف يُعالَج: يطلب العميل كتابةً، وتذكر أنت ما يغيّره ذلك في السعر والوقت، ويوافق العميل، ثم تنفّذ.
جملة مثل "العمل الخارج عن النطاق يُسعَّر على حدة ولا يبدأ إلا بعد موافقة العميل على عرض السعر" تحفظ من العلاقات أكثر من أي بند آخر. وهي تمنحك أيضًا عبارة مهذبة تقولها: "يسعدني ذلك، وهذا ما يضيفه".
من يملك ماذا
كثيرًا ما يظن العملاء أنهم يملكون كل ما تصنعه بمجرد أن يدفعوا، ويظن المنفذون أنهم يحتفظون بكل شيء. لا أيٌّ من الأمرين صحيح تلقائيًا، وتختلف القواعد بين البلدان، لذا اكتب ذلك صراحةً.
قرّر واذكر ما يلي.
- هل تنتقل ملكية العمل المنجز إلى العميل، ومتى (عادةً عند السداد الكامل).
- هل تحتفظ بحق عرض العمل في معرض أعمالك.
- ما مصير الأدوات والقوالب والمواد التي أحضرتها إلى العمل. يحتفظ معظم الناس بها ويمنحون العميل ترخيصًا باستخدامها ضمن العمل.
- ما مصير المواد التي قدّمها العميل. تبقى ملكه، وتتعهد باستخدامها لهذا العمل فقط.