Carta de encargo profesional
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Nueva Zelanda
7 de noviembre de 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Nueva Zelanda
A la atención de Hana Walker, directora
Estimado/a Hana Walker, directora:
Nuestro encargo de servicios de contabilidad e impuestos
Gracias por elegir a Alvarez & Cho Chartered Accountants ("nosotros"). La presente carta establece los términos en que actuaremos por cuenta de Kiwi Trails Limited ("usted"). Léala con atención. Si está conforme, firme y devuélvanos un ejemplar. Nuestro encargo comienza el 1 de abril de 2027, o antes si nos ha pedido que iniciemos el trabajo, y se rige por los términos de esta carta (el "Encargo").
1. Alcance de nuestro trabajo
Realizaremos lo siguiente (el "Trabajo"):
Preparar los estados financieros anuales del ejercicio que termina el 31 de marzo de 2027, preparar y presentar la declaración del impuesto sobre la renta de la sociedad, y asesorar sobre el tratamiento fiscal de la compra del nuevo vehículo.
Borrador de los estados financieros en 6 semanas desde la recepción de los registros, y declaración de impuestos presentada antes del 7 de julio de 2027.
Ejecutaremos el Trabajo con la habilidad y el cuidado razonables, conforme a las normas profesionales y a las leyes que nos resultan aplicables.
2. Qué no está incluido
El Encargo se limita al Trabajo. No incluye:
Teneduría de libros, nóminas, trabajos de auditoría, asesoramiento sobre la venta del negocio y la atención de cualquier inspección o disputa con la autoridad tributaria.
Si nos pide que hagamos cualquier otra cosa, o si cambian los hechos, le indicaremos si queda fuera del Trabajo y solo lo haremos después de acordarlo con usted por escrito, por ejemplo por correo electrónico. Salvo pacto en contrario, se le aplicarán los términos de esta carta.
Nuestro asesoramiento es para usted y únicamente para la finalidad del Trabajo. Nadie más puede basarse en él, ni puede utilizarse para ningún otro fin, sin nuestro consentimiento escrito. Somos asesores y no garantes: no podemos prometer un resultado concreto, por ejemplo el sentido de la decisión de una autoridad o de un tribunal.
3. Nuestras responsabilidades
Nosotros:
- ejecutaremos el Trabajo con la habilidad, el cuidado y la diligencia propios de un profesional competente en nuestro ámbito;
- asignaremos a personas debidamente cualificadas e indicaremos quién es el principal responsable del Trabajo;
- le mantendremos informado del avance y de los asuntos importantes de los que tengamos conocimiento;
- respetaremos las fechas de esta carta, siempre que dispongamos de lo que necesitamos de usted;
- le avisaremos con prontitud si consideramos que no podremos cumplir una fecha o completar una parte del Trabajo;
- mantendremos su información segura y confidencial, conforme a la cláusula 8.
4. Sus responsabilidades
Usted:
- nos facilitará, con la debida antelación, la información completa y exacta que necesitemos, incluida la siguiente: Extractos bancarios, facturas de ventas y compras, informes de nóminas, extractos de préstamos y registros de activos del ejercicio, antes del 30 de abril de 2027.
- nos comunicará con prontitud cualquier cambio o hecho que pueda afectar al Trabajo;
- tomará decisiones y dará instrucciones con la debida antelación, e indicará quién puede hacerlo en su nombre;
- nos dirá si no comprende alguna parte de nuestro asesoramiento;
- se asegurará de que la información que nos da es veraz y de que tiene derecho a entregárnosla;
- llevará sus propios registros y cumplirá sus obligaciones legales, por ejemplo los plazos de presentación, salvo que hayamos acordado por escrito encargarnos de ello;
- pagará nuestros honorarios conforme a la cláusula 5.
Nos basaremos en la información que usted nos facilite. No comprobamos su exactitud, salvo que forme parte del Trabajo, y no respondemos de ningún problema derivado de información incompleta, tardía o errónea. Si nos entrega información con retraso, quizá no podamos cumplir las fechas y podremos cobrar el tiempo adicional.
5. Honorarios y facturación
Nuestros honorarios se calculan del siguiente modo: Cómo se calculan los honorarios
Un honorario fijo de 4.800 NZD. El trabajo ajeno al alcance se cobra a 190 NZD por hora para un gerente y 120 NZD por hora para el resto del personal.
Las tasas de presentación y los viajes fuera de Auckland se cobran al costo.
Facturación: 50 % al aceptar esta carta y el resto al entregar los estados financieros; las facturas son pagaderas dentro de los 14 días.
1.500 NZD
- Salvo que se indique lo contrario, nuestros honorarios no incluyen impuestos sobre las ventas, impuesto sobre el valor añadido ni impuestos similares, que usted pagará además si resultan aplicables.
- Si el Trabajo requiere mucho más tiempo del previsto por información tardía o incompleta, cambios que usted solicite o hechos ajenos a nuestro control, se lo comunicaremos lo antes posible y acordaremos con usted cómo proceder. No cobraremos el tiempo adicional sin avisarle antes.
- Si usted no paga una factura en su fecha de vencimiento, podremos, previa notificación escrita, suspender el trabajo hasta que pague. Podremos cobrar intereses por los importes vencidos al tipo que permita la ley.
- Si tiene alguna duda sobre una factura, díganoslo dentro de los 14 días siguientes a su recepción. La revisaremos con prontitud.
- Usted sigue siendo responsable de nuestros honorarios aunque otra persona haya acordado pagarlos en su nombre.
- Los honorarios pagados no se reembolsan si usted pone fin al Encargo, salvo que reembolsaremos cualquier parte no utilizada de un pago anticipado.
6. Conflictos de interés
Antes de aceptar el Encargo, hemos revisado nuestros registros y no tenemos constancia de ningún conflicto de interés que nos impida actuar por su cuenta. Existe un conflicto cuando nuestras obligaciones hacia un cliente se oponen a las que tenemos hacia otro o a nuestros propios intereses.
Si tenemos conocimiento de un conflicto, se lo comunicaremos con prontitud. Cuando las normas de nuestra profesión lo permitan, podremos seguir actuando con su consentimiento informado por escrito y con salvaguardas, como mantener la información de cada cliente en equipos separados. Si no es posible, quizá tengamos que dejar de actuar para uno o ambos clientes. Podremos actuar para otros clientes cuyos intereses difieran de los suyos, si ello está permitido y mantenemos confidencial su información.
7. Independencia
Le informaremos con la debida antelación si alguna relación, interés financiero u otra circunstancia pudiera razonablemente considerarse que afecta a nuestra objetividad o independencia en relación con el Trabajo, y si debemos adoptar alguna medida.
8. Confidencialidad y datos
Mantendremos confidencial su información y la utilizaremos solo para el Trabajo. No la revelaremos a nadie más, salvo:
- a nuestros socios, personal, subcontratistas y asesores que la necesiten para el Trabajo y estén obligados a mantenerla confidencial;
- cuando usted lo solicite o lo autorice;
- cuando la ley, un tribunal o nuestras normas profesionales lo exijan o lo permitan, por ejemplo ante un regulador o en un procedimiento judicial. Cuando legalmente podamos hacerlo, se lo comunicaremos antes.
Mantendremos seguros los datos personales que nos facilite y los trataremos solo para el Trabajo y para nuestras obligaciones legales, conforme a la normativa de protección de datos aplicable. Usted es responsable de asegurarse de que puede entregarnos legítimamente esos datos. Esta obligación continúa tras la terminación del Encargo.
Usted acepta que podamos comunicarnos con usted y enviar documentos por correo electrónico y otros medios electrónicos. La comunicación electrónica no es totalmente segura y no podemos garantizar que esté libre de interceptaciones o virus. Si desea que utilicemos otro medio para documentos sensibles, indíquenoslo.
9. Registros y documentos
- Usted sigue siendo propietario de los documentos y registros que nos entregue. Se los devolveremos cuando los solicite, sin perjuicio de nuestro derecho a retenerlos, cuando la ley lo permita, hasta que se paguen nuestros honorarios.
- Somos titulares de nuestros papeles de trabajo, borradores y notas internas, sin perjuicio de nuestro deber de confidencialidad. Le entregaremos copia de lo que estemos obligados a entregarle.
- Conservaremos nuestro expediente durante 7 años tras la terminación del Encargo, o durante más tiempo si lo exigen la ley o nuestras normas profesionales, y después podremos destruirlo de forma segura sin más aviso.
- Nuestro asesoramiento y nuestros documentos son definitivos solo cuando los entregamos en su forma final. No se base en borradores ni en consejos verbales.
10. Limitación de responsabilidad
- Nada de lo dispuesto en esta carta limita o excluye nuestra responsabilidad por fraude, por muerte o lesiones personales causadas por nuestra negligencia, ni por ninguna otra cuestión respecto de la cual la ley no nos permita limitarla.
- Sin perjuicio de lo anterior, nuestra responsabilidad total frente a usted en virtud del Encargo o en relación con él, ya sea contractual, por negligencia o de otra índole, se limita a 250.000 NZD.
- No respondemos de ningún lucro cesante, pérdida de ingresos, de negocio o de fondo de comercio, ni de daños indirectos o consecuenciales.
- No respondemos de ninguna pérdida que resulte de que la información sea falsa, tardía o incompleta, de que usted no siga nuestro asesoramiento o de que incumpla un plazo legal que le correspondía a usted.
- Toda reclamación debe presentarse dentro del plazo que permita la ley y, en cualquier caso, dentro del año siguiente a que usted conociera, o debiera haber conocido, los hechos en que se base, salvo que la ley le conceda un plazo mayor y no permita este límite.
- Si otra persona es también responsable de la pérdida, nuestra responsabilidad se limita a la parte que sea equitativa, atendida la participación de esa otra persona.
El despacho cuenta con un seguro de responsabilidad civil profesional con Southern Cross Insurance, y los detalles están disponibles a petición.
11. Terminación del Encargo
- Usted puede poner fin al Encargo en cualquier momento mediante notificación escrita. Nosotros podemos ponerle fin con un preaviso escrito de 14 días, o de inmediato si usted no ha pagado, no nos ha facilitado lo que necesitamos, nos ha dado información falsa, o si las normas de nuestra profesión o la ley nos obligan a dejar de actuar.
- Al terminar el Encargo, usted nos pagará el Trabajo realizado y los gastos incurridos hasta la fecha de terminación. Le entregaremos aquello a lo que tenga derecho y, si lo solicita, colaboraremos en el traspaso a otro asesor por una tarifa razonable.
- Salvo pacto en contrario, el Encargo termina cuando enviemos nuestra factura final o cuando se complete el Trabajo, lo que ocurra antes. A partir de entonces no tenemos obligación de actualizar nuestro asesoramiento por cambios en la ley o en los hechos, ni de recordarle asuntos que puedan vencer, salvo que usted nos lo pida y lo aceptemos.
12. Quejas
Queremos prestar un buen servicio. Si no está satisfecho, díganoslo. Escriba a la socia gerente, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example) e indique qué ha salido mal y qué desea que hagamos. Acusaremos recibo de su queja con prontitud, la examinaremos con imparcialidad y le responderemos por escrito explicando nuestra decisión. Si sigue sin estar conforme, puede pedir que la revise una persona de mayor rango que no haya intervenido, y tiene derecho a acudir a la autoridad o al tribunal competente.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Ley aplicable y controversias
La presente carta y el Encargo se rigen por las leyes de Nueva Zelanda.
Si surge una discrepancia, intentaremos primero resolverla mediante diálogo, comenzando con una nota escrita que indique en qué consiste. Si no logramos resolverla en 30 días, cualquiera de nosotros podrá acudir a la vía siguiente.
El lugar para resolver cualquier controversia derivada de esta carta es Auckland. Cómo se resuelven las controversias
14. Disposiciones generales
- Esta carta constituye el acuerdo íntegro entre nosotros sobre el Trabajo y sustituye a cualquier entendimiento anterior. Solo podrá modificarse por escrito aceptado por ambos.
- Si alguna parte no puede hacerse valer, el resto seguirá en vigor.
- Ninguno de nosotros podrá ceder sus derechos derivados de ella sin el consentimiento escrito del otro.
- Podrá firmarse en ejemplares separados y por medios electrónicos, y en conjunto constituirán un único acuerdo.
- Si usted no firma ni devuelve esta carta pero nos pide que continuemos, o nos deja iniciar el Trabajo, se entenderá que ha aceptado estos términos.
Si esta carta refleja correctamente nuestro entendimiento, firme el ejemplar siguiente y devuélvanoslo. Si tiene alguna pregunta, háganosla antes de firmar.
Atentamente,
Por Alvarez & Cho Chartered Accountants
Nombre y cargo: ______________
Firma: ______________
Fecha: ______________
Aceptación
He leído esta carta, la comprendo y acepto, en nombre de Kiwi Trails Limited, los términos que contiene.
Por Kiwi Trails Limited
Nombre y cargo: ______________
Firma: ______________
Fecha: ______________