Mandatsbestätigung
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Neuseeland
- November 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Neuseeland
Zu Händen von Hana Walker, Geschäftsführerin
Guten Tag Hana Walker, Geschäftsführerin,
Unser Mandat im Bereich Buchhaltung und Steuern
Vielen Dank, dass Sie sich für Alvarez & Cho Chartered Accountants („wir“, „uns“) entschieden haben. Dieses Schreiben legt die Bedingungen fest, zu denen wir für Kiwi Trails Limited („Sie“) tätig werden. Bitte lesen Sie es sorgfältig. Sind Sie einverstanden, unterschreiben Sie eine Ausfertigung und senden Sie sie zurück. Unser Mandat beginnt am 1. April 2027, oder früher, wenn Sie uns um einen früheren Beginn der Arbeit gebeten haben, und unterliegt den Bedingungen dieses Schreibens (das „Mandat“).
1. Umfang unserer Tätigkeit
Wir erbringen Folgendes (die „Tätigkeit“):
Erstellung des Jahresabschlusses für das am 31. März 2027 endende Jahr, Erstellung und Einreichung der Körperschaftsteuererklärung der Gesellschaft und Beratung zur steuerlichen Behandlung des Fahrzeugkaufs.
Entwurf des Abschlusses innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt der Unterlagen und Einreichung der Steuererklärung bis zum 7. Juli 2027.
Wir führen die Tätigkeit mit angemessener Fachkenntnis und Sorgfalt aus, entsprechend den für uns geltenden Berufsstandards und Gesetzen.
2. Was nicht umfasst ist
Das Mandat ist auf die Tätigkeit beschränkt. Es umfasst nicht:
Buchführung, Lohnabrechnung, Prüfungstätigkeit, Beratung zum Verkauf des Unternehmens und die Bearbeitung von Untersuchungen oder Streitigkeiten mit der Steuerbehörde.
Bitten Sie uns um etwas anderes, oder ändern sich die Tatsachen, teilen wir Ihnen mit, ob dies außerhalb der Tätigkeit liegt, und führen es erst aus, nachdem wir es mit Ihnen schriftlich, zum Beispiel per E-Mail, vereinbart haben. Sofern nichts anderes vereinbart wird, gelten dafür die Bedingungen dieses Schreibens.
Unsere Beratung ist für Sie und nur für den Zweck der Tätigkeit bestimmt. Ohne unsere schriftliche Zustimmung darf sich niemand sonst und zu keinem anderen Zweck darauf verlassen. Wir sind Berater und keine Garanten: Wir können kein bestimmtes Ergebnis zusagen, zum Beispiel den Ausgang einer Entscheidung einer Behörde oder eines Gerichts.
3. Unsere Pflichten
Wir werden:
- die Tätigkeit mit der Fachkenntnis, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit ausführen, die von einem kompetenten Berufsangehörigen unseres Fachgebiets erwartet wird;
- geeignet qualifizierte Personen einsetzen und Ihnen mitteilen, wer hauptverantwortlich für die Tätigkeit ist;
- Sie über den Fortschritt und über wichtige Angelegenheiten, die wir erfahren, auf dem Laufenden halten;
- die in diesem Schreiben genannten Termine einhalten, solange wir von Ihnen erhalten, was wir benötigen;
- Ihnen unverzüglich mitteilen, wenn wir einen Termin voraussichtlich nicht einhalten oder einen Teil der Tätigkeit nicht abschließen können;
- Ihre Informationen nach Abschnitt 8 sicher und vertraulich behandeln.
4. Ihre Pflichten
Sie werden:
- uns rechtzeitig vollständige und richtige Informationen geben, die wir benötigen, einschließlich: Kontoauszüge, Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, Lohnberichte, Darlehensauszüge und Anlagenunterlagen für das Jahr, bis zum 30. April 2027.
- uns unverzüglich über jede Änderung oder jedes Ereignis informieren, die die Tätigkeit beeinflussen können;
- Entscheidungen treffen und Weisungen rechtzeitig erteilen und uns mitteilen, wer dies für Sie tun darf;
- uns sagen, wenn Sie einen Teil unserer Beratung nicht verstehen;
- sicherstellen, dass die Informationen, die Sie uns geben, wahr sind und Sie berechtigt sind, sie uns zu überlassen;
- Ihre eigenen Unterlagen führen und Ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen, zum Beispiel Abgabefristen, sofern wir dies nicht schriftlich für Sie übernommen haben;
- unser Honorar nach Abschnitt 5 zahlen.
Wir verlassen uns auf die Informationen, die Sie uns geben. Wir prüfen sie nicht auf Richtigkeit, sofern dies nicht Teil der Tätigkeit ist, und wir sind nicht verantwortlich für Probleme, die aus unvollständigen, verspäteten oder falschen Informationen entstehen. Geben Sie uns Informationen verspätet, können wir möglicherweise Termine nicht einhalten und den zusätzlichen Zeitaufwand berechnen.
5. Honorar und Abrechnung
Unser Honorar wird wie folgt berechnet: Berechnung des Honorars
Ein Festhonorar von 4.800 NZD. Tätigkeit außerhalb des Umfangs wird mit 190 NZD pro Stunde für einen Manager und 120 NZD pro Stunde für andere Mitarbeiter berechnet.
Gebühren für Einreichungen und Reisen außerhalb von Auckland werden zu Selbstkosten berechnet.
Abrechnung: 50 % bei Annahme dieses Schreibens und der Rest bei Lieferung des Abschlusses; Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen zahlbar.
1.500 NZD
- Sofern nichts anderes angegeben ist, enthält unser Honorar keine Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer oder ähnliche Steuern, die Sie zusätzlich zahlen, sofern sie anfallen.
- Erfordert die Tätigkeit wegen verspäteter oder unvollständiger Informationen, von Ihnen verlangter Änderungen oder Ereignissen außerhalb unserer Kontrolle erheblich mehr Zeit als erwartet, teilen wir Ihnen dies so früh wie möglich mit und vereinbaren mit Ihnen das weitere Vorgehen. Den zusätzlichen Zeitaufwand berechnen wir nicht, ohne es Ihnen vorher mitzuteilen.
- Zahlen Sie eine Rechnung nicht bis zum Fälligkeitstag, dürfen wir nach schriftlicher Ankündigung die Arbeit einstellen, bis Sie zahlen. Auf verspätete Beträge dürfen wir Zinsen in der gesetzlich zulässigen Höhe berechnen.
- Haben Sie eine Frage zu einer Rechnung, teilen Sie sie uns innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt mit. Wir prüfen sie unverzüglich.
- Sie bleiben für unser Honorar verantwortlich, auch wenn ein Dritter zugesagt hat, es für Sie zu zahlen.
- Bereits gezahltes Honorar wird bei Beendigung des Mandats durch Sie nicht erstattet; wir erstatten jedoch jeden nicht verbrauchten Teil einer Vorauszahlung.
6. Interessenkonflikte
Vor Annahme des Mandats haben wir unsere Unterlagen geprüft und kennen keinen Interessenkonflikt, der uns daran hindert, für Sie tätig zu werden. Ein Konflikt entsteht, wenn unsere Pflichten gegenüber einem Mandanten im Widerspruch zu unseren Pflichten gegenüber einem anderen oder zu unseren eigenen Interessen stehen.
Werden wir uns eines Konflikts bewusst, teilen wir Ihnen dies unverzüglich mit. Soweit die Regeln unseres Berufs es erlauben, dürfen wir mit Ihrer aufgeklärten schriftlichen Einwilligung und mit Schutzmaßnahmen weiter tätig sein, etwa indem die Informationen jedes Mandanten in getrennten Teams gehalten werden. Ist dies nicht möglich, müssen wir möglicherweise die Tätigkeit für einen oder beide Mandanten beenden. Wir dürfen für andere Mandanten tätig sein, deren Interessen von Ihren abweichen, wenn dies zulässig ist und wir Ihre Informationen vertraulich behandeln.
7. Unabhängigkeit
Wir teilen Ihnen rechtzeitig mit, wenn eine Beziehung, ein finanzielles Interesse oder ein anderer Umstand vernünftigerweise geeignet erscheint, unsere Objektivität oder Unabhängigkeit in Bezug auf die Tätigkeit zu beeinträchtigen, und ob wir Maßnahmen ergreifen müssen.
8. Vertraulichkeit und Daten
Wir behandeln Ihre Informationen vertraulich und verwenden sie nur für die Tätigkeit. Wir geben sie an niemanden weiter, außer:
- an unsere Partner, Mitarbeiter, Unterauftragnehmer und Berater, die sie für die Tätigkeit benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
- wenn Sie darum bitten oder zustimmen;
- wenn Gesetz, Gericht oder unsere Berufsregeln dies verlangen oder erlauben, zum Beispiel gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder in einem Gerichtsverfahren. Soweit rechtlich zulässig, informieren wir Sie vorher.
Wir schützen alle personenbezogenen Daten, die Sie uns geben, und verarbeiten sie nur für die Tätigkeit und unsere gesetzlichen Pflichten, wie es das anwendbare Datenschutzrecht verlangt. Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie uns diese Daten rechtmäßig überlassen dürfen. Diese Pflicht besteht nach Beendigung des Mandats fort.
Sie sind damit einverstanden, dass wir mit Ihnen per E-Mail und über andere elektronische Wege kommunizieren und Dokumente senden. Elektronische Kommunikation ist nicht völlig sicher, und wir können nicht garantieren, dass sie frei von Abfangen oder Viren ist. Bitte teilen Sie uns mit, wenn wir für sensible Dokumente einen anderen Weg nutzen sollen.
9. Unterlagen und Dokumente
- Sie bleiben Eigentümer der Dokumente und Unterlagen, die Sie uns geben. Wir geben sie auf Verlangen zurück, vorbehaltlich unseres Rechts, sie, soweit gesetzlich erlaubt, bis zur Zahlung unseres Honorars zurückzubehalten.
- Wir sind Eigentümer unserer Arbeitspapiere, Entwürfe und internen Notizen, vorbehaltlich unserer Vertraulichkeitspflicht. Wir geben Ihnen Kopien dessen, was wir Ihnen herausgeben müssen.
- Wir bewahren unsere Akte 7 Jahre nach Ende des Mandats auf, oder länger, wenn Gesetz oder unsere Berufsregeln es verlangen, und dürfen sie danach ohne weitere Mitteilung an Sie sicher vernichten.
- Unsere Beratung und unsere Dokumente sind erst endgültig, wenn wir sie in endgültiger Form liefern. Bitte verlassen Sie sich nicht auf Entwürfe oder mündliche Beratung.
10. Haftungsbeschränkung
- Nichts in diesem Schreiben beschränkt oder schließt unsere Haftung für Betrug, für Tod oder Körperverletzung durch unsere Fahrlässigkeit oder für alles andere aus, was wir gesetzlich nicht beschränken dürfen.
- Vorbehaltlich dessen ist unsere Gesamthaftung Ihnen gegenüber aus oder im Zusammenhang mit dem Mandat, sei es aus Vertrag, Fahrlässigkeit oder sonstigem Grund, auf 250.000 NZD beschränkt.
- Wir haften nicht für entgangenen Gewinn, Umsatz-, Geschäfts- oder Firmenwertverluste oder mittelbare Schäden und Folgeschäden.
- Wir haften nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass Informationen unwahr, verspätet oder unvollständig sind, dass Sie unserer Beratung nicht folgen oder dass Sie eine gesetzliche Frist versäumen, für die Sie verantwortlich waren.
- Jeder Anspruch muss innerhalb der gesetzlich zulässigen Frist erhoben werden, in jedem Fall innerhalb eines Jahres, nachdem Sie die zugrunde liegenden Tatsachen erstmals kannten oder hätten kennen müssen, es sei denn, das Gesetz gewährt Ihnen eine längere Frist und lässt diese Begrenzung nicht zu.
- Ist auch eine andere Person für den Schaden verantwortlich, beschränkt sich unsere Haftung auf den angemessenen Anteil unter Berücksichtigung des Anteils dieser anderen Person.
Die Kanzlei unterhält eine Berufshaftpflichtversicherung bei Southern Cross Insurance; Einzelheiten sind auf Anfrage erhältlich.
11. Beendigung des Mandats
- Sie können das Mandat jederzeit durch schriftliche Mitteilung beenden. Wir können es mit einer schriftlichen Frist von 14 Tage beenden, oder sofort, wenn Sie nicht gezahlt, uns nicht gegeben haben, was wir benötigen, uns unwahre Informationen gegeben haben oder wenn die Regeln unseres Berufs oder das Gesetz uns zur Beendigung zwingen.
- Bei Beendigung des Mandats zahlen Sie uns die bis zum Beendigungsdatum ausgeführte Tätigkeit und die entstandenen Auslagen. Wir geben Ihnen heraus, worauf Sie Anspruch haben, und unterstützen auf Verlangen gegen angemessenes Honorar die Übergabe an einen anderen Berater.
- Sofern nichts anderes vereinbart ist, endet das Mandat mit dem Versand unserer Schlussrechnung oder mit Abschluss der Tätigkeit, je nachdem, was früher eintritt. Danach sind wir nicht verpflichtet, unsere Beratung an Änderungen der Rechtslage oder der Tatsachen anzupassen oder Sie an möglicherweise fällige Dinge zu erinnern, es sei denn, Sie bitten uns darum und wir stimmen zu.
12. Beschwerden
Wir möchten gute Leistungen erbringen. Sind Sie nicht zufrieden, sagen Sie es uns. Bitte schreiben Sie an die Geschäftsführende Partnerin Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example) und teilen Sie mit, was schiefgelaufen ist und was wir tun sollen. Wir bestätigen Ihre Beschwerde unverzüglich, prüfen sie fair und antworten schriftlich mit Begründung unserer Entscheidung. Sind Sie weiterhin nicht zufrieden, können Sie sie von einer leitenden, nicht beteiligten Person überprüfen lassen, und Sie haben das Recht, sich an die zuständige Behörde oder das zuständige Gericht zu wenden.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Recht und Streitigkeiten
Dieses Schreiben und das Mandat unterliegen dem Recht von Neuseeland.
Bei Meinungsverschiedenheiten versuchen wir zunächst, sie im Gespräch beizulegen, beginnend mit einer schriftlichen Mitteilung, die den Gegenstand der Meinungsverschiedenheit nennt. Gelingt dies nicht innerhalb von 30 Tagen, kann jeder von uns wie folgt weiter vorgehen.
Der Ort für die Entscheidung von Streitigkeiten aus diesem Schreiben ist Auckland. Art der Streitentscheidung
14. Allgemeines
- Dieses Schreiben ist die gesamte Vereinbarung zwischen uns über die Tätigkeit und ersetzt jede frühere Absprache. Es kann nur schriftlich und mit beiderseitigem Einverständnis geändert werden.
- Ist ein Teil nicht durchsetzbar, bleibt der Rest wirksam.
- Keiner von uns darf seine Rechte hieraus ohne schriftliche Zustimmung des anderen übertragen.
- Es kann in getrennten Ausfertigungen und elektronisch unterzeichnet werden; sie bilden zusammen eine Vereinbarung.
- Unterschreiben Sie dieses Schreiben nicht und senden es nicht zurück, bitten uns aber fortzufahren oder lassen uns mit der Tätigkeit beginnen, gelten diese Bedingungen als von Ihnen angenommen.
Gibt dieses Schreiben unsere Verständigung richtig wieder, unterschreiben Sie bitte die Ausfertigung unten und senden Sie sie an uns zurück. Haben Sie Fragen, stellen Sie sie bitte vor der Unterschrift.
Mit freundlichen Grüßen
Für Alvarez & Cho Chartered Accountants
Name und Funktion: ______________
Unterschrift: ______________
Datum: ______________
Annahme
Ich habe dieses Schreiben gelesen und verstanden und stimme im Namen von Kiwi Trails Limited den darin enthaltenen Bedingungen zu.
Für Kiwi Trails Limited
Name und Funktion: ______________
Unterschrift: ______________
Datum: ______________