Zakázkový dopis (engagement letter)

Zakázkový dopis (engagement letter)

Alvarez & Cho, účetní a daňoví poradci s.r.o.
Královská 48, 110 00 Praha 1, Česko

7. listopadu 2026

Kiwi Trails s.r.o.
Pobřežní 7, 602 00 Brno, Česko
K rukám Hana Walkerová, jednatelka

Dobrý den, Hana Walkerová, jednatelka,

Naše zakázka v oblasti účetnictví a daní

Děkujeme, že jste si vybrali Alvarez & Cho, účetní a daňoví poradci s.r.o. (dále jen „my“, „nás“). Tento dopis stanoví podmínky, za kterých budeme jednat pro Kiwi Trails s.r.o. (dále jen „Vy“). Přečtěte si jej prosím pozorně. Jste-li s ním srozuměni, podepište jej a vraťte nám jeden výtisk. Naše zakázka začíná dnem 1. dubna 2027, nebo dříve, pokud jste nás požádali o zahájení práce, a řídí se podmínkami tohoto dopisu (dále jen „Zakázka“).

1. Rozsah naší práce

Provedeme následující (dále jen „Práce“):

Sestavit roční účetní závěrku za rok končící 31. března 2027, sestavit a podat daňové přiznání společnosti k dani z příjmů a poradit s daňovým posouzením nákupu nového vozidla.

Návrh závěrky do 6 týdnů od obdržení podkladů a podání daňového přiznání do 7. července 2027.

Práci budeme provádět s odbornou péčí, v souladu s profesními standardy a právními předpisy, které se na nás vztahují.

2. Co není zahrnuto

Zakázka je omezena na Práci. Nezahrnuje:

Vedení účetnictví, mzdy, auditní práce, poradenství k prodeji podniku a vyřizování jakéhokoli šetření nebo sporu s finančním úřadem.

Požádáte-li nás o cokoli dalšího, nebo se změní skutkové okolnosti, sdělíme Vám, zda jde o činnost mimo Práci, a provedeme ji teprve poté, co se na tom s Vámi písemně dohodneme, například e-mailem. Pokud se nedohodneme jinak, vztahují se na ni podmínky tohoto dopisu.

Naše poradenství je určeno Vám a pouze pro účely Práce. Nikdo jiný se na ně nesmí spoléhat, ani nesmí být použito pro jiný účel, bez našeho písemného souhlasu. Jsme poradci, nikoli garanti: nemůžeme slíbit konkrétní výsledek, například výsledek rozhodnutí úřadu nebo soudu.

3. Naše povinnosti

Budeme:

• provádět Práci s dovedností, péčí a pílí, jaké lze očekávat od způsobilého odborníka v našem oboru;
• přidělovat vhodně kvalifikované osoby a sdělit Vám, kdo za Práci odpovídá především;
• informovat Vás o postupu a o důležitých skutečnostech, o kterých se dozvíme;
• dodržovat data uvedená v tomto dopise, pokud od Vás máme vše potřebné;
• neprodleně Vás uvědomit, domníváme-li se, že nestihneme termín nebo nedokončíme část Práce;
• chránit Vaše informace a zachovávat jejich důvěrnost podle článku 8.

4. Vaše povinnosti

Zavazujete se:

• poskytnout nám včas úplné a přesné informace, které potřebujeme, včetně: Bankovní výpisy, faktury vydané a přijaté, mzdové výkazy, výpisy z úvěrů a evidence majetku za rok, a to do 30. dubna 2027.
• neprodleně nás informovat o každé změně nebo události, která může Práci ovlivnit;
• činit rozhodnutí a dávat pokyny včas a sdělit nám, kdo je za Vás může činit;
• upozornit nás, pokud některé části našeho poradenství nerozumíte;
• zajistit, aby informace, které nám poskytnete, byly pravdivé a abyste je byli oprávněni nám poskytnout;
• vést vlastní záznamy a plnit své zákonné povinnosti, například lhůty pro podání, pokud jsme se písemně nedohodli, že je za Vás splníme my;
• platit naše odměny podle článku 5.

Spoléháme na informace, které nám poskytnete. Nekontrolujeme jejich správnost, pokud to není součástí Práce, a neneseme odpovědnost za problémy vyplývající z informací neúplných, opožděných nebo nesprávných. Poskytnete-li nám informace pozdě, nemusíme být schopni dodržet termíny a můžeme účtovat čas navíc.

5. Odměna a fakturace

Naše odměna se stanoví takto: Jak se odměna stanoví

Pevná odměna 120 000 Kč. Práce mimo rozsah se účtuje sazbou 4 700 Kč za hodinu u manažera a 3 000 Kč za hodinu u ostatních pracovníků.

Poplatky za podání a cestovné mimo Prahu se účtují v nákladové výši.

Fakturace: 50 % při přijetí tohoto dopisu a zbytek při předání závěrky; faktury jsou splatné do 14 dnů.

Přijatá záloha: 37 500 Kč.

• Pokud není uvedeno jinak, naše odměna nezahrnuje daň z prodeje, daň z přidané hodnoty ani podobnou daň, kterou zaplatíte navíc, pokud se uplatní.
• Pokud Práce zabere výrazně více času, než jsme očekávali, v důsledku pozdních nebo neúplných informací, Vámi požadovaných změn nebo událostí mimo naši kontrolu, uvědomíme Vás co nejdříve a dohodneme s Vámi další postup. Čas navíc Vám nebudeme účtovat, aniž bychom Vás předem uvědomili.
• Nezaplatíte-li fakturu do data splatnosti, můžeme po písemné výzvě přerušit práci, dokud nezaplatíte. Z opožděných plateb můžeme účtovat úrok ve výši, kterou právo dovoluje.
• Máte-li k faktuře dotaz, sdělte nám jej do 14 dnů od jejího obdržení. Neprodleně jej prověříme.
• Za naši odměnu zůstáváte odpovědní i tehdy, když se někdo jiný zavázal ji za Vás zaplatit.
• Zaplacená odměna se při ukončení Zakázky nevrací, s výjimkou toho, že vrátíme jakoukoli nevyužitou část zálohy.

6. Střet zájmů

Před přijetím Zakázky jsme prověřili své záznamy a není nám známo, že by nám střet zájmů bránil jednat pro Vás. Střet vzniká tehdy, když jsou naše povinnosti vůči jednomu klientovi v rozporu s našimi povinnostmi vůči jinému klientovi nebo s našimi vlastními zájmy.

Dozvíme-li se o střetu, neprodleně Vás o něm uvědomíme. Dovolují-li to pravidla naší profese, můžeme pokračovat v jednání s Vaším informovaným písemným souhlasem a s ochrannými opatřeními, například oddělením informací jednotlivých klientů v samostatných týmech. Pokud to nebude možné, můžeme být nuceni přestat jednat pro jednoho nebo oba klienty. Můžeme jednat pro jiné klienty, jejichž zájmy se liší od Vašich, je-li to dovoleno a zachováme-li důvěrnost Vašich informací.

7. Nezávislost

Včas Vás uvědomíme, pokud by jakýkoli vztah, finanční zájem nebo jiná okolnost mohly být důvodně považovány za ovlivňující naši objektivitu nebo nezávislost ve vztahu k Práci, a o tom, zda je třeba učinit nějaké kroky.

8. Mlčenlivost a údaje

Vaše informace budeme udržovat v důvěrnosti a používat je pouze pro Práci. Nikomu dalšímu je nesdělíme, s výjimkou:

• našich společníků, zaměstnanců, subdodavatelů a poradců, kteří je pro Práci potřebují a jsou vázáni mlčenlivostí;
• případů, kdy o to požádáte nebo s tím souhlasíte;
• případů, kdy to vyžaduje nebo dovoluje zákon, soud nebo naše profesní pravidla, například vůči orgánu dohledu nebo v právním řízení. Můžeme-li tak zákonně učinit, uvědomíme Vás předem.

Osobní údaje, které nám poskytnete, budeme zabezpečovat a zpracovávat pouze pro Práci a pro plnění našich zákonných povinností, jak vyžadují platné právní předpisy o ochraně osobních údajů. Jste odpovědní za to, že jste oprávněni nám tyto údaje zákonně poskytnout. Tato povinnost trvá i po skončení Zakázky.

Souhlasíte, že s Vámi můžeme komunikovat a zasílat dokumenty e-mailem a jinými elektronickými prostředky. Elektronická komunikace není zcela bezpečná a nemůžeme zaručit, že je prosta odposlechu nebo virů. Přejete-li si, abychom pro citlivé dokumenty použili jiný způsob, sdělte nám to.

9. Záznamy a dokumenty

• Zůstáváte vlastníky dokumentů a záznamů, které nám předáte. Na požádání Vám je vrátíme, s výhradou našeho práva je zadržet, pokud to právo dovoluje, dokud nebude naše odměna zaplacena.
• Vlastníme své pracovní podklady, návrhy a interní poznámky, s výhradou naší povinnosti mlčenlivosti. Kopie toho, co jsme povinni Vám poskytnout, Vám předáme.
• Svůj spis budeme uchovávat po dobu 10 let po skončení Zakázky, nebo déle, vyžaduje-li to právo či naše profesní pravidla, a poté jej můžeme bezpečně zničit bez dalšího upozornění.
• Naše poradenství a dokumenty jsou závazné až v okamžiku, kdy je předáme v konečné podobě. Nespoléhejte se prosím na návrhy ani ústní poradenství.

10. Omezení odpovědnosti

• Nic v tomto dopise neomezuje ani nevylučuje naši odpovědnost za podvod, za smrt nebo újmu na zdraví způsobenou naší nedbalostí ani za cokoli jiného, co nám právo omezit nedovoluje.
• S touto výhradou je naše celková odpovědnost vůči Vám podle Zakázky nebo v souvislosti s ní, ať ze smlouvy, z nedbalosti nebo jinak, omezena na 6 000 000 Kč.
• Neodpovídáme za ušlý zisk, příjmy, podnikání ani dobrou pověst, ani za žádnou nepřímou či následnou škodu.
• Neodpovídáme za žádnou škodu vyplývající z toho, že informace byly nepravdivé, pozdní nebo neúplné, že jste nedodrželi naše rady, nebo že jste nesplnili zákonnou lhůtu, za kterou jste odpovídali Vy.
• Nárok musí být uplatněn ve lhůtě, kterou právo dovoluje, a v každém případě do jednoho roku poté, co jste se o skutečnostech, na nichž je založen, poprvé dozvěděli nebo dozvědět měli, pokud Vám právo nedává lhůtu delší a toto omezení nedovoluje.
• Je-li za škodu odpovědná i jiná osoba, je naše odpovědnost omezena na spravedlivý podíl, s ohledem na podíl této jiné osoby.

Firma má pojištění profesní odpovědnosti u pojišťovny Jižní kříž a podrobnosti jsou k dispozici na požádání.

11. Ukončení Zakázky

• Zakázku můžete kdykoli ukončit písemným oznámením. My ji můžeme ukončit písemnou výpovědí s výpovědní dobou 14 dnů, nebo okamžitě, pokud jste nezaplatili, nedodali nám, co potřebujeme, poskytli nám nepravdivé informace, nebo pokud nás k ukončení zavazují pravidla naší profese nebo právo.
• Při ukončení Zakázky nám zaplatíte za provedenou Práci a vzniklé výdaje do data ukončení. Předáme Vám, na co máte nárok, a na požádání za přiměřenou odměnu poskytneme součinnost při předání jinému poradci.
• Pokud jsme se nedohodli jinak, Zakázka končí odesláním naší závěrečné faktury nebo dokončením Práce, podle toho, co nastane dříve. Poté nejsme povinni aktualizovat své poradenství s ohledem na změny práva či skutečností ani Vám připomínat věci, které mohou být splatné, ledaže nás o to požádáte a my s tím souhlasíme.

12. Stížnosti

Chceme poskytovat dobré služby. Nejste-li spokojeni, sdělte nám to. Napište prosím na řídícího společníka Elenu Alvarezovou (elena@alvarezcho.example) a uveďte, co se nepovedlo a co si přejete, abychom udělali. Stížnost neprodleně potvrdíme, spravedlivě ji prošetříme a odpovíme písemně s odůvodněním svého rozhodnutí. Nejste-li stále spokojeni, můžete požádat o přezkum starší osobou, která se na věci nepodílela, a máte právo obrátit se na příslušný orgán nebo soud.

Komora auditorů nebo příslušná profesní komora

13. Rozhodné právo a spory

Tento dopis a Zakázka se řídí právem Česko.

Dojde-li ke sporu, pokusíme se jej nejprve vyřešit jednáním, počínaje písemným oznámením, které uvede, v čem spor spočívá. Nevyřešíme-li jej do 30 dnů, může kterákoli strana postupovat dále takto.

Místem rozhodování jakýchkoli sporů z tohoto dopisu je Praha. Jak se spory rozhodují

14. Obecná ustanovení

• Tento dopis je úplnou dohodou mezi námi o Práci a nahrazuje veškerá dřívější ujednání. Lze jej měnit pouze písemně, se souhlasem obou stran.
• Nelze-li některou jeho část vymáhat, zbytek zůstává v platnosti.
• Žádná strana nesmí postoupit svá práva z tohoto dopisu bez písemného souhlasu druhé strany.
• Lze jej podepsat v samostatných stejnopisech a elektronicky; společně tvoří jednu dohodu.
• Pokud tento dopis nepodepíšete a nevrátíte, ale požádáte nás, abychom pokračovali, nebo nám dovolíte zahájit Práci, budete považováni za ty, kdo tyto podmínky přijali.

Odpovídá-li tento dopis správně naší dohodě, podepište prosím níže uvedený výtisk a vraťte nám jej. Máte-li jakékoli otázky, zeptejte se nás prosím před podpisem.

S pozdravem

Za Alvarez & Cho, účetní a daňoví poradci s.r.o.
Jméno a funkce: ______________
Podpis: ______________
Datum: ______________

Přijetí

Dopis jsem si přečetl, rozumím mu a jménem Kiwi Trails s.r.o. souhlasím s jeho podmínkami.

Za Kiwi Trails s.r.o.
Jméno a funkce: ______________
Podpis: ______________
Datum: ______________