Opdrachtbevestiging

Opdrachtbevestiging

Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Nieuw-Zeeland

7 november 2026

Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Nieuw-Zeeland
T.a.v. Hana Walker, directeur

Geachte Hana Walker, directeur,

Onze opdracht voor boekhoudkundige en fiscale dienstverlening

Hartelijk dank dat u voor Alvarez & Cho Chartered Accountants ("wij", "ons") heeft gekozen. In deze brief staan de voorwaarden waaronder wij voor Kiwi Trails Limited ("u") werken. Lees haar zorgvuldig. Gaat u akkoord, onderteken dan een exemplaar en stuur het aan ons terug. Onze opdracht gaat in op 1 april 2027, of eerder als u ons hebt verzocht met het werk te beginnen, en is onderworpen aan de voorwaarden van deze brief (de "Opdracht").

1. Reikwijdte van ons werk

Wij verrichten de volgende werkzaamheden (het "Werk"):

De jaarrekening opstellen over het jaar dat op 31 maart 2027 eindigt, de aangifte inkomstenbelasting van de onderneming opstellen en indienen, en adviseren over de fiscale behandeling van de aankoop van het nieuwe voertuig.

Conceptrekening binnen 6 weken na ontvangst van de stukken, en de belastingaangifte ingediend uiterlijk 7 juli 2027.

Wij voeren het Werk uit met redelijke vakbekwaamheid en zorg, in overeenstemming met de beroepsnormen en wetten die voor ons gelden.

2. Wat niet is inbegrepen

De Opdracht is beperkt tot het Werk. Zij omvat niet:

Boekhouding, salarisadministratie, controlewerkzaamheden, advies over de verkoop van de onderneming, en het afhandelen van een onderzoek of geschil met de belastingdienst.

Als u ons iets anders vraagt, of als de feiten veranderen, laten wij u weten of het buiten het Werk valt, en voeren wij het pas uit nadat wij dat schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail, met u hebben afgesproken. Tenzij wij anders overeenkomen, zijn de voorwaarden van deze brief daarop van toepassing.

Ons advies is voor u bestemd en uitsluitend voor het doel van het Werk. Zonder onze schriftelijke toestemming mag niemand anders erop vertrouwen, en mag het niet voor een ander doel worden gebruikt. Wij zijn adviseurs en geen garantiegevers: wij kunnen geen bepaald resultaat beloven, bijvoorbeeld de uitkomst van een besluit van een autoriteit of rechter.

3. Onze verantwoordelijkheden

Wij zullen:

• het Werk uitvoeren met de vakbekwaamheid, zorg en toewijding die van een bekwame beroepsbeoefenaar in ons vakgebied worden verwacht;
• geschikt gekwalificeerde mensen inzetten en u laten weten wie hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor het Werk;
• u op de hoogte houden van de voortgang en van belangrijke zaken waarvan wij kennisnemen;
• ons houden aan de data in deze brief, zolang wij van u krijgen wat wij nodig hebben;
• u onmiddellijk laten weten als wij denken dat wij een datum niet kunnen halen of een deel van het Werk niet kunnen afronden;
• uw gegevens veilig en vertrouwelijk houden, zoals bepaald in artikel 8.

4. Uw verantwoordelijkheden

U zult:

• ons tijdig volledige en juiste informatie geven die wij nodig hebben, waaronder: Bankafschriften, verkoop- en inkoopfacturen, salarisoverzichten, leningoverzichten en activaregisters over het jaar, uiterlijk 30 april 2027.
• ons onmiddellijk laten weten van elke verandering of gebeurtenis die het Werk kan raken;
• tijdig beslissingen nemen en instructies geven, en ons laten weten wie dat namens u mag doen;
• ons laten weten als u een deel van ons advies niet begrijpt;
• ervoor zorgen dat de informatie die u ons geeft waar is en dat u het recht hebt haar aan ons te geven;
• uw eigen administratie bijhouden en uw wettelijke verplichtingen nakomen, bijvoorbeeld aangiftetermijnen, tenzij wij schriftelijk hebben afgesproken dat wij dat voor u doen;
• onze tarieven betalen zoals bepaald in artikel 5.

Wij vertrouwen op de informatie die u ons geeft. Wij controleren haar niet op juistheid, tenzij dat deel uitmaakt van het Werk, en wij zijn niet verantwoordelijk voor problemen die voortvloeien uit informatie die onvolledig, te laat of onjuist is. Geeft u ons informatie te laat, dan kunnen wij mogelijk data niet halen en kunnen wij de extra tijd in rekening brengen.

5. Tarieven en facturatie

Onze tarieven worden als volgt berekend: Hoe de tarieven worden berekend

Een vast tarief van NZD 4.800. Werk buiten de reikwijdte wordt in rekening gebracht tegen NZD 190 per uur voor een manager en NZD 120 per uur voor ander personeel.

Griffierechten en reizen buiten Auckland worden tegen kostprijs in rekening gebracht.

Facturatie: 50% bij aanvaarding van deze brief en de rest bij oplevering van de jaarrekening; facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen.

NZD 1.500

• Tenzij anders vermeld, zijn onze tarieven exclusief omzetbelasting, btw of enige vergelijkbare belasting, die u daarbovenop betaalt als die verschuldigd is.
• Kost het Werk veel meer tijd dan wij hadden verwacht door late of onvolledige informatie, wijzigingen waar u om vraagt of gebeurtenissen buiten onze macht, dan laten wij u dat zo vroeg mogelijk weten en spreken wij met u af hoe verder te gaan. Wij brengen de extra tijd niet in rekening zonder u dat eerst te laten weten.
• Betaalt u een factuur niet op de vervaldatum, dan mogen wij na schriftelijke kennisgeving het werk stilleggen tot u betaalt. Wij mogen over te late bedragen rente in rekening brengen tegen het percentage dat de wet toestaat.
• Heeft u een vraag over een factuur, laat het ons dan binnen 14 dagen na ontvangst weten. Wij onderzoeken die dan direct.
• U blijft verantwoordelijk voor onze tarieven, ook als iemand anders heeft toegezegd ze voor u te betalen.
• Betaalde tarieven worden niet terugbetaald als u de Opdracht beëindigt, behalve dat wij elk deel van een vooruitbetaling terugbetalen dat niet is gebruikt.

6. Belangenconflicten

Voordat wij de Opdracht aanvaardden, hebben wij onze administratie gecontroleerd en zijn wij niet op de hoogte van een belangenconflict dat ons belet voor u te werken. Een conflict ontstaat wanneer onze plichten jegens de ene cliënt strijdig zijn met onze plichten jegens een andere cliënt of met onze eigen belangen.

Wanneer wij een conflict constateren, laten wij u dat onmiddellijk weten. Als de regels van ons beroep het toestaan, mogen wij met uw schriftelijke geïnformeerde toestemming en met waarborgen, zoals het scheiden van de informatie van elke cliënt in aparte teams, voor u blijven werken. Kan dat niet, dan moeten wij mogelijk stoppen voor een of beide cliënten. Wij mogen werken voor andere cliënten wier belangen verschillen van de uwe, als dat is toegestaan en wij uw informatie vertrouwelijk houden.

7. Onafhankelijkheid

Wij laten u tijdig weten of een relatie, financieel belang of andere omstandigheid redelijkerwijs kan worden geacht onze objectiviteit of onafhankelijkheid ten aanzien van het Werk te raken, en of wij maatregelen moeten nemen.

8. Geheimhouding en gegevens

Wij houden uw informatie vertrouwelijk en gebruiken haar alleen voor het Werk. Wij maken haar aan niemand anders bekend, behalve:

• aan onze vennoten, medewerkers, onderaannemers en adviseurs die haar nodig hebben voor het Werk en gehouden zijn haar vertrouwelijk te houden;
• wanneer u daarom vraagt of daarmee instemt;
• wanneer de wet, een rechter of onze beroepsregels dat vereisen of toestaan, bijvoorbeeld aan een toezichthouder of in een rechtszaak. Waar wij dat rechtmatig kunnen, laten wij het u eerst weten.

Wij houden persoonsgegevens die u ons geeft veilig en verwerken ze alleen voor het Werk en voor onze wettelijke verplichtingen, zoals de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming vereist. U bent ervoor verantwoordelijk dat u deze gegevens rechtmatig aan ons mag geven. Deze plicht duurt voort na het einde van de Opdracht.

U stemt ermee in dat wij per e-mail en met andere elektronische middelen met u mogen communiceren en documenten mogen versturen. Elektronische communicatie is niet volledig veilig en wij kunnen niet garanderen dat zij vrij is van onderschepping of virussen. Laat het ons weten als u wilt dat wij voor gevoelige documenten een ander middel gebruiken.

9. Dossiers en documenten

• U blijft eigenaar van de documenten en stukken die u ons geeft. Wij geven ze terug als u erom vraagt, onder voorbehoud van ons recht ze, waar de wet dat toestaat, te houden tot onze tarieven zijn betaald.
• Wij zijn eigenaar van onze werkpapieren, concepten en interne aantekeningen, onder voorbehoud van onze geheimhoudingsplicht. Wij geven u kopieën van wat wij u moeten geven.
• Wij bewaren ons dossier gedurende 7 jaar na het einde van de Opdracht, of langer als de wet of onze beroepsregels dat vereisen, en mogen het daarna veilig vernietigen zonder u verder te informeren.
• Ons advies en onze documenten zijn pas definitief als wij ze in definitieve vorm leveren. Vertrouw niet op concepten of mondeling advies.

10. Beperking van aansprakelijkheid

• Niets in deze brief beperkt of sluit onze aansprakelijkheid uit voor fraude, voor overlijden of lichamelijk letsel door onze nalatigheid, of voor al het andere waarvoor de wet geen beperking toestaat.
• Onder voorbehoud daarvan is onze totale aansprakelijkheid jegens u uit of in verband met de Opdracht, uit overeenkomst, nalatigheid of anderszins, beperkt tot NZD 250.000.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor gederfde winst, omzet, gemiste zaken of verlies van goodwill, of voor enige indirecte schade of gevolgschade.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit informatie die onwaar, te laat of onvolledig is, uit het niet opvolgen van ons advies, of uit het niet halen van een wettelijke termijn waarvoor u verantwoordelijk was.
• Elke vordering moet worden ingesteld binnen de termijn die de wet toestaat, en in elk geval binnen een jaar nadat u de feiten waarop zij berust voor het eerst kende, of had moeten kennen, tenzij de wet u een langere termijn geeft en deze beperking niet toestaat.
• Is ook een ander verantwoordelijk voor de schade, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het redelijke aandeel, rekening houdend met het aandeel van die ander.

Het kantoor heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering bij Southern Cross Insurance; de gegevens zijn op verzoek beschikbaar.

11. Beëindiging van de Opdracht

• U kunt de Opdracht op elk moment beëindigen door ons schriftelijk op te zeggen. Wij kunnen haar beëindigen met een schriftelijke opzegging met een termijn van 14 dagen, of onmiddellijk als u niet hebt betaald, ons niet hebt gegeven wat wij nodig hebben, ons onware informatie hebt gegeven, of als de regels van ons beroep of de wet ons verplichten te stoppen.
• Bij het einde van de Opdracht betaalt u ons voor het verrichte Werk en de gemaakte kosten tot de datum waarop zij eindigt. Wij geven u waarop u recht hebt en helpen u, als u erom vraagt, tegen een redelijke vergoeding bij de overdracht aan een andere adviseur.
• Tenzij wij anders zijn overeengekomen, eindigt de Opdracht op het moment dat wij onze eindfactuur sturen of het Werk is voltooid, al naargelang wat het eerst is. Daarna zijn wij niet verplicht ons advies bij te werken voor wijzigingen in de wet of de feiten, of u te herinneren aan zaken die verschuldigd kunnen zijn, tenzij u ons daarom vraagt en wij daarmee instemmen.

12. Klachten

Wij willen een goede dienstverlening bieden. Bent u niet tevreden, laat het ons dan weten. Schrijf aan de beherend vennoot, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example) en vermeld wat er misging en wat u wilt dat wij doen. Wij bevestigen uw klacht direct, onderzoeken haar zorgvuldig en antwoorden schriftelijk met een toelichting op onze beslissing. Bent u nog steeds niet tevreden, dan kunt u vragen om een beoordeling door iemand van hogere functie die er niet bij betrokken was, en heeft u het recht de zaak aan de bevoegde autoriteit of rechter voor te leggen.

Chartered Accountants Australia and New Zealand

13. Recht en geschillen

Op deze brief en de Opdracht is het recht van Nieuw-Zeeland van toepassing.

Bij een meningsverschil proberen wij dit eerst in overleg op te lossen, te beginnen met een schriftelijke notitie waarin staat waar het meningsverschil over gaat. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan kan een van ons het geschil als volgt voortzetten.

De plaats waar geschillen uit deze brief worden beslecht is Auckland. Hoe geschillen worden beslecht

14. Algemeen

• Deze brief is de volledige overeenkomst tussen ons over het Werk en vervangt eerdere afspraken. Zij kan alleen worden gewijzigd bij een geschrift waarmee wij beiden instemmen.
• Kan een deel niet worden afgedwongen, dan blijft de rest van kracht.
• Geen van ons mag zijn rechten daaruit overdragen zonder schriftelijke toestemming van de ander.
• Zij mag in afzonderlijke exemplaren en elektronisch worden ondertekend, en samen vormen deze één overeenkomst.
• Ondertekent u deze brief niet en stuurt u haar niet terug, maar vraagt u ons door te gaan, of laat u ons met het Werk beginnen, dan wordt u geacht deze voorwaarden te hebben aanvaard.

Als deze brief onze afspraken juist weergeeft, ondertekent u dan het onderstaande exemplaar en stuurt u het aan ons terug. Heeft u vragen, stel ze ons dan voordat u ondertekent.

Met vriendelijke groet,

Voor Alvarez & Cho Chartered Accountants
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________

Aanvaarding

Ik heb deze brief gelezen, ik begrijp haar en ik ga namens Kiwi Trails Limited akkoord met de voorwaarden erin.

Voor Kiwi Trails Limited
Naam en functie: ______________
Handtekening: ______________
Datum: ______________