Lettre de mission
Alvarez & Cho, experts-comptables
48 Queen Street, Auckland 1010, Nouvelle-Zélande
7 novembre 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Nouvelle-Zélande
À l'attention de Hana Walker, dirigeante
Bonjour Hana Walker, dirigeante,
Notre mission de comptabilité et fiscalité
Nous vous remercions d'avoir choisi Alvarez & Cho, experts-comptables (« nous »). La présente lettre fixe les conditions dans lesquelles nous interviendrons pour Kiwi Trails Limited (« vous »). Nous vous prions de la lire attentivement. Si elle vous convient, merci d'en signer et de nous en retourner un exemplaire. Notre mission débute le 1er avril 2027, ou plus tôt si vous nous avez demandé de commencer, et est soumise aux conditions de la présente lettre (la « Mission »).
1. Périmètre de notre travail
Nous réaliserons les travaux suivants (les « Travaux ») :
Établir les comptes annuels de l'exercice clos le 31 mars 2027, établir et déposer la déclaration d'impôt sur le revenu de la société, et conseiller sur le traitement fiscal de l'achat du nouveau véhicule.
Projet de comptes dans les 6 semaines suivant la réception des pièces, et déclaration d'impôt déposée au plus tard le 7 juillet 2027.
Nous exécuterons les Travaux avec la compétence et le soin raisonnables, conformément aux normes professionnelles et aux lois qui nous sont applicables.
2. Ce qui n'est pas inclus
La Mission est limitée aux Travaux. Elle ne comprend pas :
La tenue de la comptabilité, la paie, les travaux d'audit, les conseils sur la vente de l'entreprise et le traitement de tout contrôle ou litige avec l'administration fiscale.
Si vous nous demandez autre chose, ou si les circonstances changent, nous vous indiquerons si cela sort des Travaux, et ne l'effectuerons qu'après en être convenus avec vous par écrit, par exemple par courriel. Sauf accord contraire, les conditions de la présente lettre s'y appliqueront.
Nos conseils vous sont destinés et ne valent que pour les Travaux. Nul autre que vous ne peut s'en prévaloir, ni pour un autre objet, sans notre accord écrit. Nous sommes des conseils et non des garants : nous ne pouvons promettre un résultat particulier, par exemple l'issue d'une décision d'une autorité ou d'un tribunal.
3. Nos obligations
Nous nous engageons à :
- exécuter les Travaux avec la compétence, le soin et la diligence que l'on peut attendre d'un professionnel compétent de notre domaine ;
- affecter des personnes dûment qualifiées et vous indiquer qui est principalement responsable des Travaux ;
- vous tenir informé de l'avancement et des questions importantes dont nous avons connaissance ;
- respecter les dates indiquées dans la présente lettre, dès lors que nous disposons de ce dont nous avons besoin de votre part ;
- vous avertir sans délai si nous estimons ne pas pouvoir respecter une date ou achever une partie des Travaux ;
- préserver la sécurité et la confidentialité de vos informations, conformément à l'article 8.
4. Vos obligations
Vous vous engagez à :
- nous fournir en temps utile les informations complètes et exactes dont nous avons besoin, notamment : Relevés bancaires, factures de vente et d'achat, états de paie, relevés d'emprunts et registre des immobilisations de l'exercice, au plus tard le 30 avril 2027.
- nous informer sans délai de tout changement ou événement susceptible d'affecter les Travaux ;
- prendre vos décisions et nous donner vos instructions en temps utile, et nous indiquer qui peut le faire pour vous ;
- nous dire si vous ne comprenez pas une partie de nos conseils ;
- veiller à ce que les informations que vous nous remettez soient exactes et à ce que vous ayez le droit de nous les communiquer ;
- tenir vos propres registres et respecter vos obligations légales, par exemple les dates limites de dépôt, sauf si nous avons convenu par écrit de nous en charger pour vous ;
- payer nos honoraires conformément à l'article 5.
Nous nous fondons sur les informations que vous nous donnez. Nous n'en vérifions pas l'exactitude, sauf si cela fait partie des Travaux, et nous ne sommes pas responsables des difficultés résultant d'informations incomplètes, tardives ou erronées. Si vous nous transmettez des informations tardivement, nous pourrons ne pas être en mesure de respecter les dates et facturer le temps supplémentaire.
5. Honoraires et facturation
Nos honoraires sont calculés comme suit : Mode de calcul des honoraires
Un forfait de 4 800 NZD. Les travaux hors périmètre sont facturés 190 NZD de l'heure pour un responsable et 120 NZD de l'heure pour les autres collaborateurs.
Les frais de dépôt et les déplacements hors d'Auckland sont facturés au coût réel.
Facturation : 50 % à l'acceptation de la présente lettre et le solde à la remise des comptes ; les factures sont payables sous 14 jours.
1 500 NZD
- Sauf mention contraire, nos honoraires s'entendent hors taxe sur les ventes, taxe sur la valeur ajoutée ou taxe similaire, que vous acquitterez en sus lorsqu'elle est applicable.
- Si les Travaux exigent beaucoup plus de temps que prévu en raison d'informations tardives ou incomplètes, de modifications que vous demandez ou d'événements échappant à notre contrôle, nous vous en informerons dès que possible et conviendrons avec vous de la suite à donner. Nous ne facturerons pas le temps supplémentaire sans vous en avoir préalablement informé.
- Si vous ne payez pas une facture à son échéance, nous pouvons, après notification écrite, suspendre nos travaux jusqu'au paiement. Nous pouvons facturer des intérêts sur les sommes en retard au taux autorisé par la loi.
- Si vous avez une question sur une facture, merci de nous la poser dans les 14 jours de sa réception. Nous l'examinerons sans délai.
- Vous demeurez responsable de nos honoraires même si un tiers a accepté de les payer pour vous.
- Les honoraires déjà payés ne sont pas remboursés si vous mettez fin à la Mission, sauf que nous rembourserons toute partie non utilisée d'un paiement d'avance.
6. Conflits d'intérêts
Avant d'accepter la Mission, nous avons vérifié nos dossiers et n'avons connaissance d'aucun conflit d'intérêts qui nous empêche d'intervenir pour vous. Il y a conflit lorsque nos obligations envers un client s'opposent à celles que nous avons envers un autre, ou à nos propres intérêts.
Si nous avons connaissance d'un conflit, nous vous en informerons sans délai. Lorsque les règles de notre profession le permettent, nous pouvons poursuivre avec votre consentement éclairé donné par écrit et avec des garanties, par exemple en séparant les informations de chaque client entre des équipes distinctes. Si cela n'est pas possible, nous pourrons devoir cesser d'intervenir pour l'un des clients ou pour les deux. Nous pouvons intervenir pour d'autres clients dont les intérêts diffèrent des vôtres, si cela est permis et si nous préservons la confidentialité de vos informations.
7. Indépendance
Nous vous informerons en temps utile de toute relation, intérêt financier ou autre circonstance dont on pourrait raisonnablement penser qu'il affecte notre objectivité ou notre indépendance à l'égard des Travaux, ainsi que des mesures que nous devrions prendre.
8. Confidentialité et données
Nous gardons vos informations confidentielles et ne les utilisons que pour les Travaux. Nous ne les communiquons à personne d'autre, sauf :
- à nos associés, collaborateurs, sous-traitants et conseils qui en ont besoin pour les Travaux et sont tenus à la confidentialité ;
- lorsque vous le demandez ou y consentez ;
- lorsque la loi, un tribunal ou nos règles professionnelles l'exigent ou l'autorisent, par exemple à un régulateur ou dans une procédure judiciaire. Lorsque la loi nous le permet, nous vous en informerons au préalable.
Nous assurons la sécurité des données personnelles que vous nous remettez et ne les traitons que pour les Travaux et pour nos obligations légales, comme l'exige la législation applicable en matière de protection des données. Il vous appartient de vous assurer que vous pouvez licitement nous communiquer ces données. Cette obligation se poursuit après la fin de la Mission.
Vous acceptez que nous communiquions avec vous et vous envoyions des documents par courriel et par d'autres moyens électroniques. La communication électronique n'est pas parfaitement sûre, et nous ne pouvons garantir qu'elle soit exempte d'interception ou de virus. Merci de nous indiquer si vous souhaitez que nous utilisions un autre moyen pour les documents sensibles.
9. Dossiers et documents
- Vous demeurez propriétaire des documents et pièces que vous nous remettez. Nous vous les restituerons à votre demande, sous réserve de notre droit de les conserver, lorsque la loi le permet, jusqu'au paiement de nos honoraires.
- Nous sommes propriétaires de nos papiers de travail, projets et notes internes, sous réserve de notre obligation de confidentialité. Nous vous en remettrons les copies que nous sommes tenus de vous remettre.
- Nous conservons notre dossier pendant 7 ans après la fin de la Mission, ou plus longtemps si la loi ou nos règles professionnelles l'exigent, puis pouvons le détruire de manière sécurisée sans autre avis.
- Nos conseils et documents ne sont définitifs que lorsque nous les remettons sous forme définitive. Merci de ne pas vous fonder sur des projets ou sur des conseils oraux.
10. Limitation de responsabilité
- Aucune stipulation de la présente lettre ne limite ni n'exclut notre responsabilité en cas de fraude, de décès ou de dommage corporel causé par notre négligence, ou pour toute autre cause dont la loi n'autorise pas la limitation.
- Sous cette réserve, notre responsabilité totale envers vous au titre ou à l'occasion de la Mission, qu'elle soit contractuelle, fondée sur la négligence ou autre, est limitée à 250 000 NZD.
- Nous ne sommes pas responsables de la perte de bénéfices, de chiffre d'affaires, d'activité ou de clientèle, ni de tout dommage indirect ou consécutif.
- Nous ne sommes pas responsables des pertes résultant d'informations inexactes, tardives ou incomplètes, du fait que vous n'avez pas suivi nos conseils, ou du non-respect d'une échéance légale dont vous aviez la charge.
- Toute réclamation doit être présentée dans le délai autorisé par la loi et, en tout état de cause, dans l'année suivant le moment où vous avez connu, ou auriez dû connaître, les faits qui la fondent, sauf si la loi vous accorde un délai plus long et n'autorise pas cette limite.
- Si une autre personne est également responsable du dommage, notre responsabilité est limitée à la part équitable, compte tenu de la part de cette autre personne.
Le cabinet est couvert par une assurance de responsabilité civile professionnelle auprès de Southern Cross Insurance, dont les détails sont disponibles sur demande.
11. Fin de la Mission
- Vous pouvez mettre fin à la Mission à tout moment par notification écrite. Nous pouvons y mettre fin moyennant un préavis écrit de 14 jours, ou immédiatement si vous n'avez pas payé, ne nous avez pas fourni ce dont nous avons besoin, nous avez donné des informations inexactes, ou si les règles de notre profession ou la loi nous imposent de cesser.
- À la fin de la Mission, vous nous paierez les Travaux effectués et les frais engagés jusqu'à sa date de fin. Nous vous remettrons ce à quoi vous avez droit et, à votre demande, nous faciliterons la passation à un autre conseil moyennant des honoraires raisonnables.
- Sauf accord contraire, la Mission prend fin à l'envoi de notre facture finale ou à l'achèvement des Travaux, selon la première de ces dates. Passé ce terme, nous ne sommes pas tenus d'actualiser nos conseils pour tenir compte de l'évolution de la loi ou des faits, ni de vous rappeler les échéances à venir, sauf si vous nous le demandez et que nous y consentons.
12. Réclamations
Nous souhaitons vous fournir un bon service. Si vous n'êtes pas satisfait, dites-le-nous. Merci d'écrire à l'associée gérante, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example) en précisant ce qui n'a pas fonctionné et ce que vous souhaitez que nous fassions. Nous accuserons réception de votre réclamation sans délai, l'examinerons avec équité et vous répondrons par écrit en motivant notre décision. Si vous n'êtes toujours pas satisfait, vous pouvez demander qu'elle soit réexaminée par une personne de rang supérieur n'ayant pas participé au dossier, et vous avez le droit de saisir l'autorité ou le tribunal compétent.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Droit applicable et litiges
La présente lettre et la Mission sont régies par le droit de la Nouvelle-Zélande.
En cas de différend, nous tenterons d'abord de le régler par la discussion, en commençant par une note écrite exposant l'objet du différend. À défaut de règlement dans un délai de 30 jours, chacun de nous peut saisir l'instance compétente comme suit.
Le lieu de règlement de tout litige né de la présente lettre est Auckland. Mode de règlement des litiges
14. Dispositions générales
- La présente lettre constitue l'intégralité de l'accord entre nous relatif aux Travaux et remplace tout accord antérieur. Elle ne peut être modifiée que par écrit avec notre accord mutuel.
- Si une stipulation est inapplicable, le reste demeure en vigueur.
- Aucun de nous ne peut céder les droits qu'il tire de la présente lettre sans l'accord écrit de l'autre.
- Elle peut être signée en plusieurs exemplaires et par voie électronique, l'ensemble formant un seul et même accord.
- Si vous ne signez ni ne retournez la présente lettre mais nous demandez de poursuivre, ou nous laissez commencer les Travaux, vous serez réputé en avoir accepté les conditions.
Si la présente lettre reflète fidèlement notre accord, merci d'en signer l'exemplaire ci-dessous et de nous le retourner. Si vous avez des questions, merci de nous les poser avant de signer.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Pour Alvarez & Cho, experts-comptables
Nom et fonction : ______________
Signature : ______________
Date : ______________
Acceptation
J'ai lu la présente lettre, je l'ai comprise et j'en accepte les conditions au nom de Kiwi Trails Limited.
Pour Kiwi Trails Limited
Nom et fonction : ______________
Signature : ______________
Date : ______________