List zlecający
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Nowa Zelandia
7 listopada 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Nowa Zelandia
Do wiadomości: Hana Walker, dyrektor
Szanowni Państwo (Hana Walker, dyrektor),
Nasze zlecenie dotyczące usług księgowych i podatkowych
Dziękujemy za wybór Alvarez & Cho Chartered Accountants („my”, „nas”). Niniejszy list określa warunki, na jakich będziemy działać na rzecz Kiwi Trails Limited („Państwo”). Prosimy o uważne zapoznanie się z jego treścią. Jeżeli wyrażają Państwo zgodę, prosimy o podpisanie i odesłanie jednego egzemplarza. Nasze zlecenie rozpoczyna się w dniu 1 kwietnia 2027, lub wcześniej, jeżeli poprosili nas Państwo o rozpoczęcie pracy, i podlega warunkom niniejszego listu („Zlecenie”).
1. Zakres naszych prac
Wykonamy następujące prace („Prace”):
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego za rok kończący się 31 marca 2027, sporządzenie i złożenie zeznania podatkowego spółki oraz doradztwo w zakresie skutków podatkowych zakupu nowego pojazdu.
Projekt sprawozdania w ciągu 6 tygodni od otrzymania dokumentacji, a zeznanie podatkowe złożone do 7 lipca 2027.
Będziemy wykonywać Prace z należytą starannością i umiejętnościami, zgodnie ze standardami zawodowymi i przepisami, które nas obowiązują.
2. Co nie jest objęte zleceniem
Zlecenie ogranicza się do Prac. Nie obejmuje ono:
Księgowość bieżąca, płace, czynności badania sprawozdań, doradztwo w zakresie sprzedaży przedsiębiorstwa oraz obsługa kontroli lub sporu z organem podatkowym.
Jeżeli poproszą nas Państwo o wykonanie czegokolwiek innego lub jeżeli zmienią się okoliczności, poinformujemy Państwa, czy wykracza to poza Prace, i wykonamy to dopiero po uzgodnieniu z Państwem na piśmie, na przykład w wiadomości e-mail. O ile nie uzgodnimy inaczej, do takich prac będą miały zastosowanie warunki niniejszego listu.
Nasze porady są przeznaczone dla Państwa i wyłącznie na potrzeby Prac. Nikt inny nie może na nich polegać ani wykorzystywać ich w innym celu bez naszej pisemnej zgody. Jesteśmy doradcami, a nie gwarantami: nie możemy obiecać określonego rezultatu, na przykład wyniku decyzji organu lub sądu.
3. Nasze obowiązki
Zobowiązujemy się do:
- wykonywania Prac z umiejętnościami, starannością i rzetelnością oczekiwanymi od kompetentnego profesjonalisty w naszej dziedzinie;
- przydzielenia osób o odpowiednich kwalifikacjach i poinformowania Państwa, kto jest głównie odpowiedzialny za Prace;
- informowania Państwa o postępach oraz o ważnych sprawach, o których się dowiemy;
- dotrzymywania terminów określonych w niniejszym liście, o ile otrzymamy od Państwa to, czego potrzebujemy;
- niezwłocznego poinformowania Państwa, jeżeli uznamy, że nie zdążymy w terminie lub nie ukończymy części Prac;
- zachowania w tajemnicy i zabezpieczenia Państwa informacji, zgodnie z punktem 8.
4. Państwa obowiązki
Zobowiązują się Państwo do:
- przekazania nam w odpowiednim czasie kompletnych i dokładnych informacji, których potrzebujemy, w tym: wyciągi bankowe, faktury sprzedaży i zakupu, raporty płacowe, zestawienia kredytów i ewidencja środków trwałych za rok, do 30 kwietnia 2027.
- niezwłocznego informowania nas o wszelkich zmianach lub zdarzeniach, które mogą wpłynąć na Prace;
- podejmowania decyzji i udzielania wskazówek w odpowiednim czasie oraz wskazania, kto może to robić w Państwa imieniu;
- poinformowania nas, jeżeli jakakolwiek część naszej porady jest dla Państwa niezrozumiała;
- zapewnienia, że informacje, które nam przekazują Państwo, są prawdziwe i że mają Państwo prawo je nam przekazać;
- prowadzenia własnej dokumentacji i wypełniania ciążących na Państwu obowiązków prawnych, na przykład terminów składania dokumentów, chyba że uzgodniliśmy na piśmie, że zrobimy to za Państwa;
- zapłaty naszego wynagrodzenia zgodnie z punktem 5.
Będziemy opierać się na informacjach przekazanych przez Państwa. Nie sprawdzamy ich pod kątem dokładności, chyba że stanowi to część Prac, i nie odpowiadamy za problemy wynikające z informacji niekompletnych, spóźnionych lub błędnych. Jeżeli przekażą nam Państwo informacje z opóźnieniem, możemy nie być w stanie dotrzymać terminów i możemy naliczyć opłatę za dodatkowy czas.
5. Wynagrodzenie i rozliczenia
Nasze wynagrodzenie jest ustalane w następujący sposób: Sposób ustalania wynagrodzenia
Wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 4800 NZD. Prace wykraczające poza zakres są rozliczane według stawki 190 NZD za godzinę dla menedżera i 120 NZD za godzinę dla pozostałych pracowników.
Opłaty za złożenie dokumentów i podróże poza Auckland są rozliczane według kosztów.
Rozliczenie: 50% po przyjęciu niniejszego listu, a reszta po dostarczeniu sprawozdań; faktury są płatne w ciągu 14 dni.
1500 NZD
- O ile nie wskazano inaczej, nasze wynagrodzenie nie obejmuje podatku od sprzedaży, podatku od wartości dodanej ani podobnego podatku, który zapłacą Państwo dodatkowo, jeżeli ma zastosowanie.
- Jeżeli wykonanie Prac zajmie znacznie więcej czasu, niż się spodziewaliśmy, z powodu spóźnionych lub niekompletnych informacji, zmian, o które Państwo poprosili, lub zdarzeń pozostających poza naszą kontrolą, poinformujemy Państwa o tym możliwie najwcześniej i uzgodnimy dalsze postępowanie. Nie naliczymy opłaty za dodatkowy czas bez uprzedniego powiadomienia Państwa.
- Jeżeli nie zapłacą Państwo faktury w terminie płatności, możemy po pisemnym wezwaniu wstrzymać pracę do czasu zapłaty. Możemy naliczać odsetki od zaległych kwot według stawki dopuszczonej przez prawo.
- Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące faktury, prosimy o kontakt w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Niezwłocznie je rozpatrzymy.
- Pozostają Państwo odpowiedzialni za nasze wynagrodzenie, nawet jeżeli ktoś inny zobowiązał się je za Państwa zapłacić.
- Zapłacone wynagrodzenie nie podlega zwrotowi w razie zakończenia Zlecenia przez Państwa, z wyjątkiem tego, że zwrócimy niewykorzystaną część płatności z góry.
6. Konflikt interesów
Przed przyjęciem Zlecenia sprawdziliśmy nasze rejestry i nie jest nam znany żaden konflikt interesów, który uniemożliwiałby nam działanie na Państwa rzecz. Konflikt interesów powstaje, gdy nasze obowiązki wobec jednego klienta pozostają w sprzeczności z naszymi obowiązkami wobec innego klienta lub z naszymi własnymi interesami.
Jeżeli dowiemy się o konflikcie, niezwłocznie Państwa o tym poinformujemy. Jeżeli pozwalają na to zasady naszego zawodu, możemy nadal działać za Państwa świadomą pisemną zgodą i z zastosowaniem zabezpieczeń, takich jak prowadzenie informacji każdego klienta w oddzielnych zespołach. Jeżeli nie będzie to możliwe, możemy być zmuszeni zaprzestać działania na rzecz jednego lub obu klientów. Możemy działać na rzecz innych klientów, których interesy różnią się od Państwa interesów, jeżeli jest to dozwolone i zachowamy poufność Państwa informacji.
7. Niezależność
Zawczasu poinformujemy Państwa, jeżeli jakakolwiek relacja, interes finansowy lub inna okoliczność mogłaby w rozsądnej ocenie wpływać na naszą obiektywność lub niezależność w związku z Pracami, oraz czy musimy podjąć jakieś kroki.
8. Poufność i dane
Zachowamy w poufności Państwa informacje i wykorzystamy je wyłącznie na potrzeby Prac. Nie ujawnimy ich nikomu innemu, z wyjątkiem:
- naszych wspólników, pracowników, podwykonawców i doradców, którzy potrzebują ich do Prac i są zobowiązani do zachowania poufności;
- sytuacji, gdy Państwo o to poproszą lub wyrażą na to zgodę;
- sytuacji, gdy prawo, sąd lub nasze zasady zawodowe tego wymagają lub na to zezwalają, na przykład wobec organu nadzorczego lub w postępowaniu prawnym. Jeżeli będziemy mogli to zgodnie z prawem uczynić, najpierw Państwa o tym powiadomimy.
Będziemy zabezpieczać wszelkie dane osobowe, które nam Państwo przekażą, i przetwarzać je wyłącznie na potrzeby Prac oraz w celu wykonania naszych obowiązków prawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Odpowiadają Państwo za zapewnienie, że mogą Państwo zgodnie z prawem przekazać nam te dane. Obowiązek ten trwa po zakończeniu Zlecenia.
Wyrażają Państwo zgodę na to, że możemy komunikować się z Państwem i przesyłać dokumenty pocztą elektroniczną i innymi środkami elektronicznymi. Komunikacja elektroniczna nie jest całkowicie bezpieczna i nie możemy zagwarantować, że jest wolna od przechwycenia lub wirusów. Prosimy o poinformowanie nas, jeżeli chcą Państwo, abyśmy w przypadku dokumentów wrażliwych korzystali z innych środków.
9. Dokumentacja i dokumenty
- Pozostają Państwo właścicielami dokumentów i dokumentacji, które nam przekazują. Zwrócimy je na Państwa żądanie, z zastrzeżeniem naszego prawa do ich zatrzymania do czasu zapłaty wynagrodzenia, o ile prawo na to zezwala.
- Jesteśmy właścicielami naszych materiałów roboczych, projektów i notatek wewnętrznych, z zastrzeżeniem naszego obowiązku zachowania poufności. Przekażemy Państwu kopie tego, co mamy obowiązek Państwu przekazać.
- Będziemy przechowywać nasze akta przez 7 lat po zakończeniu Zlecenia lub dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy lub nasze zasady zawodowe, a następnie możemy je bezpiecznie zniszczyć bez dalszego powiadamiania Państwa.
- Nasze porady i dokumenty są ostateczne dopiero wtedy, gdy dostarczymy je w ostatecznej formie. Prosimy nie polegać na projektach ani poradach ustnych.
10. Ograniczenie odpowiedzialności
- Żadne postanowienie niniejszego listu nie ogranicza ani nie wyłącza naszej odpowiedzialności za oszustwo, za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane naszym zaniedbaniem ani za nic innego, co zgodnie z prawem nie może być przez nas ograniczone.
- Z zastrzeżeniem powyższego nasza łączna odpowiedzialność wobec Państwa wynikająca ze Zlecenia lub z nim związana, na podstawie umowy, zaniedbania lub z jakiejkolwiek innej podstawy, jest ograniczona do 250 000 NZD.
- Nie ponosimy odpowiedzialności za utracone zyski, przychody, klientów ani reputację, ani za żadną szkodę pośrednią lub wtórną.
- Nie ponosimy odpowiedzialności za żadną szkodę wynikającą z nieprawdziwych, spóźnionych lub niekompletnych informacji, z niezastosowania się przez Państwa do naszej porady ani z niedotrzymania przez Państwa terminu prawnego, za który byli Państwo odpowiedzialni.
- Każde roszczenie musi zostać zgłoszone w terminie dopuszczonym przez prawo, a w każdym razie w ciągu jednego roku od dnia, w którym dowiedzieli się Państwo lub powinni byli się dowiedzieć o okolicznościach, na których się ono opiera, chyba że prawo przyznaje Państwu dłuższy termin i nie pozwala na takie ograniczenie.
- Jeżeli za szkodę odpowiada także inna osoba, nasza odpowiedzialność jest ograniczona do udziału, który jest sprawiedliwy, z uwzględnieniem udziału tej innej osoby.
Firma posiada ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej w Southern Cross Insurance, a szczegóły są dostępne na żądanie.
11. Zakończenie Zlecenia
- Mogą Państwo zakończyć Zlecenie w dowolnym czasie, składając nam pisemne wypowiedzenie. My możemy je zakończyć, składając Państwu pisemne wypowiedzenie z zachowaniem terminu 14 dni, lub natychmiast, jeżeli nie zapłacili Państwo, nie przekazali nam tego, czego potrzebujemy, przekazali nam nieprawdziwe informacje albo jeżeli zasady naszego zawodu lub prawo wymagają od nas zaprzestania działania.
- Po zakończeniu Zlecenia zapłacą nam Państwo za wykonane Prace i poniesione wydatki do dnia jego zakończenia. Przekażemy Państwu to, do czego są Państwo uprawnieni, a na Państwa prośbę pomożemy w przekazaniu sprawy innemu doradcy za rozsądną opłatą.
- O ile nie uzgodniliśmy inaczej, Zlecenie kończy się w dniu wysłania naszej faktury końcowej lub w dniu ukończenia Prac, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Po tym czasie nie mamy obowiązku aktualizowania naszych porad w związku ze zmianami prawa lub okoliczności ani przypominania o sprawach, które mogą być wymagalne, chyba że poproszą nas Państwo o to i wyrazimy zgodę.
12. Skargi
Chcemy świadczyć usługi na dobrym poziomie. Jeżeli nie są Państwo zadowoleni, prosimy o kontakt. Prosimy o pisemne zgłoszenie na adres: partner zarządzający, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example), ze wskazaniem, co poszło nie tak i czego Państwo oczekują. Niezwłocznie potwierdzimy otrzymanie skargi, rozpatrzymy ją rzetelnie i odpowiemy na piśmie, uzasadniając nasze stanowisko. Jeżeli nadal nie będą Państwo usatysfakcjonowani, mogą Państwo poprosić o jej ponowne rozpatrzenie przez osobę na wyższym stanowisku, która nie brała udziału w sprawie, a także mają Państwo prawo zwrócić się do właściwego organu lub sądu.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Prawo i spory
Niniejszy list i Zlecenie podlegają prawu: Nowej Zelandii.
W razie sporu spróbujemy najpierw rozstrzygnąć go w drodze rozmów, rozpoczynając od pisemnego zawiadomienia wskazującego przedmiot sporu. Jeżeli nie uda się go rozstrzygnąć w ciągu 30 dni, każda ze stron może dochodzić swoich praw w następujący sposób.
Miejscem rozstrzygania wszelkich sporów wynikających z niniejszego listu jest Auckland. Sposób rozstrzygania sporów
14. Postanowienia ogólne
- Niniejszy list stanowi całość porozumienia między nami dotyczącego Prac i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia. Może być zmieniony wyłącznie na piśmie, za naszą wspólną zgodą.
- Jeżeli jakakolwiek część nie może być wyegzekwowana, pozostała część zachowuje moc.
- Żadna ze stron nie może przenieść swoich praw wynikających z listu bez pisemnej zgody drugiej strony.
- Może być podpisany w oddzielnych egzemplarzach oraz w formie elektronicznej, a wszystkie egzemplarze razem tworzą jedną umowę.
- Jeżeli nie podpiszą i nie odeślą Państwo niniejszego listu, ale poproszą nas o kontynuowanie lub pozwolą nam rozpocząć Prace, uznamy, że przyjęli Państwo te warunki.
Jeżeli niniejszy list prawidłowo odzwierciedla nasze ustalenia, prosimy o podpisanie poniższego egzemplarza i odesłanie go do nas. W razie pytań prosimy o kontakt przed podpisaniem.
Z poważaniem,
Za Alvarez & Cho Chartered Accountants
Imię, nazwisko i stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________
Akceptacja
Przeczytałem/przeczytałam niniejszy list, rozumiem go i w imieniu Kiwi Trails Limited wyrażam zgodę na zawarte w nim warunki.
Za Kiwi Trails Limited
Imię, nazwisko i stanowisko: ______________
Podpis: ______________
Data: ______________