Hizmet Görevlendirme Mektubu
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Yeni Zelanda
7 Kasım 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Yeni Zelanda
İlgi: Hana Walker, Müdür
Sayın Hana Walker, Müdür,
muhasebe ve vergi hizmetleri için görevlendirmemiz
Alvarez & Cho Chartered Accountants ("biz") firmasını tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Bu mektup, Kiwi Trails Limited ("siz") adına hangi koşullarla hareket edeceğimizi düzenler. Lütfen dikkatle okuyunuz. Mektubu uygun bulursanız, bir nüshasını imzalayıp bize iade ediniz. Görevlendirmemiz 1 Nisan 2027 tarihinde, veya işe başlamamızı istemişseniz daha önce başlar ve bu mektubun koşullarına tabidir ("Görevlendirme").
1. Çalışmamızın kapsamı
Aşağıdakileri yapacağız ("Çalışma"):
31 Mart 2027'de sona eren yıl için yıllık mali tabloları hazırlamak, şirketin gelir vergisi beyannamesini hazırlayıp vermek ve yeni araç alımının vergi işlemi konusunda tavsiyede bulunmak.
Taslak tablolar kayıtların teslimini izleyen 6 hafta içinde, vergi beyannamesi ise 7 Temmuz 2027'ye kadar verilecektir.
Çalışmayı, makul bir beceri ve özenle, tabi olduğumuz mesleki standartlara ve yürürlükteki mevzuata uygun olarak yürüteceğiz.
2. Kapsam dışında kalanlar
Görevlendirme Çalışma ile sınırlıdır. Aşağıdakileri kapsamaz:
Defter tutma, bordro, denetim çalışması, işletmenin satışına ilişkin tavsiye ve vergi idaresiyle herhangi bir inceleme veya uyuşmazlığın yürütülmesi.
Başka bir şey talep ederseniz veya olgular değişirse, bunun Çalışma dışında olup olmadığını size bildireceğiz ve yalnızca sizinle, örneğin e-postayla, yazılı olarak anlaştıktan sonra yapacağız. Aksi kararlaştırılmadıkça, bu mektubun koşulları o işe de uygulanır.
Tavsiyemiz sizin içindir ve yalnızca Çalışma amacıyla verilmiştir. Yazılı onayımız olmadan başkası tarafından veya başka bir amaçla dayanak yapılamaz. Biz danışmanız, kefil değiliz: belirli bir sonucu, örneğin bir makamın veya mahkemenin kararının sonucunu taahhüt edemeyiz.
3. Sorumluluklarımız
Şunları yapacağız:
- Çalışmayı, alanımızda yetkin bir profesyonelden beklenen beceri, özen ve gayretle yürütmek;
- uygun nitelikli kişileri görevlendirmek ve Çalışmadan esas olarak kimin sorumlu olduğunu size bildirmek;
- ilerleme ve öğrendiğimiz önemli hususlar konusunda sizi bilgilendirmek;
- sizden ihtiyacımız olanları aldığımız sürece bu mektuptaki tarihlere uymak;
- bir tarihe uyamayacağımızı veya Çalışmanın bir bölümünü tamamlayamayacağımızı düşünürsek sizi hemen bilgilendirmek;
- bilgilerinizi 8. maddeye uygun olarak güvende ve gizli tutmak.
4. Sorumluluklarınız
Şunları yapacaksınız:
- ihtiyaç duyduğumuz eksiksiz ve doğru bilgileri zamanında bize vermek; bunlar arasında: 30 Nisan 2027'ye kadar yıla ait banka ekstreleri, satış ve alış faturaları, bordro raporları, kredi ekstreleri ve varlık kayıtları.
- Çalışmayı etkileyebilecek her değişikliği veya olayı bize gecikmeden bildirmek;
- kararları ve talimatları zamanında vermek ve sizin adınıza bunu kimin yapabileceğini bildirmek;
- tavsiyemizin herhangi bir bölümünü anlamazsanız bize söylemek;
- bize verdiğiniz bilgilerin doğru olduğundan ve bunları bize vermeye hakkınız bulunduğundan emin olmak;
- tarafımızca sizin adınıza yapılması yazılı olarak kararlaştırılmadıkça, kendi kayıtlarınızı tutmak ve beyan süreleri gibi yasal yükümlülüklerinize uymak;
- ücretlerimizi 5. maddeye uygun ödemek.
Bize verdiğiniz bilgilere güveneceğiz. Çalışmanın bir parçası olmadığı sürece bunların doğruluğunu denetlemeyiz; eksik, geç veya yanlış bilgiden doğan hiçbir sorundan sorumlu değiliz. Bilgileri geç verirseniz tarihlere uyamayabiliriz ve ek süre için ücret alabiliriz.
5. Ücretler ve faturalandırma
Ücretlerimiz şu şekilde hesaplanır: Ücretlerin hesaplanma şekli
4.800 NZD sabit ücret. Kapsam dışı iş, yönetici için saat başına 190 NZD, diğer personel için saat başına 120 NZD üzerinden ücretlendirilir.
Dosyalama harçları ve Auckland dışındaki seyahat masrafları maliyet bedeliyle faturalandırılır.
Faturalandırma: bu mektubun kabulünde %50, kalanı tablolar teslim edildiğinde; faturalar 14 gün içinde ödenir.
1.500 NZD
- Aksi belirtilmedikçe ücretlerimiz satış vergisi, katma değer vergisi veya benzeri vergileri kapsamaz; geçerli olması halinde bunları ayrıca ödersiniz.
- Geç veya eksik bilgi, sizin talep ettiğiniz değişiklikler ya da denetimimiz dışındaki olaylar nedeniyle Çalışma beklediğimizden çok daha fazla zaman alırsa, bunu mümkün olan en erken zamanda size bildirecek ve nasıl ilerleyeceğimizi sizinle kararlaştıracağız. Önceden haber vermeden ek süre için ücret almayacağız.
- Bir faturayı vade tarihine kadar ödemezseniz, yazılı bildirimde bulunarak siz ödeyene kadar çalışmayı durdurabiliriz. Geciken tutarlar için hukukun izin verdiği oranda faiz uygulayabiliriz.
- Bir faturayla ilgili sorunuz varsa, faturayı aldıktan sonraki 14 gün içinde bize bildiriniz. Konuyu gecikmeden inceleriz.
- Ücretlerimizi başkası sizin adınıza ödemeyi kabul etmiş olsa bile ücretlerden siz sorumlu olmaya devam edersiniz.
- Ödediğiniz ücretler, Görevlendirmeyi sona erdirmeniz halinde iade edilmez; ancak peşin ödemenin kullanılmayan kısmını iade ederiz.
6. Çıkar çatışmaları
Görevlendirmeyi kabul etmeden önce kayıtlarımızı kontrol ettik ve sizin adınıza hareket etmemizi engelleyen bir çıkar çatışmasından haberdar değiliz. Çıkar çatışması, bir müşteriye karşı yükümlülüklerimizin başka bir müşteriye karşı yükümlülüklerimizle veya kendi çıkarlarımızla çeliştiği durumda ortaya çıkar.
Bir çatışmadan haberdar olursak, sizi hemen bilgilendireceğiz. Mesleğimizin kuralları izin verdiği ölçüde, her müşterinin bilgilerini ayrı ekiplerde tutmak gibi güvencelerle, bilgilendirilmiş yazılı onayınızla çalışmaya devam edebiliriz. Bunu yapamazsak, bir veya her iki müşteri adına hareket etmeyi bırakmak zorunda kalabiliriz. İzin verildiği ve bilgilerinizi gizli tuttuğumuz sürece, çıkarları sizinkinden farklı olan başka müşteriler adına da hareket edebiliriz.
7. Bağımsızlık
Çalışmaya ilişkin tarafsızlığımızı veya bağımsızlığımızı etkilediği makul olarak düşünülebilecek herhangi bir ilişki, mali menfaat veya başka bir durum varsa ve bir önlem almamız gerekiyorsa, bunu size zamanında bildireceğiz.
8. Gizlilik ve veriler
Bilgilerinizi gizli tutacak ve yalnızca Çalışma için kullanacağız. Aşağıdakiler dışında kimseye açıklamayacağız:
- Çalışma için bunlara ihtiyaç duyan ve gizliliğe bağlı olan ortaklarımız, personelimiz, alt yüklenicilerimiz ve danışmanlarımız;
- sizin talep ettiğiniz veya onayladığınız haller;
- kanunun, bir mahkemenin veya mesleki kurallarımızın bunu gerektirdiği ya da izin verdiği haller; örneğin bir düzenleyici kuruma veya yargılama sırasında. Hukuken mümkün olduğunda önce size haber vereceğiz.
Bize verdiğiniz kişisel verileri güvende tutacak ve yürürlükteki veri koruma mevzuatının gerektirdiği şekilde yalnızca Çalışma ve yasal yükümlülüklerimiz için işleyeceğiz. Bu verileri bize hukuka uygun olarak verebildiğinizden emin olmak sizin sorumluluğunuzdadır. Bu yükümlülük Görevlendirme sona erdikten sonra da devam eder.
Sizinle e-posta ve diğer elektronik yollarla iletişim kurmamızı ve belge göndermemizi kabul edersiniz. Elektronik iletişim tamamen güvenli değildir; dinlenmeye veya virüslere karşı korunaklı olduğunu garanti edemeyiz. Hassas belgeler için başka bir yol kullanmamızı istiyorsanız lütfen bize bildiriniz.
9. Kayıtlar ve belgeler
- Bize verdiğiniz belge ve kayıtların sahibi olmaya devam edersiniz. Talep ettiğinizde bunları iade ederiz; ücretlerimiz ödenene kadar kanunun izin verdiği ölçüde bunları alıkoyma hakkımız saklıdır.
- Çalışma kâğıtları, taslaklar ve dahili notlarımız, gizlilik yükümlülüğümüz saklı kalmak üzere bize aittir. Size vermemiz gerekenlerin kopyalarını vereceğiz.
- Dosyamızı Görevlendirme sona erdikten sonra 7 yıl boyunca, kanun veya mesleki kurallarımız daha uzununu gerektiriyorsa o süre boyunca saklayacağız; sonrasında size ayrıca bildirmeden güvenli biçimde imha edebiliriz.
- Tavsiyelerimiz ve belgelerimiz ancak nihai halleriyle teslim ettiğimizde kesindir. Lütfen taslaklara veya sözlü tavsiyelere güvenmeyiniz.
10. Sorumluluk sınırı
- Bu mektuptaki hiçbir hüküm; hileden, ihmalimizin yol açtığı ölüm veya kişisel yaralanmadan ya da hukuken sınırlandırılması mümkün olmayan başka herhangi bir hususta doğan sorumluluğumuzu sınırlamaz veya hariç tutmaz.
- Bu saklı kalmak üzere, Görevlendirme kapsamında veya onunla bağlantılı olarak, sözleşme, ihmal veya başka bir temele dayansın, size karşı toplam sorumluluğumuz 250.000 NZD ile sınırlıdır.
- Kâr, gelir, iş veya itibar kaybından ya da dolaylı veya sonuç olarak ortaya çıkan herhangi bir zarardan sorumlu değiliz.
- Bilgilerin doğru olmamasından, geç veya eksik verilmesinden, tavsiyemize uymamanızdan ya da sizin sorumluluğunuzdaki bir yasal süreye uymamanızdan doğan hiçbir zarardan sorumlu değiliz.
- Her talep, hukukun izin verdiği süre içinde ve her halükarda dayandığı olguları ilk öğrendiğiniz veya öğrenmeniz gerektiği tarihten itibaren bir yıl içinde ileri sürülmelidir; hukuk size daha uzun süre tanıyorsa ve bu sınıra izin vermiyorsa bu hüküm uygulanmaz.
- Zarardan başka bir kişi de sorumluysa, sorumluluğumuz o kişinin payı da gözetilerek hakkaniyete uygun paya sınırlıdır.
Firma, Southern Cross Insurance nezdinde mesleki sorumluluk sigortasına sahiptir; ayrıntılar talep üzerine verilir.
11. Görevlendirmenin sona ermesi
- Görevlendirmeyi istediğiniz zaman yazılı bildirimle sona erdirebilirsiniz. Biz ise 14 gün yazılı bildirimde bulunarak veya ödeme yapmamanız, ihtiyacımız olanları vermemeniz, bize doğru olmayan bilgi vermeniz ya da mesleğimizin kuralları veya kanun durmamızı gerektirmesi halinde derhal sona erdirebiliriz.
- Görevlendirme sona erdiğinde, bitiş tarihine kadar yapılan Çalışma ve yapılan masrafları bize ödeyeceksiniz. Hak sahibi olduğunuz şeyleri size vereceğiz ve talep ederseniz, makul bir ücret karşılığında başka bir danışmana devir teslime yardım edeceğiz.
- Aksi kararlaştırılmadıkça Görevlendirme, son faturamızı gönderdiğimizde veya Çalışma tamamlandığında, hangisi önce gerçekleşirse, sona erer. Bundan sonra, siz talep etmedikçe ve biz kabul etmedikçe, tavsiyemizi mevzuattaki veya olgulardaki değişikliklere göre güncelleme ya da vadesi gelebilecek hususları size hatırlatma yükümlülüğümüz yoktur.
12. Şikayetler
İyi bir hizmet sunmak istiyoruz. Memnun kalmazsanız bize söyleyiniz. Lütfen yönetici ortak Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example) adresine yazınız; neyin yanlış gittiğini ve bizden ne yapmamızı istediğinizi belirtiniz. Şikayetinizi gecikmeden teyit edecek, adil biçimde inceleyecek ve kararımızı açıklayan yazılı bir yanıt vereceğiz. Hâlâ memnun kalmazsanız, konunun ilgisi olmayan kıdemli bir kişi tarafından yeniden incelenmesini isteyebilirsiniz; ayrıca konuyu ilgili makama veya mahkemeye götürme hakkınız vardır.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlıklar
Bu mektuba ve Görevlendirme'ye Yeni Zelanda hukuku uygulanır.
Bir anlaşmazlık çıkarsa, önce anlaşmazlığın ne olduğunu belirten yazılı bir notla başlayarak görüşme yoluyla çözmeye çalışacağız. 30 gün içinde çözemezsek, her birimiz meseleyi aşağıdaki şekilde ilerletebilir.
Bu mektuptan doğan her uyuşmazlığın çözüm yeri Auckland olacaktır. Uyuşmazlıkların nasıl çözüleceği
14. Genel hükümler
- Bu mektup, Çalışmaya ilişkin aramızdaki sözleşmenin tamamıdır ve önceki tüm mutabakatların yerini alır. Yalnızca ikimizin de kabul ettiği yazılı belgeyle değiştirilebilir.
- Herhangi bir bölümü uygulanamazsa, geri kalanı yürürlükte kalır.
- Hiçbirimiz, diğerinin yazılı onayı olmadan bu mektuptan doğan haklarımızı devredemeyiz.
- Ayrı nüshalar halinde ve elektronik ortamda imzalanabilir; bunlar birlikte tek bir sözleşme oluşturur.
- Bu mektubu imzalayıp iade etmeden bizden devam etmemizi isterseniz veya Çalışmaya başlamamıza izin verirseniz, bu koşulları kabul etmiş sayılırsınız.
Bu mektup mutabakatımızı doğru yansıtıyorsa, lütfen aşağıdaki nüshayı imzalayıp bize iade ediniz. Sorularınız varsa, imzalamadan önce bize sorunuz.
Saygılarımızla,
Alvarez & Cho Chartered Accountants adına
Ad ve unvan: ______________
İmza: ______________
Tarih: ______________
Kabul
Bu mektubu okudum, anladım ve Kiwi Trails Limited adına içindeki koşulları kabul ediyorum.
Kiwi Trails Limited adına
Ad ve unvan: ______________
İmza: ______________
Tarih: ______________