خطاب ارتباط مهني
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, نيوزيلندا
7 نوفمبر 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, نيوزيلندا
عناية Hana Walker، مديرة
السيد/السيدة Hana Walker، مديرة المحترم/المحترمة،
ارتباطنا بشأن خدمات المحاسبة والضرائب
نشكركم على اختياركم Alvarez & Cho Chartered Accountants («نحن»). يبيّن هذا الخطاب الشروط التي سنعمل بموجبها لصالح Kiwi Trails Limited («أنتم»). نرجو قراءته بعناية. وإذا وافقتم عليه، فنرجو توقيع نسخة منه وإعادتها إلينا. يبدأ ارتباطنا في 1 أبريل 2027، أو قبل ذلك إذا طلبتم منا بدء العمل، ويخضع لشروط هذا الخطاب («الارتباط»).
1. نطاق عملنا
سنقوم بما يأتي («العمل»):
إعداد القوائم المالية السنوية للسنة المنتهية في 31 مارس 2027، وإعداد الإقرار الضريبي للشركة عن الدخل وتقديمه، وتقديم المشورة بشأن المعالجة الضريبية لشراء المركبة الجديدة.
تسليم مسودة القوائم خلال 6 أسابيع من استلام السجلات، وتقديم الإقرار الضريبي بحلول 7 يوليو 2027.
وسننفّذ العمل بالمهارة والعناية المعقولتين، ووفق المعايير المهنية والقوانين المنطبقة علينا.
2. ما لا يشمله الارتباط
يقتصر الارتباط على العمل. ولا يشمل ما يأتي:
مسك الدفاتر، وكشوف الرواتب، وأعمال التدقيق، والمشورة بشأن بيع النشاط التجاري، والتعامل مع أي تحقيق أو نزاع مع السلطة الضريبية.
وإذا طلبتم منا أي أمر آخر، أو تغيّرت الوقائع، فسنبيّن لكم ما إذا كان ذلك خارج العمل، ولن نقوم به إلا بعد الاتفاق عليه معكم كتابةً، كأن يكون ذلك بالبريد الإلكتروني. وما لم نتفق على خلاف ذلك، تسري شروط هذا الخطاب عليه.
مشورتنا موجهة إليكم وحدكم، ولغرض العمل وحده. ولا يجوز لأي شخص آخر الاعتماد عليها، ولا الاعتماد عليها لأي غرض آخر، دون موافقتنا الكتابية. ونحن مستشارون ولسنا ضامنين: فلا يمكننا أن نَعِد بنتيجة معينة، مثل نتيجة قرار صادر عن جهة رسمية أو محكمة.
3. مسؤولياتنا
سنقوم بما يأتي:
- تنفيذ العمل بالمهارة والعناية والاجتهاد المتوقعة من مهني كفء في مجالنا؛
- تكليف أشخاص مؤهلين تأهيلًا مناسبًا، وإبلاغكم بمن يتولى المسؤولية الرئيسية عن العمل؛
- إطلاعكم على سير العمل وعلى الأمور المهمة التي نعلم بها؛
- الالتزام بالمواعيد المذكورة في هذا الخطاب، ما دمنا نتلقى منكم ما نحتاج إليه؛
- إبلاغكم دون إبطاء إذا رأينا أنه يتعذر علينا الالتزام بموعد أو إنجاز جزء من العمل؛
- حفظ معلوماتكم في أمان وسرية، وفق البند 8.
4. مسؤولياتكم
عليكم ما يأتي:
- تزويدنا، في الوقت المناسب، بالمعلومات الكاملة والدقيقة التي نحتاج إليها، ومنها: كشوف الحساب المصرفي، وفواتير المبيعات والمشتريات، وتقارير الرواتب، وكشوف القروض، وسجلات الأصول عن السنة، بحلول 30 أبريل 2027.
- إبلاغنا دون إبطاء بأي تغيير أو حدث قد يؤثر في العمل؛
- اتخاذ القرارات وإصدار التعليمات في الوقت المناسب، وإبلاغنا بمن يملك ذلك نيابةً عنكم؛
- إبلاغنا إذا لم تفهموا أي جزء من مشورتنا؛
- التأكد من أن المعلومات التي تقدمونها لنا صحيحة، وأن لكم الحق في تقديمها إلينا؛
- الاحتفاظ بسجلاتكم الخاصة، والوفاء بالتزاماتكم القانونية، ومنها مواعيد التقديم لدى الجهات المختصة، ما لم نتفق كتابةً على أن نتولى ذلك عنكم؛
- دفع أتعابنا وفق البند 5.
سنعتمد على المعلومات التي تقدمونها لنا. ولا نتحقق من صحتها، ما لم يكن ذلك من العمل، ولا نتحمل المسؤولية عن أي مشكلة تنتج عن معلومات ناقصة أو متأخرة أو خاطئة. وإذا قدمتم لنا المعلومات متأخرة فقد لا نتمكن من الالتزام بالمواعيد، وقد نتقاضى مقابلًا عن الوقت الإضافي.
5. الأتعاب والفوترة
تُحتسب أتعابنا على النحو الآتي: طريقة احتساب الأتعاب
أتعاب ثابتة قدرها 4,800 دولار نيوزيلندي. ويُحاسَب على العمل خارج النطاق بسعر 190 دولارًا نيوزيلنديًا للساعة للمدير و120 دولارًا نيوزيلنديًا للساعة لسائر الموظفين.
تُحتسب رسوم التقديم ونفقات السفر خارج أوكلاند بالتكلفة الفعلية.
الفوترة: 50% عند قبول هذا الخطاب والباقي عند تسليم القوائم؛ وتُدفع الفواتير خلال 14 يومًا.
1,500 دولار نيوزيلندي
- ما لم يُنصّ على خلاف ذلك، لا تشمل أتعابنا ضريبة المبيعات أو ضريبة القيمة المضافة أو أي ضريبة مماثلة، وتدفعونها بالإضافة إلى الأتعاب إن كانت مستحقة.
- إذا استغرق العمل وقتًا أطول بكثير مما توقعنا بسبب معلومات متأخرة أو ناقصة، أو تغييرات تطلبونها، أو أحداث خارجة عن سيطرتنا، فسنبلغكم بذلك في أقرب وقت ممكن ونتفق معكم على كيفية المتابعة. ولن نتقاضى مقابلًا عن الوقت الإضافي دون إبلاغكم مسبقًا.
- إذا لم تدفعوا فاتورة في موعد استحقاقها، جاز لنا، بعد إشعار كتابي، أن نوقف العمل إلى أن تدفعوا. ويجوز أن نتقاضى فائدة على المبالغ المتأخرة بالنسبة التي يجيزها القانون.
- إذا كان لديكم سؤال عن فاتورة، فأبلغونا به خلال 14 يومًا من استلامها. وسننظر فيه دون إبطاء.
- تظلون مسؤولين عن أتعابنا حتى لو اتفق شخص آخر على دفعها عنكم.
- لا تُردّ الأتعاب التي دفعتموها إذا أنهيتم الارتباط، إلا أننا نردّ أي جزء من الدفعة المقدمة لم يُستخدم.
6. تعارض المصالح
قبل قبول الارتباط، راجعنا سجلاتنا ولسنا على علم بأي تعارض في المصالح يمنعنا من العمل لصالحكم. ينشأ التعارض عندما تتعارض التزاماتنا تجاه أحد العملاء مع التزاماتنا تجاه عميل آخر أو مع مصالحنا الخاصة.
وإذا علمنا بوجود تعارض فسنبلغكم به دون إبطاء. وحيثما تجيز قواعد مهنتنا، يجوز أن نستمر في العمل بموافقتكم الكتابية المستنيرة ومع ضمانات، مثل حفظ معلومات كل عميل لدى فريق منفصل. فإن تعذّر ذلك، فقد نضطر إلى التوقف عن العمل لصالح عميل واحد أو لصالح العميلين. ويجوز لنا العمل لصالح عملاء آخرين تختلف مصالحهم عن مصالحكم، إذا كان ذلك جائزًا وحافظنا على سرية معلوماتكم.
7. الاستقلالية
سنبلغكم في الوقت المناسب إذا وُجدت أي علاقة أو مصلحة مالية أو ظرف آخر يمكن أن يُعتقد بصورة معقولة أنه يؤثر في موضوعيتنا أو استقلالنا فيما يتعلق بالعمل، وإذا لزم أن نتخذ أي إجراء.
8. السرية والبيانات
سنحافظ على سرية معلوماتكم ولن نستعملها إلا لأجل العمل. ولن نفصح عنها لأي شخص آخر، إلا في الحالات الآتية:
- لشركائنا وموظفينا ومتعاقدينا من الباطن ومستشارينا ممن يحتاجون إليها لأجل العمل وممن يلتزمون بالمحافظة على سريتها؛
- عندما تطلبون ذلك أو توافقون عليه؛
- عندما يوجب القانون أو محكمة أو قواعد مهنتنا الإفصاح أو تجيزه، كالإفصاح لجهة رقابية أو في دعوى قضائية. وحيثما يجوز لنا قانونًا ذلك، سنبلغكم به مسبقًا.
وسنحفظ أي بيانات شخصية تقدمونها لنا في أمان، ولن نعالجها إلا لأجل العمل ولأداء التزاماتنا القانونية، وفق ما يقتضيه قانون حماية البيانات المنطبق. وأنتم مسؤولون عن التأكد من أن لكم الحق قانونًا في تقديم هذه البيانات إلينا. ويستمر هذا الالتزام بعد انتهاء الارتباط.
وتوافقون على أن نتواصل معكم ونرسل الوثائق بالبريد الإلكتروني وغيره من الوسائل الإلكترونية. والتواصل الإلكتروني ليس آمنًا تمامًا، ولا يمكننا أن نضمن خلوّه من الاعتراض أو الفيروسات. فنرجو إبلاغنا إذا أردتم أن نستعمل وسيلة أخرى للوثائق الحساسة.
9. السجلات والوثائق
- تظلون مالكين للوثائق والسجلات التي تقدمونها لنا. وسنعيدها إليكم عند طلبكم، مع مراعاة حقنا في حبسها حيثما يجيز القانون إلى أن تُدفع أتعابنا.
- نملك أوراق عملنا ومسوداتنا وملاحظاتنا الداخلية، مع مراعاة واجب السرية علينا. وسنزودكم بنسخ مما يلزمنا تزويدكم به.
- سنحتفظ بملفنا مدة 7 سنوات بعد انتهاء الارتباط، أو مدة أطول إذا اقتضى القانون أو قواعد مهنتنا ذلك، ويجوز لنا بعد ذلك إتلافه بطريقة آمنة دون إشعار آخر لكم.
- لا تكون مشورتنا ووثائقنا نهائية إلا عندما نسلّمها بصيغتها النهائية. فنرجو عدم الاعتماد على المسودات أو على المشورة الشفهية.
10. حدود المسؤولية
- لا شيء في هذا الخطاب يحدّ من مسؤوليتنا عن الاحتيال، أو الوفاة أو الإصابة الجسدية الناجمة عن إهمالنا، أو عن أي أمر آخر لا يجيز القانون لنا تحديد المسؤولية عنه، ولا يستثنيها.
- مع مراعاة ما سبق، تقتصر مسؤوليتنا الإجمالية تجاهكم بموجب الارتباط أو فيما يتصل به، سواء في العقد أو في الإهمال أو غير ذلك، على 250,000 دولار نيوزيلندي.
- لا نكون مسؤولين عن أي خسارة في الأرباح أو الإيرادات أو الأعمال أو السمعة التجارية، ولا عن أي خسارة غير مباشرة أو تبعية.
- لا نكون مسؤولين عن أي خسارة تنتج عن عدم صحة المعلومات أو تأخرها أو نقصها، أو عن عدم اتباعكم مشورتنا، أو عن عدم التزامكم بموعد قانوني كنتم مسؤولين عنه.
- يجب تقديم أي مطالبة خلال المدة التي يجيزها القانون، وعلى أي حال خلال سنة واحدة من علمكم لأول مرة بالوقائع التي تستند إليها، أو من الوقت الذي كان ينبغي أن تعلموا فيه بها، ما لم يمنحكم القانون مدة أطول ولم يجز هذا الحد.
- إذا كان شخص آخر مسؤولًا كذلك عن الخسارة، فتقتصر مسؤوليتنا على الحصة العادلة، مع مراعاة حصة ذلك الشخص.
يحتفظ المكتب بتأمين المسؤولية المهنية لدى Southern Cross Insurance، والتفاصيل متاحة عند الطلب.
11. إنهاء الارتباط
- يجوز لكم إنهاء الارتباط في أي وقت بإشعار كتابي إلينا. ويجوز لنا إنهاؤه بإشعار كتابي إليكم مدته 14 يومًا، أو فورًا إذا لم تدفعوا، أو لم تقدموا لنا ما نحتاج إليه، أو قدمتم لنا معلومات غير صحيحة، أو إذا اقتضى القانون أو قواعد مهنتنا أن نتوقف.
- عند انتهاء الارتباط تدفعون لنا مقابل العمل المنجز والمصروفات المتكبدة حتى تاريخ انتهائه. وسنسلّمكم ما تستحقونه، وإذا طلبتم فسنساعد في تسليم الملف إلى مستشار آخر مقابل أتعاب معقولة.
- ما لم نتفق على خلاف ذلك، ينتهي الارتباط عند إرسالنا فاتورتنا الأخيرة أو عند إتمام العمل، أيهما أسبق. وبعد ذلك لا نلتزم بتحديث مشورتنا بسبب تغيّر القانون أو الوقائع، ولا بتذكيركم بما قد يستحق، ما لم تطلبوا ذلك ونوافق عليه.
12. الشكاوى
نريد أن نقدّم خدمة جيدة. فإذا لم تكونوا راضين، فأبلغونا بذلك. نرجو مخاطبة الشريك الإداري Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example)، وبيان ما حدث من خلل وما تودون منا فعله. وسنؤكد استلام شكواكم دون إبطاء، وننظر فيها بإنصاف، ونردّ كتابةً مع بيان قرارنا. وإذا بقيتم غير راضين، فيمكنكم طلب مراجعتها من شخص رفيع المستوى لم يشارك فيها، ولكم الحق في رفعها إلى الجهة المختصة أو المحكمة.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. القانون الواجب التطبيق والمنازعات
يخضع هذا الخطاب والارتباط لقوانين نيوزيلندا.
إذا نشأ خلاف، فسنحاول أولًا تسويته بالتشاور، ابتداءً بمذكرة كتابية تبيّن موضوع الخلاف. فإن لم نتمكن من تسويته خلال 30 يومًا، جاز لأي منا المضي في الأمر على النحو الآتي.
مكان الفصل في أي نزاع ينشأ عن هذا الخطاب هو أوكلاند. كيفية الفصل في المنازعات
14. أحكام عامة
- هذا الخطاب هو الاتفاق الكامل بيننا بشأن العمل، ويحل محل أي تفاهم سابق. ولا يجوز تعديله إلا كتابةً بموافقة كلينا.
- إذا تعذّر إنفاذ أي جزء منه، بقي الباقي ساريًا.
- لا يجوز لأي منا نقل حقوقه بموجبه دون موافقة كتابية من الآخر.
- يجوز توقيعه في نسخ منفصلة وإلكترونيًا، وتشكل مجتمعةً اتفاقًا واحدًا.
- إذا لم توقعوا هذا الخطاب وتعيدوه ولكنكم طلبتم منا المتابعة، أو سمحتم لنا ببدء العمل، عُدّ ذلك قبولًا منكم لهذه الشروط.
إذا كان هذا الخطاب يبيّن تفاهمنا على الوجه الصحيح، فنرجو توقيع النسخة أدناه وإعادتها إلينا. وإذا كانت لديكم أي أسئلة، فنرجو طرحها علينا قبل التوقيع.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،
عن Alvarez & Cho Chartered Accountants
الاسم والصفة: ______________
التوقيع: ______________
التاريخ: ______________
القبول
قرأتُ هذا الخطاب وفهمته، وأوافق باسم Kiwi Trails Limited على الشروط الواردة فيه.
عن Kiwi Trails Limited
الاسم والصفة: ______________
التوقيع: ______________
التاريخ: ______________