Lettera di incarico
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Nuova Zelanda
7 novembre 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Nuova Zelanda
All'attenzione di Hana Walker, amministratrice
Gentile Hana Walker, amministratrice,
Il nostro incarico per i servizi di contabilità e consulenza fiscale
Grazie per aver scelto Alvarez & Cho Chartered Accountants ("noi", "ci"). La presente lettera stabilisce le condizioni alle quali agiremo per conto di Kiwi Trails Limited ("voi"). Vi preghiamo di leggerla con attenzione. Se la condividete, firmatene e restituiteci una copia. Il nostro incarico decorre dal 1 aprile 2027, o da una data anteriore se ci avete chiesto di iniziare il lavoro, ed è soggetto alle condizioni della presente lettera (l'"Incarico").
1. Oggetto del nostro lavoro
Svolgeremo le seguenti attività (il "Lavoro"):
Predisporre il bilancio annuale per l'esercizio che termina il 31 marzo 2027, predisporre e presentare la dichiarazione dei redditi della società e fornire consulenza sul trattamento fiscale dell'acquisto del nuovo veicolo.
Bozza del bilancio entro 6 settimane dal ricevimento delle scritture e dichiarazione dei redditi presentata entro il 7 luglio 2027.
Eseguiremo il Lavoro con ragionevole competenza e diligenza, in conformità agli standard professionali e alle leggi che ci sono applicabili.
2. Che cosa non è incluso
L'Incarico è limitato al Lavoro. Non comprende:
Tenuta della contabilità, elaborazione delle paghe, attività di revisione, consulenza sulla vendita dell'azienda e gestione di eventuali accertamenti o controversie con l'autorità fiscale.
Se ci chiedete di fare qualsiasi altra cosa, o se i fatti cambiano, vi diremo se ciò esula dal Lavoro e lo faremo solo dopo averlo concordato con voi per iscritto, ad esempio via email. Salvo diverso accordo, le condizioni della presente lettera si applicheranno anche a tale attività.
Il nostro parere è destinato a voi e solo alle finalità del Lavoro. Nessun altro può farvi affidamento, né può essere utilizzato per altre finalità, senza il nostro consenso scritto. Siamo consulenti e non garanti: non possiamo promettere un risultato particolare, ad esempio l'esito di una decisione di un'autorità o di un giudice.
3. Le nostre responsabilità
Ci impegniamo a:
- eseguire il Lavoro con la competenza, la cura e la diligenza che ci si attende da un professionista competente nel nostro settore;
- assegnare persone adeguatamente qualificate e comunicarvi chi è il principale responsabile del Lavoro;
- tenervi informati sull'avanzamento e sulle questioni importanti di cui veniamo a conoscenza;
- rispettare le date indicate nella presente lettera, purché disponiamo di quanto ci occorre da voi;
- avvisarvi tempestivamente se riteniamo di non poter rispettare una data o completare una parte del Lavoro;
- mantenere sicure e riservate le vostre informazioni, come previsto nell'articolo 8.
4. Le vostre responsabilità
Vi impegnate a:
- fornirci tempestivamente le informazioni complete e accurate di cui abbiamo bisogno, tra cui: Estratti conto bancari, fatture di vendita e di acquisto, report sulle paghe, estratti dei finanziamenti e registri dei cespiti dell'esercizio, entro il 30 aprile 2027.
- comunicarci tempestivamente qualsiasi cambiamento o evento che possa incidere sul Lavoro;
- assumere le decisioni e darci le istruzioni in tempo utile, e indicarci chi può farlo per vostro conto;
- dirci se non comprendete una parte del nostro parere;
- assicurarvi che le informazioni che ci fornite siano veritiere e che abbiate il diritto di comunicarcele;
- tenere le vostre scritture e rispettare i vostri obblighi di legge, ad esempio le scadenze di presentazione, salvo che abbiamo concordato per iscritto di farlo noi per voi;
- pagare i nostri compensi come previsto nell'articolo 5.
Faremo affidamento sulle informazioni che ci fornite. Non ne verifichiamo l'esattezza, salvo che ciò faccia parte del Lavoro, e non rispondiamo di alcun problema derivante da informazioni incomplete, tardive o errate. Se ci fornite le informazioni in ritardo, potremmo non riuscire a rispettare le date e potremmo addebitare il tempo aggiuntivo.
5. Compensi e fatturazione
I nostri compensi sono calcolati come segue: Come sono calcolati i compensi
Un compenso fisso di NZD 4.800. Il lavoro al di fuori dell'oggetto è addebitato a NZD 190 all'ora per un responsabile e a NZD 120 all'ora per gli altri collaboratori.
I diritti di deposito e le trasferte fuori Auckland sono addebitati al costo.
Fatturazione: il 50% all'accettazione della presente lettera e il resto alla consegna del bilancio; le fatture sono pagabili entro 14 giorni.
NZD 1.500
- Salvo diversa indicazione, i nostri compensi non comprendono imposte sulle vendite, imposta sul valore aggiunto o imposte analoghe, che pagherete in aggiunta se dovute.
- Se il Lavoro richiede molto più tempo del previsto a causa di informazioni tardive o incomplete, di modifiche da voi richieste o di eventi al di fuori del nostro controllo, ve lo comunicheremo il prima possibile e concorderemo con voi come procedere. Non addebiteremo il tempo aggiuntivo senza avvisarvi prima.
- Se non pagate una fattura entro la scadenza, possiamo, previo avviso scritto, sospendere il lavoro fino al pagamento. Possiamo addebitare interessi sugli importi in ritardo nella misura consentita dalla legge.
- Se avete dubbi su una fattura, comunicateceli entro 14 giorni dal ricevimento. Li esamineremo tempestivamente.
- Restate responsabili dei nostri compensi anche se qualcun altro ha concordato di pagarli per vostro conto.
- I compensi già pagati non sono rimborsati se risolvete l'Incarico, salvo che rimborseremo la parte di un pagamento anticipato non utilizzata.
6. Conflitti di interesse
Prima di accettare l'Incarico abbiamo verificato i nostri archivi e non siamo a conoscenza di alcun conflitto di interesse che ci impedisca di agire per voi. Un conflitto sorge quando i nostri doveri verso un cliente sono in contrasto con i doveri verso un altro cliente o con i nostri stessi interessi.
Se veniamo a conoscenza di un conflitto, ve lo comunicheremo tempestivamente. Dove le regole della nostra professione lo consentono, potremo continuare ad agire con il vostro consenso scritto informato e con adeguate cautele, ad esempio mantenendo le informazioni di ciascun cliente in gruppi di lavoro separati. Se ciò non è possibile, potremmo dover cessare di agire per uno o per entrambi i clienti. Possiamo agire per altri clienti con interessi diversi dai vostri, se ciò è consentito e manteniamo riservate le vostre informazioni.
7. Indipendenza
Vi informeremo tempestivamente se un rapporto, un interesse finanziario o altra circostanza possa ragionevolmente essere ritenuto idoneo a incidere sulla nostra obiettività o indipendenza in relazione al Lavoro, e se dobbiamo adottare alcune misure.
8. Riservatezza e dati
Manterremo riservate le vostre informazioni e le utilizzeremo solo per il Lavoro. Non le comunicheremo ad altri, tranne:
- ai nostri soci, collaboratori, subappaltatori e consulenti che ne abbiano necessità per il Lavoro e siano vincolati a un obbligo di riservatezza;
- quando ce lo chiedete o lo autorizzate;
- quando la legge, un giudice o le nostre regole professionali lo richiedono o lo consentono, ad esempio a un'autorità di vigilanza o in un procedimento giudiziario. Dove possiamo lecitamente farlo, ve ne informeremo prima.
Manterremo al sicuro i dati personali che ci fornite e li tratteremo solo per il Lavoro e per i nostri obblighi di legge, come richiesto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati. Siete responsabili di assicurarvi di poterci lecitamente fornire tali dati. Questo obbligo continua dopo la cessazione dell'Incarico.
Accettate che possiamo comunicare con voi e inviare documenti via email e con altri mezzi elettronici. La comunicazione elettronica non è completamente sicura e non possiamo garantire che sia priva di intercettazioni o virus. Vi preghiamo di dirci se desiderate che usiamo un altro mezzo per i documenti sensibili.
9. Archivi e documenti
- Restate proprietari dei documenti e degli archivi che ci consegnate. Ve li restituiremo su richiesta, salvo il nostro diritto di trattenerli, dove la legge lo consente, fino al pagamento dei nostri compensi.
- Siamo titolari delle nostre carte di lavoro, bozze e appunti interni, fermo restando il nostro obbligo di riservatezza. Vi daremo copia di ciò che siamo tenuti a consegnarvi.
- Conserveremo il nostro fascicolo per 7 anni dopo la cessazione dell'Incarico, o più a lungo se la legge o le nostre regole professionali lo richiedono, e potremo poi distruggerlo in modo sicuro senza ulteriore avviso.
- I nostri pareri e documenti sono definitivi solo quando li consegniamo in forma definitiva. Vi preghiamo di non fare affidamento su bozze o pareri orali.
10. Limitazione di responsabilità
- Nulla nella presente lettera limita o esclude la nostra responsabilità per frode, per morte o lesioni personali causate da nostra negligenza, o per qualsiasi altra responsabilità che la legge non ci consente di limitare.
- Fermo restando quanto precede, la nostra responsabilità complessiva nei vostri confronti in base all'Incarico o in connessione con esso, per contratto, per negligenza o altrimenti, è limitata a NZD 250.000.
- Non rispondiamo di alcuna perdita di profitto, ricavi, affari o avviamento, né di alcun danno indiretto o consequenziale.
- Non rispondiamo di alcuna perdita derivante da informazioni non veritiere, tardive o incomplete, dal mancato seguito dato ai nostri pareri o dal mancato rispetto di una scadenza legale di cui eravate responsabili.
- Qualsiasi richiesta deve essere presentata entro il termine consentito dalla legge e comunque entro un anno da quando avete avuto conoscenza, o avreste dovuto avere conoscenza, dei fatti su cui si fonda, salvo che la legge vi conceda un termine più lungo e non consenta questo limite.
- Se anche un'altra persona è responsabile della perdita, la nostra responsabilità è limitata alla quota equa, tenuto conto della quota di tale altra persona.
Lo studio ha un'assicurazione per la responsabilità professionale con Southern Cross Insurance; i dettagli sono disponibili su richiesta.
11. Cessazione dell'Incarico
- Potete risolvere l'Incarico in qualsiasi momento con comunicazione scritta. Noi possiamo risolverlo con un preavviso scritto di 14 giorni, o immediatamente se non avete pagato, non ci avete fornito quanto necessario, ci avete fornito informazioni non veritiere, o se le regole della nostra professione o la legge ci impongono di cessare.
- Alla cessazione dell'Incarico ci pagherete il Lavoro svolto e le spese sostenute fino alla data di cessazione. Vi consegneremo quanto vi spetta e, su richiesta, vi assisteremo nel passaggio di consegne a un altro consulente per un compenso ragionevole.
- Salvo diverso accordo, l'Incarico termina quando inviamo la fattura finale o quando il Lavoro è completato, se anteriore. Successivamente non abbiamo alcun obbligo di aggiornare il nostro parere per modifiche della legge o dei fatti, né di ricordarvi scadenze che possano maturare, salvo che ce lo chiediate e noi accettiamo.
12. Reclami
Vogliamo offrire un buon servizio. Se non siete soddisfatti, diteccelo. Vi preghiamo di scrivere a il socio amministratore, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example), indicando che cosa non ha funzionato e che cosa desiderate che facciamo. Confermeremo tempestivamente il ricevimento del reclamo, lo esamineremo con imparzialità e risponderemo per iscritto, spiegando la nostra decisione. Se non siete ancora soddisfatti, potete chiedere che sia riesaminato da una persona di livello superiore non coinvolta, e avete il diritto di rivolgervi all'autorità o al giudice competente.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Legge applicabile e controversie
La presente lettera e l'Incarico sono regolati dalla legge di Nuova Zelanda.
In caso di controversia, cercheremo anzitutto di risolverla dialogando, a partire da una comunicazione scritta che indichi l'oggetto della controversia. Se non riusciamo a risolverla entro 30 giorni, ciascuno di noi può procedere come segue.
Il foro competente per qualsiasi controversia derivante dalla presente lettera è Auckland. Come sono decise le controversie
14. Disposizioni generali
- La presente lettera costituisce l'intero accordo tra noi in merito al Lavoro e sostituisce ogni precedente intesa. Può essere modificata solo per iscritto con il consenso di entrambi.
- Se una parte non può essere fatta valere, il resto resta efficace.
- Nessuno di noi può trasferire i propri diritti derivanti dalla presente lettera senza il consenso scritto dell'altro.
- Può essere sottoscritta in più copie e in forma elettronica, che insieme formano un unico accordo.
- Se non firmate e non ci restituite la presente lettera ma ci chiedete di proseguire, o ci lasciate iniziare il Lavoro, sarete considerati come aver accettato queste condizioni.
Se la presente lettera riflette correttamente la nostra intesa, vi preghiamo di firmare la copia sottostante e di restituircela. Per qualsiasi domanda, vi preghiamo di rivolgervi a noi prima di firmare.
Distinti saluti,
Per Alvarez & Cho Chartered Accountants
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Data: ______________
Accettazione
Ho letto la presente lettera, la comprendo e accetto, per conto di Kiwi Trails Limited, le condizioni in essa contenute.
Per Kiwi Trails Limited
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Data: ______________