Toimeksiantokirje
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Uusi-Seelanti
- marraskuuta 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Uusi-Seelanti
Huomioon: Hana Walker, johtaja
Hyvä Hana Walker, johtaja,
Toimeksiantomme (kirjanpito ja verotus)
Kiitos, että valitsitte Alvarez & Cho Chartered Accountants (”me”, ”meidän”). Tässä kirjeessä esitetään ehdot, joilla toimimme asiakkaamme Kiwi Trails Limited (”te”, ”teidän”) puolesta. Lukekaa kirje huolellisesti. Jos hyväksytte sen, allekirjoittakaa ja palauttakaa yksi kappale. Toimeksiantomme alkaa 1. huhtikuuta 2027 tai aiemmin, jos olette pyytäneet meitä aloittamaan työn, ja siihen sovelletaan tämän kirjeen ehtoja (”Toimeksianto”).
1. Työmme laajuus
Teemme seuraavan (”Työ”):
Laaditaan tilinpäätös 31. maaliskuuta 2027 päättyneeltä tilikaudelta, laaditaan ja jätetään yhtiön tuloveroilmoitus sekä neuvotaan uuden ajoneuvohankinnan verokohtelusta.
Tilinpäätösluonnos 6 viikon kuluessa aineiston saamisesta ja veroilmoitus jätetään 7. heinäkuuta 2027 mennessä.
Suoritamme Työn asianmukaisella ammattitaidolla ja huolellisuudella, meihin sovellettavien ammatillisten standardien ja lakien mukaisesti.
2. Mitä Toimeksianto ei sisällä
Toimeksianto rajoittuu Työhön. Siihen ei sisälly:
Juokseva kirjanpito, palkanlaskenta, tilintarkastus, yrityskaupan neuvonta sekä verottajan kanssa käytävät tutkinnat tai riidat.
Jos pyydätte meitä tekemään jotakin muuta tai jos olosuhteet muuttuvat, ilmoitamme, kuuluuko asia Työn ulkopuolelle, ja teemme sen vasta, kun olemme sopineet siitä kanssanne kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla. Ellemme toisin sovi, tämän kirjeen ehtoja sovelletaan myös siihen.
Neuvomme on tarkoitettu teille ja vain Työn tarkoitukseen. Muut eivät saa tukeutua niihin eikä niitä saa käyttää muuhun tarkoitukseen ilman kirjallista suostumustamme. Olemme neuvonantajia emmekä takaajia: emme voi luvata tiettyä lopputulosta, esimerkiksi viranomaisen tai tuomioistuimen päätöksen sisältöä.
3. Meidän velvollisuutemme
Me
- suoritamme Työn alallamme pätevältä ammattilaiselta odotettavalla ammattitaidolla, huolellisuudella ja ahkeruudella;
- määräämme tehtävään asianmukaisesti pätevät henkilöt ja ilmoitamme teille, kuka vastaa Työstä pääasiassa;
- pidämme teidät ajan tasalla työn edistymisestä ja tärkeistä tietoon tulleista asioista;
- noudatamme tämän kirjeen määräaikoja, kunhan saamme teiltä tarvitsemamme;
- ilmoitamme viipymättä, jos arvioimme, ettemme voi noudattaa määräaikaa tai saattaa osaa Työstä loppuun;
- pidämme tietonne turvassa ja luottamuksellisina kohdan 8 mukaisesti.
4. Teidän velvollisuutenne
Te
- annatte meille ajoissa täydelliset ja oikeat tiedot, joita tarvitsemme, mukaan lukien: Tilikauden tiliotteet, myynti- ja ostolaskut, palkkaraportit, lainaotteet ja omaisuuskirjanpito 30. huhtikuuta 2027 mennessä.
- ilmoitatte meille viipymättä muutoksista tai tapahtumista, jotka voivat vaikuttaa Työhön;
- teette päätökset ja annatte ohjeet ajoissa ja ilmoitatte meille, kuka voi tehdä niin puolestanne;
- kerrotte meille, jos ette ymmärrä jotakin neuvomme osaa;
- huolehditte siitä, että antamanne tiedot ovat totta ja että teillä on oikeus antaa ne meille;
- pidätte omat kirjanpitonne ja asiakirjanne ja täytätte lakisääteiset velvollisuutenne, esimerkiksi ilmoitusten määräajat, ellemme ole kirjallisesti sopineet hoitavamme sitä teidän puolestanne;
- maksatte palkkiomme kohdan 5 mukaisesti.
Luotamme teiltä saamiimme tietoihin. Emme tarkista niiden oikeellisuutta, ellei se kuulu Työhön, emmekä vastaa ongelmista, jotka johtuvat puutteellisista, myöhästyneistä tai virheellisistä tiedoista. Jos toimitatte tietoja myöhässä, emme välttämättä voi noudattaa määräaikoja, ja voimme veloittaa ylimääräisestä ajasta.
5. Palkkiot ja laskutus
Palkkiomme määräytyvät seuraavasti: Palkkioiden määräytymisperuste
Kiinteä palkkio NZD 4 800. Työstä, joka ei kuulu laajuuteen, veloitetaan NZD 190 tunnilta esimiestasolta ja NZD 120 tunnilta muulta henkilöstöltä.
Arkistointimaksut ja Aucklandin ulkopuoliset matkat veloitetaan todellisten kustannusten mukaan.
Laskutus: 50 % tämän kirjeen hyväksymisen yhteydessä ja loput tilinpäätöksen luovutuksen yhteydessä; laskut maksetaan 14 päivän kuluessa.
NZD 1 500
- Ellei toisin ilmoiteta, palkkiomme eivät sisällä myynti-, arvonlisä- tai muuta vastaavaa veroa, jonka maksatte lisäksi, jos se on sovellettavissa.
- Jos Työ vie huomattavasti odotettua enemmän aikaa myöhästyneiden tai puutteellisten tietojen, pyytämienne muutosten tai meistä riippumattomien tapahtumien vuoksi, ilmoitamme siitä mahdollisimman pian ja sovimme kanssanne jatkosta. Emme veloita ylimääräisestä ajasta kertomatta siitä ensin teille.
- Jos ette maksa laskua eräpäivään mennessä, voimme kirjallisen ilmoituksen jälkeen keskeyttää työn, kunnes maksatte. Voimme periä viivästyneille määrille korkoa lain sallimalla korkokannalla.
- Jos teillä on kysyttävää laskusta, ilmoittakaa siitä meille 14 päivän kuluessa laskun saatuanne. Selvitämme asian viipymättä.
- Olette edelleen vastuussa palkkioistamme, vaikka joku muu olisi sitoutunut maksamaan ne puolestanne.
- Maksettuja palkkioita ei palauteta, jos päätätte Toimeksiannon, paitsi että palautamme käyttämättä jääneen osan ennakkomaksusta.
6. Eturistiriidat
Ennen Toimeksiannon hyväksymistä olemme tarkistaneet tietomme, emmekä tiedä eturistiriidasta, joka estäisi meitä toimimasta puolestanne. Eturistiriita syntyy, kun velvollisuutemme yhtä asiakasta kohtaan ovat ristiriidassa velvollisuuksiemme toista asiakasta kohtaan tai omien etujemme kanssa.
Jos saamme tiedon eturistiriidasta, ilmoitamme siitä teille viipymättä. Jos ammattimme säännöt sen sallivat, voimme jatkaa toimeksiantoa teidän tietoon perustuvalla kirjallisella suostumuksellanne ja suojatoimin, kuten pitämällä kunkin asiakkaan tiedot erillisissä tiimeissä. Jos emme voi toimia näin, meidän on ehkä lopetettava toimeksianto yhden tai kummankin asiakkaan osalta. Voimme toimia muiden asiakkaiden puolesta, joiden edut poikkeavat teidän eduistanne, jos se on sallittua ja pidämme tietonne luottamuksellisina.
7. Riippumattomuus
Ilmoitamme teille ajoissa, jos jokin suhde, taloudellinen etu tai muu seikka voisi kohtuudella katsoa vaikuttavan objektiivisuuteemme tai riippumattomuuteemme Työn osalta, sekä siitä, onko meidän ryhdyttävä toimenpiteisiin.
8. Luottamuksellisuus ja tiedot
Pidämme tietonne luottamuksellisina ja käytämme niitä vain Työhön. Emme kerro niitä kenellekään muulle, paitsi
- yhtiömiehillemme, henkilöstöllemme, alihankkijoillemme ja neuvonantajillemme, jotka tarvitsevat niitä Työhön ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus;
- kun pyydätte tai suostutte siihen;
- kun laki, tuomioistuin tai ammattisääntömme edellyttävät tai sallivat sen, esimerkiksi viranomaiselle tai oikeudenkäynnissä. Jos voimme tehdä sen laillisesti, ilmoitamme siitä ensin teille.
Pidämme antamanne henkilötiedot turvassa ja käsittelemme niitä vain Työtä ja lakisääteisiä velvollisuuksiamme varten, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Olette vastuussa siitä, että teillä on laillinen oikeus antaa meille nämä tiedot. Tämä velvollisuus jatkuu Toimeksiannon päätyttyä.
Hyväksytte, että voimme viestiä kanssanne ja lähettää asiakirjoja sähköpostilla ja muilla sähköisillä tavoilla. Sähköinen viestintä ei ole täysin turvallista, emmekä voi taata, että se on vapaa sivullisten sieppauksesta tai viruksista. Kertokaa meille, jos haluatte, että käytämme arkaluonteisille asiakirjoille jotakin muuta tapaa.
9. Tiedostot ja asiakirjat
- Pysytte omistajana asiakirjoille ja aineistoille, jotka annatte meille. Palautamme ne pyynnöstänne, sillä edellytyksellä, että meillä on oikeus pidättää ne lain sallimissa rajoissa, kunnes palkkiomme on maksettu.
- Omistamme työpaperimme, luonnoksemme ja sisäiset muistiinpanomme, vaitiolovelvollisuutemme rajoissa. Annamme teille jäljennökset siitä, mitä meidän on velvollisuus antaa.
- Säilytämme asiakirjamme Toimeksiannon päättymisen jälkeen ajan, jonka pituus on 7 vuotta, tai pidempään, jos laki tai ammattisääntömme sitä edellyttävät, ja voimme sen jälkeen hävittää ne turvallisesti ilman erillistä ilmoitusta teille.
- Neuvomme ja asiakirjamme ovat lopullisia vasta, kun toimitamme ne lopullisessa muodossa. Älkää tukeutuko luonnoksiin tai suullisiin neuvoihin.
10. Vastuunrajoitus
- Mikään tässä kirjeessä ei rajoita tai sulje pois vastuutamme vilpistä, huolimattomuudestamme johtuvasta kuolemasta tai henkilövahingosta eikä muusta sellaisesta, mitä lain mukaan ei saa rajoittaa.
- Tämän estämättä kokonaisvastuumme teille Toimeksiannon nojalla tai sen yhteydessä, sopimukseen, huolimattomuuteen tai muuhun perustuen, on rajoitettu seuraavaan: NZD 250 000.
- Emme vastaa menetetystä voitosta, liikevaihdosta, liiketoiminnasta tai maineesta emmekä välillisestä vahingosta tai seuraamusvahingosta.
- Emme vastaa vahingosta, joka johtuu tietojen virheellisyydestä, myöhästymisestä tai puutteellisuudesta, siitä, ettette ole noudattaneet neuvojamme, tai siitä, ettette ole noudattaneet lakisääteistä määräaikaa, josta olitte vastuussa.
- Vaatimus on esitettävä lain sallimassa ajassa ja joka tapauksessa yhden vuoden kuluessa siitä, kun tiesitte tai olisi pitänyt tietää sen perustana olevista seikoista, ellei laki anna teille pidempää aikaa eikä salli tätä rajoitusta.
- Jos myös joku muu on vastuussa vahingosta, vastuumme rajoittuu osuuteen, joka on kohtuullinen, kun otetaan huomioon tämän toisen osuus.
Yrityksellä on ammatillinen vastuuvakuutus Southern Cross Insurancessa, ja tiedot ovat saatavilla pyynnöstä.
11. Toimeksiannon päättäminen
- Voitte päättää Toimeksiannon milloin tahansa antamalla meille kirjallisen ilmoituksen. Me voimme päättää sen antamalla teille kirjallisen ilmoituksen, jonka irtisanomisaika on 14 päivää, tai välittömästi, jos ette ole maksaneet, ette ole antaneet meille tarvitsemaamme, olette antaneet meille virheellisiä tietoja tai jos ammattimme säännöt tai laki edellyttävät meitä lopettamaan.
- Toimeksiannon päättyessä maksatte meille tehdystä Työstä ja aiheutuneista kuluista päättymispäivään asti. Annamme teille sen, mihin teillä on oikeus, ja pyynnöstä autamme luovutuksessa toiselle neuvonantajalle kohtuullista palkkiota vastaan.
- Ellei toisin ole sovittu, Toimeksianto päättyy, kun lähetämme loppulaskumme tai kun Työ on valmis, sen mukaan, kumpi tapahtuu aiemmin. Sen jälkeen meillä ei ole velvollisuutta päivittää neuvojamme lain tai tosiseikkojen muuttuessa eikä muistuttaa teitä asioista, jotka voivat erääntyä, ellette sitä pyydä ja me suostu.
12. Valitukset
Haluamme tarjota hyvää palvelua. Jos olette tyytymätön, kertokaa meille. Kirjoittakaa osoitteeseen toimitusjohtaja Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example) ja kertokaa, mikä on mennyt pieleen ja mitä toivotte meidän tekevän. Vahvistamme valituksenne vastaanoton viipymättä, tutkimme sen puolueettomasti ja vastaamme kirjallisesti perustellen ratkaisumme. Jos ette ole edelleenkään tyytyväinen, voitte pyytää, että asian tarkistaa vanhempi henkilö, joka ei ole osallistunut asiaan, ja teillä on oikeus viedä asia toimivaltaiselle viranomaiselle tai tuomioistuimelle.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Sovellettava laki ja riidat
Tähän kirjeeseen ja Toimeksiantoon sovelletaan seuraavan lainsäädäntöä: Uusi-Seelanti.
Jos välillämme on erimielisyys, yritämme ensin ratkaista sen neuvottelemalla, aloittaen kirjallisella ilmoituksella, jossa kerrotaan, mistä erimielisyys on kyse. Jos emme pääse sopuun 30 päivän kuluessa, kumpikin voi viedä asian eteenpäin seuraavasti.
Riidan ratkaisupaikka tämän kirjeen nojalla on Auckland. Riitojen ratkaisutapa
14. Yleistä
- Tämä kirje on välillämme koko sopimus Työstä ja korvaa kaikki aiemmat sopimukset. Sitä voidaan muuttaa vain kirjallisesti, jos molemmat siitä sovimme.
- Jos jokin kirjeen osa ei ole täytäntöönpanokelpoinen, loput pysyy voimassa.
- Kumpikaan meistä ei saa siirtää tämän kirjeen mukaisia oikeuksiaan ilman toisen kirjallista suostumusta.
- Kirje voidaan allekirjoittaa useina kappaleina ja sähköisesti, ja ne muodostavat yhdessä yhden sopimuksen.
- Jos ette allekirjoita ja palauta tätä kirjettä mutta pyydätte meitä jatkamaan tai annatte meidän aloittaa Työn, katsotaan, että olette hyväksyneet nämä ehdot.
Jos tämä kirje kuvaa oikein välillämme vallitsevan yhteisymmärryksen, allekirjoittakaa alla oleva kappale ja palauttakaa se meille. Jos teillä on kysyttävää, esittäkää ne meille ennen allekirjoittamista.
Ystävällisin terveisin
Alvarez & Cho Chartered Accountants
Nimi ja asema: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päivämäärä: ______________
Hyväksyminen
Olen lukenut tämän kirjeen, ymmärrän sen ja hyväksyn asiakkaan Kiwi Trails Limited puolesta siinä olevat ehdot.
Kiwi Trails Limited
Nimi ja asema: ______________
Allekirjoitus: ______________
Päivämäärä: ______________