Επιστολή ανάθεσης
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Νέα Ζηλανδία
7 Νοεμβρίου 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Νέα Ζηλανδία
Προς την προσοχή του/της Hana Walker, Διευθύντρια
Αγαπητέ/ή Hana Walker, Διευθύντρια,
Η ανάθεσή μας για υπηρεσίες λογιστικής και φορολογίας
Σας ευχαριστούμε που επιλέξατε την Alvarez & Cho Chartered Accountants («εμείς»). Η παρούσα επιστολή ορίζει τους όρους με τους οποίους θα ενεργούμε για λογαριασμό της Kiwi Trails Limited («εσείς»). Παρακαλούμε διαβάστε την προσεκτικά. Αν συμφωνείτε, υπογράψτε και επιστρέψτε ένα αντίγραφο. Η ανάθεσή μας αρχίζει την 1 Απριλίου 2027, ή νωρίτερα αν μας ζητήσατε να αρχίσουμε την εργασία, και υπόκειται στους όρους της παρούσας επιστολής (η «Ανάθεση»).
1. Το αντικείμενο της εργασίας μας
Θα εκτελέσουμε τα εξής (η «Εργασία»):
Σύνταξη των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων για το έτος που λήγει στις 31 Μαρτίου 2027, σύνταξη και υποβολή της φορολογικής δήλωσης εισοδήματος της εταιρείας και παροχή συμβουλών για τη φορολογική αντιμετώπιση της αγοράς του νέου οχήματος.
Προσχέδιο καταστάσεων εντός 6 εβδομάδων από την παραλαβή των αρχείων και υποβολή της φορολογικής δήλωσης έως τις 7 Ιουλίου 2027.
Θα εκτελέσουμε την Εργασία με εύλογη επιμέλεια και ικανότητα, σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα και τους νόμους που μας αφορούν.
2. Τι δεν περιλαμβάνεται
Η Ανάθεση περιορίζεται στην Εργασία. Δεν περιλαμβάνει:
Τήρηση βιβλίων, μισθοδοσία, ελεγκτικές εργασίες, συμβουλές για την πώληση της επιχείρησης και χειρισμός οποιασδήποτε έρευνας ή διαφοράς με τη φορολογική αρχή.
Αν μας ζητήσετε οτιδήποτε άλλο, ή αν αλλάξουν τα δεδομένα, θα σας πούμε αν εκφεύγει της Εργασίας και θα το αναλάβουμε μόνο αφού το συμφωνήσουμε μαζί σας εγγράφως, για παράδειγμα με email. Εκτός αν συμφωνήσουμε διαφορετικά, θα ισχύουν γι' αυτό οι όροι της παρούσας επιστολής.
Η συμβουλή μας απευθύνεται σε εσάς και μόνο για τον σκοπό της Εργασίας. Δεν επιτρέπεται να βασιστεί σε αυτήν κανένας άλλος, ούτε για άλλον σκοπό, χωρίς την έγγραφη συναίνεσή μας. Είμαστε σύμβουλοι και όχι εγγυητές: δεν μπορούμε να υποσχεθούμε συγκεκριμένο αποτέλεσμα, για παράδειγμα την έκβαση απόφασης μιας αρχής ή ενός δικαστηρίου.
3. Οι ευθύνες μας
Θα:
- εκτελούμε την Εργασία με την ικανότητα, τη φροντίδα και τη επιμέλεια που αναμένεται από έναν επαρκή επαγγελματία του κλάδου μας·
- ορίζουμε κατάλληλα καταρτισμένα πρόσωπα και θα σας ενημερώσουμε ποιος είναι κυρίως υπεύθυνος για την Εργασία·
- σας ενημερώνουμε για την πρόοδο και για σημαντικά θέματα που μαθαίνουμε·
- τηρούμε τις ημερομηνίες της επιστολής, εφόσον έχουμε από εσάς ό,τι χρειαζόμαστε·
- σας ειδοποιούμε αμέσως αν πιστεύουμε ότι δεν μπορούμε να τηρήσουμε μια ημερομηνία ή να ολοκληρώσουμε μέρος της Εργασίας·
- προστατεύουμε τις πληροφορίες σας και τις τηρούμε εμπιστευτικές, σύμφωνα με το άρθρο 8.
4. Οι ευθύνες σας
Θα:
- μας δίνετε έγκαιρα πλήρεις και ακριβείς πληροφορίες που χρειαζόμαστε, μεταξύ άλλων: Αντίγραφα τραπεζικών λογαριασμών, τιμολόγια πωλήσεων και αγορών, αναφορές μισθοδοσίας, καταστάσεις δανείων και αρχεία παγίων του έτους, έως τις 30 Απριλίου 2027.
- μας ενημερώνετε αμέσως για κάθε μεταβολή ή γεγονός που ενδέχεται να επηρεάσει την Εργασία·
- λαμβάνετε αποφάσεις και δίνετε οδηγίες έγκαιρα και μας λέτε ποιος μπορεί να το κάνει για λογαριασμό σας·
- μας λέτε αν δεν κατανοείτε κάποιο μέρος της συμβουλής μας·
- εξασφαλίζετε ότι οι πληροφορίες που μας δίνετε είναι αληθείς και ότι έχετε το δικαίωμα να μας τις δώσετε·
- τηρείτε τα δικά σας αρχεία και τις νομικές σας υποχρεώσεις, για παράδειγμα προθεσμίες υποβολής, εκτός αν έχουμε συμφωνήσει εγγράφως να το κάνουμε εμείς·
- πληρώνετε τις αμοιβές μας σύμφωνα με το άρθρο 5.
Θα βασιζόμαστε στις πληροφορίες που μας δίνετε. Δεν τις ελέγχουμε ως προς την ακρίβεια, εκτός αν αυτό αποτελεί μέρος της Εργασίας, και δεν ευθυνόμαστε για οποιοδήποτε πρόβλημα προκύψει από ελλιπείς, εκπρόθεσμες ή εσφαλμένες πληροφορίες. Αν μας δώσετε πληροφορίες με καθυστέρηση, ενδέχεται να μην μπορέσουμε να τηρήσουμε τις ημερομηνίες και να χρεώσουμε τον επιπλέον χρόνο.
5. Αμοιβές και τιμολόγηση
Οι αμοιβές μας υπολογίζονται ως εξής: Πώς υπολογίζονται οι αμοιβές
Σταθερή αμοιβή NZD 4.800. Η εργασία εκτός του αντικειμένου χρεώνεται NZD 190 την ώρα για διευθυντή και NZD 120 την ώρα για το λοιπό προσωπικό.
Τα τέλη υποβολής και τα ταξίδια εκτός Auckland χρεώνονται στο κόστος.
Τιμολόγηση: 50% με την αποδοχή της επιστολής και το υπόλοιπο με την παράδοση των καταστάσεων· τα τιμολόγια πληρώνονται εντός 14 ημερών.
NZD 1.500
- Εκτός αν αναφέρεται διαφορετικά, οι αμοιβές μας δεν περιλαμβάνουν φόρο επί των πωλήσεων, ΦΠΑ ή παρόμοιο φόρο, τον οποίο θα καταβάλλετε επιπλέον, εφόσον ισχύει.
- Αν η Εργασία απαιτήσει πολύ περισσότερο χρόνο από τον αναμενόμενο λόγω εκπρόθεσμων ή ελλιπών πληροφοριών, αλλαγών που ζητάτε ή γεγονότων εκτός του ελέγχου μας, θα σας ενημερώσουμε το συντομότερο και θα συμφωνήσουμε μαζί σας για τη συνέχεια. Δεν θα χρεώσουμε τον επιπλέον χρόνο χωρίς να σας το πούμε πρώτα.
- Αν δεν πληρώσετε τιμολόγιο μέχρι την ημερομηνία λήξης του, μπορούμε, μετά από έγγραφη ειδοποίηση, να διακόψουμε την εργασία μέχρι να πληρώσετε. Μπορούμε να χρεώσουμε τόκο υπερημερίας στο επιτρεπόμενο από τον νόμο επιτόκιο.
- Αν έχετε απορία για ένα τιμολόγιο, ενημερώστε μας εντός 14 ημερών από την παραλαβή του. Θα το εξετάσουμε αμέσως.
- Παραμένετε υπεύθυνοι για τις αμοιβές μας ακόμη και αν κάποιος άλλος έχει συμφωνήσει να τις πληρώσει για λογαριασμό σας.
- Οι αμοιβές που έχετε καταβάλει δεν επιστρέφονται αν λύσετε την Ανάθεση, εκτός από το τμήμα προκαταβολής που δεν έχει χρησιμοποιηθεί, το οποίο θα επιστρέψουμε.
6. Συγκρούσεις συμφερόντων
Πριν αποδεχτούμε την Ανάθεση, ελέγξαμε τα αρχεία μας και δεν γνωρίζουμε σύγκρουση συμφερόντων που να μας εμποδίζει να ενεργούμε για εσάς. Σύγκρουση υπάρχει όταν οι υποχρεώσεις μας προς έναν πελάτη αντιτίθενται στις υποχρεώσεις μας προς άλλον ή στα δικά μας συμφέροντα.
Αν αντιληφθούμε σύγκρουση, θα σας ενημερώσουμε αμέσως. Όπου το επιτρέπουν οι κανόνες του επαγγέλματός μας, μπορούμε να συνεχίσουμε με τη ενημερωμένη έγγραφη συναίνεσή σας και με διασφαλίσεις, όπως η τήρηση των πληροφοριών κάθε πελάτη σε χωριστές ομάδες. Αν δεν μπορούμε, ενδέχεται να χρειαστεί να παύσουμε να ενεργούμε για έναν ή και για τους δύο πελάτες. Μπορούμε να ενεργούμε για άλλους πελάτες με συμφέροντα διαφορετικά από τα δικά σας, εφόσον επιτρέπεται και διατηρούμε τις πληροφορίες σας εμπιστευτικές.
7. Ανεξαρτησία
Θα σας ενημερώσουμε έγκαιρα αν οποιαδήποτε σχέση, οικονομικό συμφέρον ή άλλη περίσταση θα μπορούσε εύλογα να θεωρηθεί ότι επηρεάζει την αντικειμενικότητα ή την ανεξαρτησία μας σε σχέση με την Εργασία, και αν χρειάζεται να λάβουμε μέτρα.
8. Εμπιστευτικότητα και δεδομένα
Θα τηρούμε εμπιστευτικές τις πληροφορίες σας και θα τις χρησιμοποιούμε μόνο για την Εργασία. Δεν θα τις γνωστοποιούμε σε κανέναν άλλον, εκτός από:
- τους εταίρους, το προσωπικό, τους υπεργολάβους και τους συμβούλους μας που τις χρειάζονται για την Εργασία και δεσμεύονται να τις τηρούν εμπιστευτικές·
- όπου μας το ζητήσετε ή συναινέσετε·
- όπου ο νόμος, δικαστήριο ή οι επαγγελματικοί μας κανόνες το απαιτούν ή το επιτρέπουν, για παράδειγμα προς ρυθμιστική αρχή ή σε δικαστική διαδικασία. Όταν μπορούμε νόμιμα, θα σας ενημερώσουμε πρώτα.
Θα προστατεύουμε τα προσωπικά δεδομένα που μας δίνετε και θα τα επεξεργαζόμαστε μόνο για την Εργασία και για τις νομικές μας υποχρεώσεις, όπως απαιτεί το ισχύον δίκαιο προστασίας δεδομένων. Εσείς ευθύνεστε να εξασφαλίσετε ότι μπορείτε νόμιμα να μας δώσετε αυτά τα δεδομένα. Η υποχρέωση αυτή συνεχίζεται μετά τη λήξη της Ανάθεσης.
Συμφωνείτε ότι μπορούμε να επικοινωνούμε μαζί σας και να στέλνουμε έγγραφα με email και άλλα ηλεκτρονικά μέσα. Η ηλεκτρονική επικοινωνία δεν είναι απολύτως ασφαλής και δεν μπορούμε να εγγυηθούμε ότι δεν υπάρχει υποκλοπή ή ιός. Παρακαλούμε πείτε μας αν θέλετε να χρησιμοποιούμε άλλο μέσο για ευαίσθητα έγγραφα.
9. Αρχεία και έγγραφα
- Παραμένετε κάτοχος των εγγράφων και των αρχείων που μας δίνετε. Θα σας τα επιστρέψουμε όταν το ζητήσετε, με την επιφύλαξη του δικαιώματός μας να τα κρατήσουμε, όπου το επιτρέπει ο νόμος, μέχρι να πληρωθούν οι αμοιβές μας.
- Κάτοχοι των εργασιακών μας εγγράφων, των προσχεδίων και των εσωτερικών σημειώσεων είμαστε εμείς, με την επιφύλαξη της υποχρέωσης εμπιστευτικότητας. Θα σας δώσουμε αντίγραφα όσων υποχρεούμαστε να σας δώσουμε.
- Θα φυλάξουμε τον φάκελό μας για 7 έτη μετά τη λήξη της Ανάθεσης, ή περισσότερο αν το απαιτεί ο νόμος ή οι επαγγελματικοί μας κανόνες, και μπορούμε στη συνέχεια να τον καταστρέψουμε με ασφάλεια χωρίς περαιτέρω ειδοποίησή σας.
- Οι συμβουλές και τα έγγραφά μας είναι οριστικά μόνο όταν τα παραδίδουμε σε τελική μορφή. Παρακαλούμε μη βασίζεστε σε προσχέδια ή προφορικές συμβουλές.
10. Περιορισμός ευθύνης
- Τίποτα στην παρούσα επιστολή δεν περιορίζει ούτε αποκλείει την ευθύνη μας για απάτη, για θάνατο ή σωματική βλάβη που προκλήθηκε από αμέλειά μας ή για οτιδήποτε άλλο που ο νόμος δεν μας επιτρέπει να περιορίσουμε.
- Υπό την επιφύλαξη αυτού, η συνολική ευθύνη μας έναντι υμών βάσει ή σε σχέση με την Ανάθεση, είτε εκ συμβάσεως, είτε από αμέλεια, είτε άλλως, περιορίζεται σε NZD 250.000.
- Δεν ευθυνόμαστε για διαφυγόντα κέρδη, απώλεια εσόδων, επιχειρηματικής δραστηριότητας ή πελατείας, ούτε για οποιαδήποτε έμμεση ή αποθετική ζημία.
- Δεν ευθυνόμαστε για ζημία που προκύπτει από πληροφορίες ψευδείς, εκπρόθεσμες ή ελλιπείς, από τη μη τήρηση των συμβουλών μας ή από τη μη τήρηση νόμιμης προθεσμίας για την οποία ευθυνόσασταν εσείς.
- Κάθε αξίωση πρέπει να ασκείται εντός της προθεσμίας που επιτρέπει ο νόμος και σε κάθε περίπτωση εντός ενός έτους από τότε που πρωτογνωρίσατε, ή έπρεπε να γνωρίζετε, τα πραγματικά περιστατικά στα οποία βασίζεται, εκτός αν ο νόμος σας δίνει μεγαλύτερο χρόνο και δεν επιτρέπει τον περιορισμό αυτόν.
- Αν και άλλο πρόσωπο ευθύνεται για τη ζημία, η ευθύνη μας περιορίζεται στο δίκαιο μερίδιο, λαμβάνοντας υπόψη το μερίδιο του άλλου προσώπου.
Η εταιρεία διαθέτει ασφάλιση επαγγελματικής ευθύνης στην Southern Cross Insurance και τα στοιχεία διατίθενται κατόπιν αιτήματος.
11. Λήξη της Ανάθεσης
- Μπορείτε να λύσετε την Ανάθεση οποτεδήποτε με έγγραφη ειδοποίηση. Εμείς μπορούμε να τη λύσουμε με έγγραφη ειδοποίηση 14 ημερών, ή αμέσως αν δεν έχετε πληρώσει, δεν μας έχετε δώσει όσα χρειαζόμαστε, μας έχετε δώσει ψευδείς πληροφορίες, ή αν οι κανόνες του επαγγέλματός μας ή ο νόμος μας υποχρεώνουν να σταματήσουμε.
- Με τη λήξη της Ανάθεσης, θα μας πληρώσετε για την Εργασία που εκτελέστηκε και τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν μέχρι την ημερομηνία λήξης. Θα σας δώσουμε όσα δικαιούστε και, αν το ζητήσετε, θα βοηθήσουμε στην παράδοση σε άλλον σύμβουλο έναντι εύλογης αμοιβής.
- Εκτός αν έχουμε συμφωνήσει διαφορετικά, η Ανάθεση λήγει όταν στείλουμε το τελικό τιμολόγιο ή όταν ολοκληρωθεί η Εργασία, όποιο συμβεί νωρίτερα. Μετά από αυτό δεν έχουμε υποχρέωση να επικαιροποιήσουμε τις συμβουλές μας λόγω αλλαγών στον νόμο ή στα πραγματικά περιστατικά, ούτε να σας υπενθυμίσουμε υποχρεώσεις που ενδέχεται να οφείλονται, εκτός αν μας το ζητήσετε και το αποδεχτούμε.
12. Παράπονα
Θέλουμε να παρέχουμε καλή υπηρεσία. Αν δεν είστε ικανοποιημένοι, πείτε μας. Παρακαλούμε γράψτε στον/στην τον διευθύνοντα εταίρο, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example), αναφέροντας τι πήγε στραβά και τι θα θέλατε να κάνουμε. Θα επιβεβαιώσουμε αμέσως την παραλαβή του παραπόνου, θα το εξετάσουμε δίκαια και θα απαντήσουμε εγγράφως, εξηγώντας την απόφασή μας. Αν εξακολουθείτε να μην είστε ικανοποιημένοι, μπορείτε να ζητήσετε επανεξέταση από ανώτερο στέλεχος που δεν συμμετείχε και έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε στην αρμόδια αρχή ή στο δικαστήριο.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Εφαρμοστέο δίκαιο και διαφορές
Η παρούσα επιστολή και η Ανάθεση διέπονται από το δίκαιο: Νέα Ζηλανδία.
Σε περίπτωση διαφωνίας, θα προσπαθήσουμε πρώτα να τη διευθετήσουμε με συζήτηση, ξεκινώντας με έγγραφη σημείωση που θα αναφέρει το αντικείμενο της διαφωνίας. Αν δεν τη διευθετήσουμε εντός 30 ημερών, καθένας από εμάς μπορεί να την προωθήσει ως εξής.
Ο τόπος επίλυσης κάθε διαφοράς από την παρούσα επιστολή είναι Auckland. Πώς επιλύονται οι διαφορές
14. Γενικά
- Η παρούσα επιστολή αποτελεί ολόκληρη τη συμφωνία μας για την Εργασία και αντικαθιστά κάθε προηγούμενη συνεννόηση. Μπορεί να τροποποιηθεί μόνο εγγράφως με κοινή συμφωνία.
- Αν κάποιο μέρος της δεν μπορεί να εφαρμοστεί, το υπόλοιπο εξακολουθεί να ισχύει.
- Κανείς από εμάς δεν μπορεί να μεταβιβάσει τα δικαιώματά του από αυτήν χωρίς την έγγραφη συναίνεση του άλλου.
- Μπορεί να υπογραφεί σε χωριστά αντίτυπα και ηλεκτρονικά, και όλα μαζί αποτελούν μία συμφωνία.
- Αν δεν υπογράψετε και δεν επιστρέψετε την επιστολή αλλά μας ζητήσετε να συνεχίσουμε, ή μας αφήσετε να αρχίσουμε την Εργασία, θεωρείται ότι αποδεχθήκατε τους όρους αυτούς.
Αν η παρούσα επιστολή αποτυπώνει σωστά τη συμφωνία μας, παρακαλούμε υπογράψτε το παρακάτω αντίγραφο και επιστρέψτε το σε εμάς. Αν έχετε απορίες, ρωτήστε μας πριν υπογράψετε.
Με εκτίμηση,
Για την Alvarez & Cho Chartered Accountants
Ονοματεπώνυμο και ιδιότητα: ______________
Υπογραφή: ______________
Ημερομηνία: ______________
Αποδοχή
Έχω διαβάσει την παρούσα επιστολή, την κατανοώ και συμφωνώ, εκ μέρους της Kiwi Trails Limited, με τους όρους της.
Για την Kiwi Trails Limited
Ονοματεπώνυμο και ιδιότητα: ______________
Υπογραφή: ______________
Ημερομηνία: ______________