Scrisoare de angajament
Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, Noua Zeelandă
7 noiembrie 2026
Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, Noua Zeelandă
În atenția Hana Walker, administrator
Stimată doamnă / Stimate domn Hana Walker, administrator,
Angajamentul nostru pentru servicii de contabilitate și fiscalitate
Vă mulțumim că ați ales Alvarez & Cho Chartered Accountants („noi", „nouă"). Prezenta scrisoare stabilește condițiile în care vom acționa pentru Kiwi Trails Limited („dumneavoastră"). Vă rugăm să o citiți cu atenție. Dacă sunteți de acord cu ea, semnați și returnați-ne un exemplar. Angajamentul nostru începe la data de 1 aprilie 2027, sau mai devreme dacă ne-ați cerut să începem lucrul, și este supus condițiilor din prezenta scrisoare („Angajamentul").
1. Obiectul lucrării noastre
Vom efectua următoarele („Lucrarea"):
Întocmirea situațiilor financiare anuale pentru exercițiul încheiat la 31 martie 2027, întocmirea și depunerea declarației de impozit pe venit a societății și consilierea privind tratamentul fiscal al achiziției noului vehicul.
Situațiile în formă de ciornă în termen de 6 săptămâni de la primirea evidențelor, iar declarația fiscală depusă până la 7 iulie 2027.
Vom efectua Lucrarea cu diligența și competența rezonabile, în conformitate cu standardele profesionale și cu legile care ni se aplică.
2. Ce nu este inclus
Angajamentul este limitat la Lucrare. Nu include:
Contabilitate curentă, salarizare, activități de audit, consiliere privind vânzarea afacerii și gestionarea oricărei investigații sau dispute cu autoritatea fiscală.
Dacă ne solicitați orice altceva sau dacă situația de fapt se schimbă, vă vom spune dacă acel lucru se află în afara Lucrării și îl vom efectua numai după ce vom conveni asupra lui în scris cu dumneavoastră, de exemplu prin e-mail. Dacă nu convenim altfel, condițiile prezentei scrisori i se vor aplica și acestuia.
Consilierea noastră vă este destinată dumneavoastră și numai în scopul Lucrării. Nimeni altcineva nu se poate baza pe ea și nu poate fi folosită în alt scop fără acordul nostru scris. Suntem consilieri, nu garanți: nu putem promite un anumit rezultat, de exemplu soluția unei decizii a unei autorități sau a unei instanțe.
3. Răspunderile noastre
Ne obligăm:
- să efectuăm Lucrarea cu competența, grija și diligența așteptate de la un profesionist competent din domeniul nostru;
- să desemnăm persoane calificate corespunzător și să vă spunem cine răspunde în principal de Lucrare;
- să vă ținem la curent cu evoluția lucrărilor și cu aspectele importante de care aflăm;
- să respectăm datele din prezenta scrisoare, atât timp cât avem ce ne trebuie de la dumneavoastră;
- să vă spunem prompt dacă credem că nu putem respecta o dată sau finaliza o parte a Lucrării;
- să vă păstrăm informațiile în siguranță și confidențiale, conform secțiunii 8.
4. Răspunderile dumneavoastră
Vă obligați:
- să ne furnizați, în timp util, informațiile complete și exacte de care avem nevoie, inclusiv: extrase de cont, facturi de vânzare și de achiziție, rapoarte de salarizare, extrase ale împrumuturilor și evidențe ale activelor pentru exercițiu, până la 30 aprilie 2027.
- să ne spuneți prompt orice schimbare sau eveniment care poate afecta Lucrarea;
- să luați deciziile și să dați instrucțiunile în timp util și să ne spuneți cine le poate da în numele dumneavoastră;
- să ne spuneți dacă nu înțelegeți vreo parte a consilierii noastre;
- să vă asigurați că informațiile pe care ni le dați sunt reale și că aveți dreptul să ni le dați;
- să țineți propriile evidențe și să vă respectați obligațiile legale, de exemplu termenele de depunere, cu excepția cazului în care am convenit în scris să le îndeplinim noi pentru dumneavoastră;
- să plătiți onorariile noastre conform secțiunii 5.
Ne vom baza pe informațiile pe care ni le dați. Nu le verificăm sub aspectul exactității, decât dacă acest lucru face parte din Lucrare, și nu răspundem pentru nicio problemă care rezultă din informații incomplete, tardive sau greșite. Dacă ne dați informațiile cu întârziere, este posibil să nu putem respecta datele și vă putem taxa timpul suplimentar.
5. Onorarii și facturare
Onorariile noastre se calculează astfel: Cum se calculează onorariile
Un onorariu fix de NZD 4.800. Lucrările din afara obiectului se taxează la NZD 190 pe oră pentru un manager și NZD 120 pe oră pentru alt personal.
Taxele de depunere și deplasările în afara orașului Auckland se taxează la cost.
Facturare: 50% la acceptarea prezentei scrisori și restul la predarea situațiilor; facturile se plătesc în termen de 14 zile.
NZD 1.500
- Dacă nu se prevede altfel, onorariile noastre nu includ taxa pe valoarea adăugată, taxele pe vânzări sau alte taxe similare, pe care le veți plăti în plus, dacă sunt aplicabile.
- Dacă Lucrarea durează mult mai mult decât am estimat din cauza unor informații tardive sau incomplete, a modificărilor solicitate de dumneavoastră ori a unor evenimente aflate în afara controlului nostru, vă vom informa cât mai devreme și vom conveni împreună cum procedăm. Nu vă vom taxa timpul suplimentar fără să vă anunțăm în prealabil.
- Dacă nu plătiți o factură până la scadență, putem, după o înștiințare scrisă, să încetăm lucrul până la plată. Putem percepe dobândă pentru sumele plătite cu întârziere, la rata permisă de lege.
- Dacă aveți o întrebare cu privire la o factură, comunicați-ne în termen de 14 zile de la primirea ei. O vom analiza prompt.
- Rămâneți răspunzător pentru onorariile noastre chiar dacă altcineva a convenit să le plătească în locul dumneavoastră.
- Onorariile plătite nu se rambursează dacă încetați Angajamentul, cu excepția părții dintr-o plată în avans care nu a fost folosită, pe care o vom rambursa.
6. Conflicte de interese
Înainte de a accepta Angajamentul, ne-am verificat evidențele și nu cunoaștem niciun conflict de interese care să ne împiedice să acționăm pentru dumneavoastră. Un conflict apare atunci când obligațiile noastre față de un client sunt în opoziție cu obligațiile față de alt client sau cu propriile noastre interese.
Dacă aflăm de existența unui conflict, vă vom informa prompt. Atunci când regulile profesiei noastre permit, putem continua să acționăm cu acordul dumneavoastră scris și informat și cu măsuri de protecție, precum păstrarea informațiilor fiecărui client în echipe separate. Dacă nu putem face acest lucru, va trebui poate să încetăm a acționa pentru unul dintre clienți sau pentru ambii. Putem acționa pentru alți clienți ale căror interese diferă de ale dumneavoastră, dacă acest lucru este permis și vă păstrăm informațiile confidențiale.
7. Independență
Vă vom spune în timp util dacă orice relație, interes financiar sau altă împrejurare ar putea fi considerată în mod rezonabil ca afectând obiectivitatea sau independența noastră în legătură cu Lucrarea, precum și dacă trebuie să luăm anumite măsuri.
8. Confidențialitate și date
Vă vom păstra informațiile confidențiale și le vom folosi numai pentru Lucrare. Nu le vom comunica nimănui altcuiva, cu excepția:
- asociaților, personalului, subcontractanților și consilierilor noștri care au nevoie de ele pentru Lucrare și sunt obligați să le păstreze confidențiale;
- cazului în care ne cereți sau vă dați acordul;
- cazului în care legea, o instanță sau regulile profesionale ne cer ori ne permit acest lucru, de exemplu către un organism de reglementare sau într-o procedură judiciară. Atunci când putem face acest lucru în mod legal, vă vom informa mai întâi.
Vom păstra în siguranță orice date cu caracter personal pe care ni le dați și le vom prelucra numai pentru Lucrare și pentru obligațiile noastre legale, conform cerințelor legislației aplicabile privind protecția datelor. Dumneavoastră răspundeți de asigurarea faptului că ne puteți furniza în mod legal aceste date. Această obligație continuă și după încetarea Angajamentului.
Sunteți de acord că putem comunica cu dumneavoastră și vă putem trimite documente prin e-mail și prin alte mijloace electronice. Comunicarea electronică nu este complet sigură și nu putem garanta că este ferită de interceptare sau de viruși. Vă rugăm să ne spuneți dacă doriți să folosim alt mijloc pentru documentele sensibile.
9. Evidențe și documente
- Rămâneți proprietarul documentelor și evidențelor pe care ni le dați. Vi le vom returna la cerere, sub rezerva dreptului nostru de a le reține, în măsura în care legea permite, până la plata onorariilor noastre.
- Suntem proprietarii documentelor noastre de lucru, ciornelor și notelor interne, sub rezerva obligației noastre de confidențialitate. Vă vom da copii ale celor pe care suntem obligați să vi le dăm.
- Ne vom păstra dosarul timp de 7 ani de la încetarea Angajamentului, sau mai mult dacă legea ori regulile noastre profesionale o cer, după care îl putem distruge în siguranță, fără o altă înștiințare către dumneavoastră.
- Consilierea și documentele noastre sunt definitive numai atunci când le predăm în forma finală. Vă rugăm să nu vă bazați pe ciorne sau pe consiliere orală.
10. Limitarea răspunderii
- Nicio prevedere a prezentei scrisori nu limitează și nu exclude răspunderea noastră pentru fraudă, pentru deces sau vătămare corporală cauzate din neglijența noastră ori pentru orice alt aspect pentru care legea nu ne permite să limităm răspunderea.
- Sub rezerva acestei prevederi, răspunderea noastră totală față de dumneavoastră în temeiul sau în legătură cu Angajamentul, contractuală, din neglijență sau de altă natură, este limitată la NZD 250.000.
- Nu răspundem pentru pierderea profitului, a veniturilor, a afacerii sau a clientelei, nici pentru vreun prejudiciu indirect sau subsecvent.
- Nu răspundem pentru niciun prejudiciu rezultat din informații neadevărate, tardive sau incomplete, din neurmarea consilierii noastre de către dumneavoastră sau din nerespectarea unui termen legal de care erați responsabil.
- Orice pretenție trebuie formulată în termenul permis de lege și, în orice caz, în termen de un an de la data la care ați cunoscut sau ar fi trebuit să cunoașteți faptele pe care se întemeiază, cu excepția cazului în care legea vă acordă un termen mai lung și nu permite această limită.
- Dacă și o altă persoană răspunde pentru prejudiciu, răspunderea noastră este limitată la partea echitabilă, ținând seama de partea acelei alte persoane.
Firma deține o asigurare de răspundere profesională la Southern Cross Insurance, iar detaliile sunt disponibile la cerere.
11. Încetarea Angajamentului
- Puteți înceta Angajamentul oricând, printr-o înștiințare scrisă adresată nouă. Îl putem înceta printr-un preaviz scris de 14 zile adresat dumneavoastră sau imediat, dacă nu ați plătit, nu ne-ați dat ce ne trebuie, ne-ați dat informații neadevărate ori dacă regulile profesiei noastre sau legea ne impun să încetăm.
- La încetarea Angajamentului, ne veți plăti Lucrarea efectuată și cheltuielile suportate până la data încetării. Vă vom da ceea ce vi se cuvine și, la cerere, vă vom ajuta, contra unui onorariu rezonabil, la predarea către un alt consilier.
- Dacă nu am convenit altfel, Angajamentul încetează când trimitem factura finală sau când Lucrarea este finalizată, oricare survine mai devreme. După aceea nu avem obligația de a ne actualiza consilierea în funcție de schimbările legislative sau de fapt și nici de a vă reaminti ce poate fi scadent, decât dacă ne cereți acest lucru și îl acceptăm.
12. Reclamații
Ne dorim să oferim un serviciu bun. Dacă nu sunteți mulțumit, spuneți-ne. Vă rugăm să scrieți la partenerul coordonator, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example), indicând ce nu a mers bine și ce ați dori să facem. Vă vom confirma prompt primirea reclamației, o vom analiza echitabil și vă vom răspunde în scris, explicându-vă decizia. Dacă tot nu sunteți mulțumit, puteți cere ca reclamația să fie reexaminată de o persoană din conducere care nu a fost implicată și aveți dreptul de a vă adresa autorității sau instanței competente.
Chartered Accountants Australia and New Zealand
13. Legea aplicabilă și litigii
Prezenta scrisoare și Angajamentul sunt guvernate de legea din Noua Zeelandă.
În caz de neînțelegere, vom încerca mai întâi să o soluționăm prin discuții, începând cu o notă scrisă care indică obiectul neînțelegerii. Dacă nu o putem soluționa în termen de 30 de zile, oricare dintre noi poate merge mai departe după cum urmează.
Locul de soluționare a oricărui litigiu izvorât din prezenta scrisoare este Auckland. Modul de soluționare a litigiilor
14. Dispoziții generale
- Prezenta scrisoare reprezintă întregul acord dintre noi cu privire la Lucrare și înlocuiește orice înțelegere anterioară. Poate fi modificată numai printr-un înscris asupra căruia convenim amândoi.
- Dacă o parte nu poate fi pusă în executare, restul rămâne în vigoare.
- Niciunul dintre noi nu poate transfera drepturile sale din ea fără acordul scris al celuilalt.
- Poate fi semnată în exemplare separate și electronic, iar împreună acestea formează un singur acord.
- Dacă nu semnați și nu returnați prezenta scrisoare, dar ne cereți să continuăm sau ne lăsați să începem Lucrarea, veți fi considerat că ați acceptat aceste condiții.
Dacă prezenta scrisoare exprimă corect înțelegerea noastră, vă rugăm să semnați exemplarul de mai jos și să ni-l returnați. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să ni le adresați înainte de a semna.
Cu stimă,
Pentru Alvarez & Cho Chartered Accountants
Nume și funcție: ______________
Semnătura: ______________
Data: ______________
Acceptare
Am citit prezenta scrisoare, o înțeleg și sunt de acord, în numele Kiwi Trails Limited, cu condițiile din ea.
Pentru Kiwi Trails Limited
Nume și funcție: ______________
Semnătura: ______________
Data: ______________