Oppdragsbrev

Oppdragsbrev

Alvarez & Cho Chartered Accountants
48 Queen Street, Auckland 1010, New Zealand

7. november 2026

Kiwi Trails Limited
7 Beach Road, Tauranga 3110, New Zealand
Att: Hana Walker, direktør

Til Hana Walker, direktør,

Vårt oppdrag for regnskap og skatt

Takk for at dere valgte Alvarez & Cho Chartered Accountants («vi», «oss»). Dette brevet fastsetter vilkårene for oppdraget vi skal utføre for Kiwi Trails Limited («dere»). Les det nøye. Hvis dere er fornøyd med innholdet, undertegn og returner en kopi. Oppdraget starter 1. april 2027, eller tidligere hvis dere har bedt oss om å begynne arbeidet, og er underlagt vilkårene i dette brevet («Oppdraget»).

1. Omfanget av arbeidet

Vi skal utføre følgende («Arbeidet»):

Utarbeide årsregnskapet for året som slutter 31. mars 2027, utarbeide og levere selskapets skattemelding, og gi råd om skattemessig behandling av kjøpet av det nye kjøretøyet.

Utkast til regnskap innen 6 uker etter mottak av underlaget, og skattemeldingen levert innen 7. juli 2027.

Vi skal utføre Arbeidet med rimelig dyktighet og aktsomhet, i samsvar med de faglige standardene og lovene som gjelder for oss.

2. Hva som ikke inngår

Oppdraget er begrenset til Arbeidet. Det omfatter ikke:

Bokføring, lønnskjøring, revisjonsarbeid, rådgivning om salg av virksomheten og håndtering av enhver gransking eller tvist med skattemyndigheten.

Hvis dere ber oss om å gjøre noe annet, eller hvis forholdene endrer seg, skal vi si fra om det ligger utenfor Arbeidet, og vi utfører det først etter at vi har avtalt det med dere skriftlig, for eksempel på e-post. Med mindre vi avtaler noe annet, gjelder vilkårene i dette brevet også for slikt arbeid.

Vår rådgivning er til dere og bare for formålet med Arbeidet. Andre kan ikke bygge på den, og den kan ikke brukes til andre formål, uten vårt skriftlige samtykke. Vi er rådgivere og ikke garantister: vi kan ikke love et bestemt resultat, for eksempel utfallet av en avgjørelse fra en myndighet eller en domstol.

3. Våre plikter

Vi skal:

• utføre Arbeidet med den dyktighet, aktsomhet og omhu som kan forventes av en kompetent fagperson på vårt område;
• sette inn personer med nødvendige kvalifikasjoner, og si fra til dere hvem som har hovedansvaret for Arbeidet;
• holde dere orientert om fremdriften og om viktige forhold vi får kjennskap til;
• overholde datoene i dette brevet, så lenge vi har det vi trenger fra dere;
• si fra til dere uten opphold hvis vi mener at vi ikke kan overholde en dato eller fullføre en del av Arbeidet;
• oppbevare dere opplysninger sikkert og konfidensielt, som angitt i punkt 8.

4. Deres plikter

Dere skal:

• gi oss i god tid fullstendige og riktige opplysninger som vi trenger, herunder: Kontoutskrifter, salgs- og kjøpsfakturaer, lønnsrapporter, lånekontoutskrifter og eiendelsregister for året, innen 30. april 2027.
• si fra til oss uten opphold om enhver endring eller hendelse som kan påvirke Arbeidet;
• ta beslutninger og gi instrukser i god tid, og si fra til oss hvem som kan gjøre dette på deres vegne;
• si fra til oss hvis dere ikke forstår en del av rådgivningen vår;
• sørge for at opplysningene dere gir oss er sanne, og at dere har rett til å gi dem til oss;
• føre egne regnskaper og andre opptegnelser og overholde deres lovpålagte plikter, for eksempel innleveringsfrister, med mindre vi skriftlig har avtalt at vi gjør det for dere;
• betale honoraret vårt som angitt i punkt 5.

Vi bygger på de opplysningene dere gir oss. Vi kontrollerer dem ikke for riktighet, med mindre det er en del av Arbeidet, og vi er ikke ansvarlige for problemer som skyldes ufullstendige, sene eller uriktige opplysninger. Hvis dere gir oss opplysninger sent, kan vi komme til å ikke overholde datoer, og vi kan fakturere for den ekstra tiden.

5. Honorar og fakturering

Honoraret vårt beregnes slik: Hvordan honoraret beregnes

Et fast honorar på NZD 4 800. Arbeid utenfor omfanget faktureres med NZD 190 i timen for en leder og NZD 120 i timen for andre ansatte.

Innleveringsgebyrer og reiser utenfor Auckland faktureres til kostpris.

Fakturering: 50 % ved aksept av dette brevet og resten når regnskapet leveres; fakturaene forfaller til betaling innen 14 dager.

NZD 1 500

• Med mindre noe annet er angitt, inkluderer honoraret vårt ikke merverdiavgift, omsetningsavgift eller lignende avgift, som dere skal betale i tillegg dersom den kommer til anvendelse.
• Hvis Arbeidet tar mye mer tid enn vi regnet med på grunn av sene eller ufullstendige opplysninger, endringer dere ber om eller forhold utenfor vår kontroll, skal vi si fra så tidlig vi kan og avtale med dere hvordan vi går videre. Vi fakturerer ikke for den ekstra tiden uten å si fra først.
• Hvis dere ikke betaler en faktura innen forfall, kan vi etter skriftlig varsel stanse arbeidet til dere har betalt. Vi kan kreve renter på forfalte beløp etter den satsen loven tillater.
• Hvis dere har spørsmål om en faktura, skal dere si fra til oss innen 14 dager etter at dere mottok den. Vi undersøker saken uten opphold.
• Dere er fortsatt ansvarlige for honoraret vårt selv om noen andre har avtalt å betale det for dere.
• Betalt honorar refunderes ikke hvis dere avslutter Oppdraget, men vi refunderer den delen av en forskuddsbetaling som ikke er brukt.

6. Interessekonflikter

Før vi aksepterte Oppdraget, har vi kontrollert registrene våre og kjenner ikke til noen interessekonflikt som hindrer oss i å opptre for dere. En interessekonflikt oppstår når våre plikter overfor én klient står i motstrid til våre plikter overfor en annen klient, eller til våre egne interesser.

Hvis vi blir kjent med en interessekonflikt, skal vi si fra til dere uten opphold. Der reglene for vårt yrke tillater det, kan vi fortsette med deres informerte skriftlige samtykke og med sikringstiltak, for eksempel at opplysningene om hver klient holdes hos atskilte team. Hvis vi ikke kan gjøre dette, kan vi bli nødt til å avslutte oppdraget for én av eller begge klientene. Vi kan opptre for andre klienter med interesser som avviker fra deres, hvis det er tillatt og vi holder opplysningene deres konfidensielle.

7. Uavhengighet

Vi skal i god tid si fra til dere hvis et forhold, en økonomisk interesse eller en annen omstendighet med rimelighet kan antas å påvirke vår objektivitet eller uavhengighet i forbindelse med Arbeidet, og hvis vi må iverksette tiltak.

8. Taushetsplikt og data

Vi skal holde opplysningene deres konfidensielle og bare bruke dem til Arbeidet. Vi gir dem ikke videre til andre, unntatt:

• våre partnere, ansatte, underleverandører og rådgivere som trenger dem for Arbeidet og er bundet av taushetsplikt;
• der dere ber om eller samtykker i det;
• der loven, en domstol eller våre yrkesregler krever eller tillater det, for eksempel overfor en tilsynsmyndighet eller i en rettssak. Der vi lovlig kan, skal vi si fra til dere først.

Vi skal oppbevare personopplysninger dere gir oss sikkert og behandle dem bare for Arbeidet og for våre lovpålagte plikter, slik den personvernlovgivningen som gjelder krever. Dere er ansvarlige for å sørge for at dere lovlig kan gi oss disse opplysningene. Denne plikten gjelder også etter at Oppdraget er avsluttet.

Dere godtar at vi kan kommunisere med dere og sende dokumenter på e-post og andre elektroniske måter. Elektronisk kommunikasjon er ikke fullstendig sikker, og vi kan ikke garantere at den er fri for avlytting eller virus. Si fra til oss hvis dere ønsker at vi bruker en annen måte for sensitive dokumenter.

9. Dokumenter og arkiv

• Dere er fortsatt eier av dokumentene og opptegnelsene dere gir oss. Vi leverer dem tilbake når dere ber om det, med forbehold for vår rett til å holde dem tilbake der loven tillater det til honoraret vårt er betalt.
• Vi eier våre arbeidspapirer, utkast og interne notater, med forbehold for vår taushetsplikt. Vi gir dere kopier av det vi er pliktige til å gi dere.
• Vi oppbevarer saksmappen vår i 7 år etter at Oppdraget er avsluttet, eller lenger hvis loven eller våre yrkesregler krever det, og kan deretter makulere den på en sikker måte uten ytterligere varsel til dere.
• Vår rådgivning og våre dokumenter er endelige først når vi leverer dem i endelig form. Bygg ikke på utkast eller muntlig rådgivning.

10. Ansvarsbegrensning

• Ingenting i dette brevet begrenser eller utelukker vårt ansvar for svik, for dødsfall eller personskade forårsaket av vår uaktsomhet, eller for noe annet som loven ikke tillater oss å begrense.
• Med dette forbehold er vårt samlede ansvar overfor dere etter eller i forbindelse med Oppdraget, enten det er kontraktsansvar, ansvar for uaktsomhet eller annet, begrenset til NZD 250 000.
• Vi er ikke ansvarlige for tapt fortjeneste, tapte inntekter, tapt virksomhet eller goodwill, eller for indirekte tap eller følgetap.
• Vi er ikke ansvarlige for tap som skyldes at opplysninger er uriktige, sene eller ufullstendige, at dere ikke har fulgt rådgivningen vår, eller at dere ikke har overholdt en lovpålagt frist som dere selv hadde ansvaret for.
• Ethvert krav må fremsettes innen den fristen loven tillater, og under enhver omstendighet innen ett år etter at dere først fikk kjennskap til, eller burde ha fått kjennskap til, de forholdene kravet bygger på, med mindre loven gir dere lengre tid og ikke tillater denne begrensningen.
• Hvis en annen person også er ansvarlig for tapet, er vårt ansvar begrenset til den andelen som er rimelig, sett i forhold til den andre personens andel.

Firmaet har yrkesansvarsforsikring hos Southern Cross Insurance, og nærmere opplysninger er tilgjengelige på forespørsel.

11. Avslutning av Oppdraget

• Dere kan avslutte Oppdraget når som helst ved skriftlig varsel til oss. Vi kan avslutte det med 14 dager skriftlig varsel til dere, eller umiddelbart hvis dere ikke har betalt, ikke har gitt oss det vi trenger, har gitt oss uriktige opplysninger, eller hvis yrkesreglene våre eller loven krever at vi stanser.
• Når Oppdraget avsluttes, skal dere betale oss for utført Arbeid og påløpte utgifter frem til avslutningsdatoen. Vi gir dere det dere har krav på, og hvis dere ber om det, bistår vi mot rimelig vederlag ved overlevering til en annen rådgiver.
• Med mindre vi har avtalt noe annet, avsluttes Oppdraget når vi sender vår sluttfaktura eller når Arbeidet er fullført, avhengig av hva som inntreffer først. Etter det har vi ingen plikt til å oppdatere rådgivningen vår ved endringer i lovgivningen eller faktum, eller til å minne dere om forhold som kan forfalle, med mindre dere ber oss om det og vi samtykker.

12. Klager

Vi vil levere en god tjeneste. Hvis dere ikke er fornøyd, si fra til oss. Skriv til daglig leder, Elena Alvarez (elena@alvarezcho.example), og oppgi hva som har gått galt og hva dere ønsker at vi skal gjøre. Vi bekrefter mottaket av klagen uten opphold, undersøker den på en rettferdig måte og svarer skriftlig med en begrunnelse for vår avgjørelse. Hvis dere fortsatt ikke er fornøyd, kan dere be om at saken gjennomgås av en overordnet som ikke var involvert, og dere har rett til å bringe saken inn for den aktuelle myndigheten eller domstolen.

Chartered Accountants Australia and New Zealand

13. Lovvalg og tvister

Dette brevet og Oppdraget er underlagt loven i New Zealand.

Hvis det oppstår uenighet, skal vi først forsøke å løse den gjennom samtaler, med en skriftlig merknad som angir hva uenigheten gjelder. Hvis vi ikke kommer til enighet innen 30 dager, kan hver av oss bringe saken videre som følger.

Stedet for avgjørelse av enhver tvist etter dette brevet er Auckland. Hvordan tvister avgjøres

14. Alminnelige bestemmelser

• Dette brevet er hele avtalen mellom oss om Arbeidet og erstatter enhver tidligere forståelse. Det kan bare endres skriftlig med begges samtykke.
• Hvis en del ikke kan håndheves, forblir resten i kraft.
• Ingen av oss kan overdra sine rettigheter etter brevet uten den andres skriftlige samtykke.
• Det kan undertegnes i flere eksemplarer og elektronisk, og eksemplarene utgjør sammen én avtale.
• Hvis dere ikke undertegner og returnerer dette brevet, men ber oss fortsette, eller lar oss starte Arbeidet, anses dere å ha godtatt disse vilkårene.

Hvis dette brevet riktig gjengir vår forståelse, undertegn kopien nedenfor og returner den til oss. Har dere spørsmål, ta kontakt med oss før dere undertegner.

Med vennlig hilsen

For Alvarez & Cho Chartered Accountants
Navn og tittel: ______________
Underskrift: ______________
Dato: ______________

Aksept

Jeg har lest dette brevet, forstår det og samtykker på vegne av Kiwi Trails Limited i vilkårene i det.

For Kiwi Trails Limited
Navn og tittel: ______________
Underskrift: ______________
Dato: ______________