Databehandleravtale

Kunden er organisasjonen som eier arbeidsområdet, og er behandlingsansvarlig for personopplysningene den legger inn i nerix.ai (og databehandler for dem når den opptrer for egne kunder). Respiresoft LLC, 32 N Gould St, Sheridan, WY 82801, USA, er databehandler.

Denne avtalen omfatter personopplysninger i kundens arbeidsområde: dokumenter, samtaler, regneark, arbeidsregistreringer, møter og opptak, embeddinger i biblioteket, medlemmenes navn og e-postadresser, og revisjonssporet. Den omfatter ikke personopplysninger der nerix selv fastsetter formålene, for eksempel en persons innloggingskonto eller faktureringsposter. Disse er beskrevet i personvernerklæringen.

Ved motstrid mellom denne avtalen og vilkårene om personopplysninger, går denne avtalen foran.

nerix behandler bare personopplysninger etter kundens dokumenterte instrukser. Vilkårene, denne avtalen, innstillingene kunden velger i produktet (for eksempel AI-regionen, leverandørene, oppbevaringsperiodene og hvordan navn skjules for AI-en) og det medlemmene ber produktet om å gjøre, utgjør instruksene. Dette omfatter overføringer til tredjeland: de skjer bare slik disse instruksene og listen over underdatabehandlere tillater.

nerix varsler kunden umiddelbart hvis det mener en instruks bryter personvernregelverket. Hvis loven krever at nerix behandler opplysningene på annen måte, varsler nerix kunden først med mindre loven forbyr det.

Alle hos nerix som kan få tilgang til kundens personopplysninger, er bundet av en skriftlig taushetsplikt, får tilgang bare når arbeidet krever det, og hvert innsyn av ansatte i en kundes samtale registreres i kundens eget revisjonsspor.

nerix iverksetter tiltakene i artikkel 32 i GDPR. Vedlegg 2 lister opp dem som finnes i dag. nerix kan endre dem hvis beskyttelsesnivået ikke blir lavere.

Kunden gir generell skriftlig godkjenning for underdatabehandlerne i vedlegg 1. nerix binder hver av dem til de samme personvernforpliktelsene gjennom avtale, og er fortsatt fullt ansvarlig overfor kunden for dem.

nerix varsler eieren av hvert arbeidsområde minst 30 dager før det legger til eller erstatter en underdatabehandler, i produktet og på e-post, og oppdaterer den offentlige listen på nerix.ai/legal/subprocessors. Kunden kan protestere av saklige personvernhensyn innen disse 30 dagene. nerix prøver da å levere tjenesten uten den underdatabehandleren, for eksempel ved å holde arbeidsområdet på EU-baserte leverandører. Hvis det ikke er mulig, kan kunden avslutte avtalen og får tilbakebetalt forhåndsbetalte gebyrer for tiden som ikke er brukt.

Kunden velger AI-region og leverandører for sitt eget arbeidsområde. En leverandør kunden selv slår på i Innstillinger, er kundens eget valg og ikke en endring fra nerix.

Kundedata lagres i Den europeiske union (Frankrike, med krypterte filer og sikkerhetskopier i Nederland). nerix er etablert i USA. Når personopplysninger overføres til eller aksesseres fra et land uten en adekvansbeslutning, avtaler partene EUs standardavtalevilkår fra Europakommisjonen (beslutning (EU) 2021/914) som følger. Modul to (behandlingsansvarlig til databehandler) gjelder når kunden er behandlingsansvarlig, og modul tre (databehandler til databehandler) når kunden selv er databehandler. De er en del av denne avtalen gjennom henvisning.

• Klausul 7 (tilkoblingsklausul): inkludert.
• Klausul 9(a): alternativ 2, generell godkjenning, med varsel 30 dager i punkt 6.
• Klausul 11(a): det valgfrie uavhengige tvisteløsningsorganet gjelder ikke.
• Klausul 17: loven i Republikken Irland. Klausul 18(b): domstolene i Irland.
• Partene i vedlegg I.A er i punkt 1; vedlegg I.B er punkt 2; kompetent tilsynsmyndighet er den som hører til kundens etablering (eller, hvis det ikke finnes noen, Irish Data Protection Commission). Vedlegg II er vedlegg 2 nedenfor. Vedlegg III er vedlegg 1 nedenfor.

For personopplysninger under UK GDPR avtaler partene også tillegget for internasjonale dataoverføringer til EUs SCC-er utstedt av UK Information Commissioner (versjon B1.0, i kraft 21. mars 2022). Tabellene i det fylles ut fra dette punktet og vedleggene, og hver av partene kan avslutte det slik punkt 19 i det sier.

For personopplysninger under den sveitsiske personvernloven gjelder SCC-ene med disse endringene: Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner er kompetent myndighet; henvisninger til GDPR omfatter den sveitsiske loven; vernetinget for krav fra personer i Sveits er Sveits; og «medlemsstat» hindrer ikke en person i Sveits i å reise sak der vedkommende har sitt vanlige bosted.

Hvis nerix er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework for overføringen, er sertifiseringen hovedgarantien, og SCC-ene gjelder som reserve hvis rammeverket ikke lenger er gyldig. En anmodning fra myndighetene om tilgang håndteres slik SCC-ene sier: nerix bestrider anmodninger som er ulovlige, deler minst mulig og varsler kunden med mindre loven forbyr det.

Hvis en person spør nerix om data nerix oppbevarer for kunden, uttaler nerix seg ikke om realiteten og videresender forespørselen til kunden uten unødig forsinkelse (innen fem arbeidsdager). nerix gir kunden verktøy til å hjelpe: eksport av et arbeidsområde og av én persons egne kontoopplysninger, sletting, retting og revisjonssporet. Utover dette hjelper nerix med rimelig innsats og uten kostnad når det er en liten oppgave.

nerix varsler eieren av hvert berørte arbeidsområde uten ugrunnet opphold og senest 24 timer etter at nerix blir klar over et personopplysningsbrudd som påvirker kundens data, i produktet og på e-post. Varselet sier det som er kjent: hva som har skjedd, hvilke data og omtrent hvor mange personer det gjelder, de sannsynlige konsekvensene, hva nerix har gjort, og hva nerix anbefaler kunden å gjøre. Ytterligere opplysninger følger etter hvert som de blir kjent. nerix fører et register over brudd og gir kunden det den trenger for sin egen melding til tilsynsmyndigheten (artikkel 33) og til de berørte (artikkel 34).

nerix hjelper kunden med sikkerhet, melding om brudd, vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøfting, ut fra det nerix kan se. nerix gir på forespørsel et sammendrag av sin vurdering av personvernkonsekvenser for AI-funksjonene.

Kunden kan når som helst eksportere hele arbeidsområdet kostnadsfritt fra Innstillinger (dokumenter i originalfilene, samtaler, regneark, poster, revisjonsspor), og kan slette data og selve arbeidsområdet. Når avtalen avsluttes, beholder nerix arbeidsområdet i en uthentingsperiode på minst 30 dager slik at kunden kan eksportere det, og sletter deretter personopplysningene, inkludert sikkerhetskopier, innen ytterligere 30 dager, med mindre loven krever at nerix beholder dem. nerix bekrefter slettingen på forespørsel.

nerix gir kunden den informasjonen som trengs for å vise at artikkel 28 er oppfylt, og lar kunden eller en revisor kunden utpeker, gjennomgå dette, med 30 dagers varsel, i arbeidstiden, under taushetsplikt, ikke mer enn én gang i året med mindre et brudd eller en myndighet krever mer, og for kundens regning. nerix kan i første omgang oppfylle dette med gjeldende uavhengige rapporter og sine svar på kundens sikkerhetsspørreskjema.

Ansvar etter denne avtalen følger Vilkårene, med unntak av at ingenting begrenser ansvar som ikke kan begrenses ved lov, og SCC-ene gjelder foran alt annet der de kommer til anvendelse. Lovvalget for denne avtalen er loven i Republikken Irland for SCC-ene, og ellers Vilkårene.

Kunden godtar denne avtalen i produktet: eieren av arbeidsområdet bekrefter den, og nerix registrerer datoen, versjonen og hvem som godtok. En ny versjon vises til eieren sammen med hva som er endret, og gjelder når den er godtatt; den godtatte versjonen forblir synlig i Innstillinger. Bedriftskunder kan be om en kopi med signaturlinjer. Spørsmål: info@nerix.ai.

Den offentlige listen på nerix.ai/legal/subprocessors er den gjeldende. På datoen for denne versjonen:

Disse tiltakene finnes i produktet i dag.

• Kundeseparasjon: hver post bærer arbeidsområdet sitt, og hver spørring i koden må navngi arbeidsområdet, ellers feiler den; filer lagres per arbeidsområde.
• Kryptering: tilkoblinger bruker TLS. Leverandørnøkler og kundenes lagrede innloggingsopplysninger krypteres med konvoluttkryptering; hovednøkkelen oppbevares utenfor databasen i en fil som bare tjenesten kan lese.
• Tilgang: pålogging med passord, passnøkler eller Google eller GitHub; to-trinns pålogging; roller for eier, administrator, medlem og leser; økter kan listes opp og avsluttes; API-nøkler kan tilbakekalles umiddelbart.
• Ansattes tilgang: egen ansattidentitet med egen pålogging og et andre trinn; ansatte ser en kundes samtale bare med en registrert begrunnelse, og hvert innsyn skrives til kundens revisjonsspor; etterligning vises for kunden i revisjonssporet.
• Revisjonsspor: kun tilføybar logg over hvem som gjorde hva i arbeidsområdet, med eksport; oppbevares i den oppbevaringsperioden eieren fastsetter.
• AI-sikkerhet: navn på personer og klienter samt personopplysninger som e-postadresser og telefon- og kontonumre kan erstattes med koder før teksten når en modell, og settes tilbake i svaret; eiere kan låse denne innstillingen; en modellleverandør får aldri lov til å trene på kundedata; AI-regionen kan begrenses til bare EU eller til modeller på våre egne servere.
• Oppbevaring og sletting: eieren kan angi hvor lenge dokumenter og samtaler oppbevares; deretter slettes de av tjenesten. Sletting fjerner filer fra disken, ikke bare rader. Sletting av et arbeidsområde utføres etter en utsettelsesperiode på 30 dager.
• Sikkerhetskopier: oppbevares i EU; slettede data forsvinner fra sikkerhetskopiene innen 30 dager.
• Robusthet: separate prosesser for web, bakgrunnsarbeid og AI-knutepunktet, helsesjekker og omstarter uten at jobber mistes; endringer testes før utgivelse.
• Bruddprosess: en skriftlig beredskapsplan, et register, varsel til berørte eiere innen 24 timer og et sikkerhetsvarsel i produktet.
• Personer: taushetsplikt og tilgang bare når arbeidet krever det.