Jobangebot schreiben, das eine Zusage bekommt

Sie haben die Person gefunden. Die Gespräche sind geführt, die Referenzen gut, und alle freuen sich. In diesem Moment stolpern viele kleine Unternehmen: Das Angebot kommt spät, kommt per Telefon mit halben Angaben oder in einem Brief, bei dem die Person raten muss, wozu sie Ja sagt.

Ein gutes Angebot ist schnell, herzlich und genau. Es macht das Jasagen leicht und schützt beide Seiten im ersten Monat vor Missverständnissen. So schreiben Sie ein Jobangebot, mit einer Vorlage zum Ausfüllen.

Die Bedingungen klären, bevor Sie schreiben

Entscheiden Sie das zuerst im Unternehmen, damit der Brief nicht abschweift:

1. Die Stelle. Die Bezeichnung und die wichtigsten Aufgaben sowie wem die Person berichtet.
2. Die Vergütung. Der Betrag, ob pro Jahr, Monat oder Stunde, wie oft gezahlt wird und ob vor Steuern. Boni, Provisionen und Überstunden brauchen eigene Zeilen.
3. Arbeitszeit und Ort. Voll- oder Teilzeit, übliche Tage, wo gearbeitet wird und eine mögliche Regelung für Homeoffice oder Hybridarbeit.
4. Der Starttermin. Ein bestimmtes Datum oder die Art, wie es festgelegt wird, etwa nach der Kündigungsfrist beim jetzigen Arbeitgeber.
5. Die Extras. Urlaub, Krankengeld, Beiträge zur Altersvorsorge, Ausstattung, Weiterbildung, alles andere, was Sie bieten.
6. Die Bedingungen. Alles, wovon das Angebot abhängt, etwa Referenzen, eine Überprüfung des Hintergrunds, wo das Gesetz sie erlaubt, der Nachweis der Arbeitsberechtigung oder eine Probezeit.

Wenn Sie bei einem Punkt die Antwort nicht kennen, finden Sie sie heraus, bevor Sie senden. Eine vage Zeile wird später zum Streit.

Zuerst anrufen

Rufen Sie die Person an, bevor Sie den Brief schicken. Sagen Sie, dass Sie ihr die Stelle anbieten möchten, nennen Sie die wichtigsten Bedingungen in ein bis zwei Sätzen und fragen Sie, ob etwas die Annahme verhindern würde. So hören Sie das Zögern, bevor es auf Papier steht, und es ist eine Höflichkeit, an die man sich erinnert.

Sagen Sie, dass der Brief heute oder morgen folgt, und halten Sie dieses Versprechen.

Was der Brief enthalten sollte

Ein gutes Angebotsschreiben ist ein bis zwei Seiten lang. Beginnen Sie im ersten Satz mit der guten Nachricht, dann die Fakten, dann der nächste Schritt.

• Anrede und Angebot. „Wir freuen uns sehr, Ihnen die Stelle als Operations Assistant bei Green Valley Foods anzubieten.“
• Die wichtigsten Bedingungen in einer kurzen Liste oder Tabelle: Bezeichnung, Vorgesetzte oder Vorgesetzter, Starttermin, Vergütung, Arbeitszeit, Ort, gegebenenfalls Probezeit.
• Bedingungen, klar benannt und auf die beschränkt, die Sie brauchen.
• Wie man annimmt, und bis wann. Unterschreiben und zurücksenden oder auf eine E-Mail antworten.
• Wie es weitergeht. Der Arbeitsvertrag, Formalitäten, der erste Tag, wer sich meldet.
• Ein herzlicher Schluss mit Name und Kontaktdaten eines echten Menschen.

Unsere Vorlage für ein Jobangebot bringt diese Teile zum Ausfüllen mit. Die Vorlage für einen Arbeitsvertrag ist das vollständige Dokument, das folgt. Prüfen Sie es aber an den Regeln des Landes, in dem die Person arbeiten wird, denn das Arbeitsrecht unterscheidet sich stark.

Worte, die helfen

Nutzen Sie einfache, menschliche Sprache. Sagen Sie „wir möchten, dass Sie zu uns kommen“ statt „wir freuen uns, Ihnen ein bedingtes Beschäftigungsangebot zu unterbreiten“. Vermeiden Sie alles, was wie eine Drohung oder eine Falle klingt.

Seien Sie vorsichtig mit Versprechen. „Sie bekommen nach sechs Monaten eine Gehaltserhöhung“ ist eine Zusage, an die sich jemand erinnern wird. Ist es eine Hoffnung, sagen Sie „wir planen, Ihre Vergütung nach sechs Monaten zu überprüfen“. Ist etwas nicht entschieden, sagen Sie das.

Bleiben Sie stimmig mit der Stellenanzeige und dem Gespräch. Wenn Sie ein Auto- oder Mobilitätsbudget oder flexible Arbeitszeiten genannt haben, stehen sie entweder im Brief, oder Sie erklären, was sich geändert hat und warum.

Fragen und Verhandlung

Rechnen Sie mit Fragen. Beantworten Sie sie schnell und schriftlich, damit es einen Beleg gibt. Wenn die Person mehr verlangt, entscheiden Sie vorher, was Sie ändern können: die Vergütung innerhalb einer Spanne, einen Starttermin, einen Tag Homeoffice, zusätzliche Weiterbildung. Manches können Sie nicht ändern, ohne es gegenüber dem bestehenden Team unfair zu machen. Es ist in Ordnung, das freundlich zu sagen.

Wenn Sie einer Änderung zustimmen, senden Sie eine neue Fassung des Briefs mit der Änderung und sagen Sie, dass sie die frühere ersetzt. Lassen Sie nie zwei verschiedene Fassungen im Umlauf.

Wenn die Antwort Nein lautet

Wenn die Person ablehnt, danken Sie ihr. Fragen Sie einmal, ob etwas ihre Meinung geändert hätte. Vielleicht erfahren Sie etwas über Ihre Vergütung, Ihren Ablauf oder Ihren Ruf. Halten Sie die Tür offen: Menschen wechseln mehr als einmal die Stelle.

Wenn Sie selbst ein Angebot oder einen Bewerber ablehnen müssen, ist eine kurze, freundliche Nachricht besser als Schweigen. Die Vorlage für eine E-Mail zur Ablehnung eines Angebots ist ein gutes Muster für den Ton: danken, klar sein und nicht zu viel erklären.

Nach dem Ja

Ein Ja ist nicht das Ende. Bleiben Sie zwischen Zusage und erstem Tag in Kontakt. Senden Sie den Vertrag, den Plan für den ersten Tag und eine Nachricht vom Team. Wer einen Monat lang nichts hört, nimmt manchmal ein anderes Angebot an. Planen Sie die erste Woche, mit einer benannten Ansprechperson und ein paar kleinen Aufgaben, die die Person erledigen kann.

Wo nerix hilft

Sagen Sie nerix im Chat die Stelle, die Bedingungen und den gewünschten Ton und bitten Sie um einen ersten Entwurf des Angebots. Er öffnet sich neben dem Chat als Dokument, jede Version bleibt erhalten, und Sie können den Ton herzlicher, kürzer oder förmlicher verlangen. E-Mail-Entwürfe (früher Zugang) schreiben die Begleit-E-Mail, lassen überall dort sichtbar eine Lücke, wo sie eine Tatsache wie ein Datum nicht wissen konnten, und senden nichts, bevor Sie auf Senden drücken.

nerix kennt das Arbeitsrecht an Ihrem Ort nicht und nicht, was Sie am Telefon vereinbart haben. Prüfen Sie jede Zahl, jedes Datum und jede Bedingung, bevor der Brief hinausgeht.

Die Kurzfassung

Klären Sie zuerst die Bedingungen. Rufen Sie an, bevor Sie schreiben. Fassen Sie Stelle, Vergütung, Arbeitszeit, Starttermin, Bedingungen und die Art der Annahme in einem klaren Brief zusammen. Beantworten Sie Fragen schriftlich, legen Sie Änderungen in eine neue Fassung und seien Sie großzügig bei einem Nein.