Carta de proposta de emprego: como escrever uma que recebe um sim

Encontrou a pessoa. As entrevistas acabaram, as referências são boas e todos estão entusiasmados. É neste momento que muitas pequenas empresas tropeçam: a proposta chega tarde, chega por telefone com metade dos pormenores, ou chega numa carta que deixa a pessoa a adivinhar com o que está a concordar.

Uma boa proposta é rápida, calorosa e exata. Torna a decisão fácil de aceitar e protege ambas as partes de mal-entendidos no primeiro mês. Aqui fica como escrever uma carta de proposta de emprego, com um modelo que pode preencher.

Acerte os termos antes de escrever

Decida estes pontos primeiro dentro da empresa, para que a carta não divague:

1. A função. O título e as principais responsabilidades, e a quem a pessoa reporta.
2. A remuneração. O valor, se é por ano, mês ou hora, com que frequência é paga e se é antes de impostos. Bónus, comissões e horas extra precisam de linhas próprias.
3. O horário e o local. Tempo inteiro ou parcial, dias habituais, onde o trabalho é feito e qualquer regime remoto ou híbrido.
4. A data de início. Uma data concreta, ou a forma de a definir, por exemplo depois do aviso prévio no emprego atual.
5. Os extras. Férias, subsídio de doença, contribuições para pensão ou reforma, equipamento, formação, tudo o mais que ofereça.
6. As condições. Tudo de que a proposta depende, como referências, uma verificação de antecedentes onde a lei o permita, prova do direito a trabalhar ou um período experimental.

Se não sabe a resposta a algum destes pontos, descubra antes de enviar. Uma linha vaga torna-se uma disputa mais tarde.

Telefone primeiro

Telefone à pessoa antes de enviar a carta. Diga que gostaria de lhe oferecer o lugar, diga os termos principais numa ou duas frases e pergunte se há algo que a impeça de aceitar. Assim ouve a hesitação antes de estar no papel, e é uma cortesia de que as pessoas se lembram.

Diga-lhe que a carta seguirá hoje ou amanhã, e cumpra essa promessa.

O que a carta deve conter

Uma boa carta de proposta tem uma ou duas páginas. Comece pela boa notícia na primeira frase, depois os factos, depois o passo seguinte.

• Saudação e proposta. "Temos o prazer de lhe oferecer o cargo de Assistente de Operações na Green Valley Foods."
• Os termos principais, numa lista curta ou tabela: título, responsável, data de início, remuneração, horário, local, período experimental se houver.
• Condições, indicadas com clareza e limitadas às de que precisa.
• Como aceitar, e até que data. Assinar e devolver, ou responder a um email.
• O que acontece a seguir. O contrato de trabalho, a documentação, o primeiro dia, quem entrará em contacto.
• Um fecho caloroso com o nome e os contactos de uma pessoa real.

O nosso modelo de carta de proposta de emprego tem estas partes prontas a preencher. O modelo de contrato de trabalho é o documento completo que se segue, mas confira-o com as regras do país onde a pessoa vai trabalhar, porque a lei laboral varia muito.

Palavras que ajudam

Use uma linguagem simples e humana. Diga "gostaríamos que se juntasse a nós" em vez de "temos o prazer de apresentar uma proposta condicional de emprego". Evite tudo o que soe a ameaça ou armadilha.

Tenha cuidado com as promessas. "Terá um aumento passados seis meses" é um compromisso de que alguém se vai lembrar. Se é uma esperança, diga "prevemos rever o seu salário passados seis meses". Se algo não está decidido, diga-o.

Seja coerente com o anúncio de emprego e com a entrevista. Se lhe disse que havia subsídio de viatura ou horário flexível, ou estão na carta ou explica o que mudou e porquê.

Trate as dúvidas e a negociação

Espere perguntas. Responda-lhes depressa e por escrito, para que fique registo. Se a pessoa pedir mais, decida de antemão o que pode alterar: remuneração dentro de um intervalo, uma data de início, um dia de trabalho remoto, formação extra. Algumas coisas não pode alterar sem tornar a situação injusta para a equipa atual. Não há problema em dizê-lo, com delicadeza.

Quando concordar com uma alteração, envie uma nova versão da carta com a alteração e diga que substitui a anterior. Nunca deixe duas versões diferentes em circulação.

Quando a resposta é não

Se a pessoa recusar, agradeça. Pergunte, uma vez, se haveria algo que a teria feito mudar de ideias. Pode aprender algo sobre os seus salários, o seu processo ou a sua reputação. Deixe a porta aberta: as pessoas mudam de emprego mais do que uma vez.

Se for você a ter de recusar uma proposta ou um candidato, uma mensagem curta e simpática é melhor do que o silêncio. O modelo de email para recusar uma proposta é um bom exemplo de tom: agradeça, seja claro e não se alongue em explicações.

Depois do sim

Um sim não é o fim. Entre a aceitação e o primeiro dia, mantenha o contacto. Envie o contrato, o plano do primeiro dia e uma mensagem da equipa. Pessoas que não ouvem nada durante um mês por vezes aceitam outra proposta. Planeie a primeira semana, com uma pessoa indicada a quem perguntar e algumas tarefas pequenas que a pessoa possa concluir.

Onde o nerix ajuda

No chat, diga ao nerix a função, os termos e o tom que quer, e peça um primeiro rascunho da proposta. Ele abre-se ao lado do chat como um documento, com cada versão guardada, e pode pedir-lhe que torne o tom mais caloroso, mais curto ou mais formal. Os rascunhos de email (acesso antecipado) escrevem o email de acompanhamento, deixam um espaço em branco visível onde não puderam saber um facto, como uma data, e não enviam nada até carregar em Enviar.

O nerix não conhece a lei laboral do sítio onde está nem o que combinou ao telefone. Verifique cada número, cada data e cada condição antes de a carta sair.

Em resumo

Acerte primeiro os termos. Telefone antes de escrever. Ponha a função, a remuneração, o horário, a data de início, as condições e a forma de aceitar numa só carta clara. Responda às dúvidas por escrito, ponha as alterações numa nova versão e seja gentil perante um não.