Een aanbiedingsbrief voor een nieuwe medewerker die een ja oplevert

Je hebt de juiste persoon gevonden. De gesprekken zijn klaar, de referenties zijn goed en iedereen is enthousiast. Dit is het moment waarop veel kleine bedrijven struikelen: het aanbod komt laat, komt telefonisch met de helft van de details, of komt in een brief waardoor de persoon moet raden waarmee hij akkoord gaat.

Een goed aanbod is snel, warm en exact. Het maakt ja zeggen makkelijk en beschermt beide kanten tegen misverstanden in de eerste maand. Zo schrijf je een aanbiedingsbrief, met een sjabloon dat je kunt invullen.

Regel de voorwaarden voordat je schrijft

Beslis dit eerst binnen het bedrijf, zodat de brief niet gaat zwalken:

1. De functie. De titel en de belangrijkste taken, en aan wie de persoon rapporteert.
2. Het loon. Het bedrag, of het per jaar, maand of uur is, hoe vaak het wordt betaald en of het voor belasting is. Bonussen, commissie en overuren krijgen een eigen regel.
3. De uren en de plek. Voltijd of deeltijd, de gebruikelijke dagen, waar het werk wordt gedaan en eventuele thuiswerk- of hybride afspraken.
4. De startdatum. Een bepaalde datum, of de manier waarop die wordt bepaald, bijvoorbeeld na de opzegtermijn bij de huidige baan.
5. De extra's. Vakantie, ziekteloon, pensioenbijdragen, apparatuur, opleiding, alles wat je verder biedt.
6. De voorwaarden. Alles waarvan het aanbod afhangt, zoals referenties, een antecedentenonderzoek waar de wet dat toestaat, bewijs van het recht om te werken of een proeftijd.

Weet je het antwoord op een van deze punten niet, zoek het dan uit voordat je verstuurt. Een vage regel wordt later een geschil.

Bel eerst

Bel de persoon voordat je de brief verstuurt. Zeg dat je hem de baan wilt aanbieden, noem de belangrijkste voorwaarden in een of twee zinnen en vraag of er iets is waardoor hij niet zou accepteren. Zo hoor je de twijfel voordat die op papier staat, en het is een beleefdheid die mensen onthouden.

Zeg dat de brief vandaag of morgen volgt, en kom die belofte na.

Wat de brief bevat

Een goede aanbiedingsbrief is een of twee pagina's. Begin met het goede nieuws in de eerste zin, dan de feiten, dan de volgende stap.

• Aanhef en aanbod. "Wij bieden je met plezier de functie van Operations Assistant bij Green Valley Foods aan."
• De belangrijkste voorwaarden, in een korte lijst of tabel: functie, leidinggevende, startdatum, loon, uren, plek, eventuele proeftijd.
• Voorwaarden, duidelijk genoemd en beperkt tot degene die je nodig hebt.
• Hoe te accepteren, en voor welke datum. Tekenen en terugsturen, of antwoorden op een e-mail.
• Wat er daarna gebeurt. De arbeidsovereenkomst, de papieren, de eerste dag, wie contact opneemt.
• Een warme afsluiting met de naam en contactgegevens van een echt persoon.

Ons sjabloon voor een aanbiedingsbrief heeft deze onderdelen klaar om in te vullen. Het sjabloon voor een arbeidsovereenkomst is het volledige document dat daarna komt, maar controleer het aan de regels van het land waar de persoon gaat werken, want arbeidsrecht verschilt enorm.

Woorden die helpen

Gebruik gewone, menselijke taal. Zeg "we willen graag dat je bij ons komt werken" in plaats van "wij zijn verheugd u een voorwaardelijk aanbod tot indiensttreding te doen". Vermijd alles wat klinkt als een dreigement of een valstrik.

Wees voorzichtig met beloftes. "Na zes maanden krijg je loonsverhoging" is een toezegging die iemand zich zal herinneren. Is het een hoop, zeg dan "we willen je loon na zes maanden beoordelen". Is iets nog niet besloten, zeg dat dan.

Blijf consistent met de vacature en het gesprek. Als je zei dat er een autovergoeding of flexibele uren waren, staan die ofwel in de brief, ofwel leg je uit wat er veranderd is en waarom.

Omgaan met vragen en onderhandeling

Verwacht vragen. Beantwoord ze snel en schriftelijk, zodat er een spoor is. Vraagt de persoon om meer, bepaal dan van tevoren wat je kunt veranderen: loon binnen een bandbreedte, een startdatum, een dag thuiswerken, extra opleiding. Sommige dingen kun je niet veranderen zonder het oneerlijk te maken voor huidig personeel. Het is prima dat vriendelijk te zeggen.

Ga je akkoord met een wijziging, stuur dan een nieuwe versie van de brief met de wijziging erin en zeg dat die de eerdere vervangt. Laat nooit twee verschillende versies rondgaan.

Als het antwoord nee is

Als de persoon afwijst, bedank hem. Vraag één keer of er iets was geweest wat hem had kunnen overtuigen. Misschien leer je iets over je loon, je proces of je reputatie. Houd de deur open: mensen wisselen vaker dan eens van baan.

Moet jij zelf een aanbod of een kandidaat afwijzen, dan is een kort, vriendelijk bericht beter dan stilte. Het sjabloon voor een e-mail waarin je een aanbod afwijst is een goed voorbeeld voor de toon: bedank, wees duidelijk en leg niet te veel uit.

Na het ja

Een ja is niet het einde. Houd contact tussen acceptatie en de eerste dag. Stuur de overeenkomst, het plan voor de eerste dag en een bericht van het team. Mensen die een maand niets horen, nemen soms een ander aanbod aan. Plan de eerste week, met een genoemde persoon om iets aan te vragen en een paar kleine taken die de persoon kan afronden.

Waar nerix helpt

Vertel in de chat aan nerix de functie, de voorwaarden en de gewenste toon, en vraag om een eerste concept van het aanbod. Het opent naast de chat als document, met elke versie bewaard, en je kunt vragen om een warmere, kortere of formelere toon. E-mailconcepten (vroege toegang) schrijft de begeleidende e-mail, laat een zichtbare lege plek waar het een feit zoals een datum niet kon weten, en verstuurt niets totdat jij op Verzenden drukt.

nerix kent het arbeidsrecht waar jij zit niet en weet niet wat je telefonisch hebt afgesproken. Controleer elk getal, elke datum en elke voorwaarde voordat de brief de deur uitgaat.

Kort samengevat

Regel eerst de voorwaarden. Bel voordat je schrijft. Zet de functie, het loon, de uren, de startdatum, de voorwaarden en de manier om te accepteren in één duidelijke brief. Beantwoord vragen schriftelijk, zet wijzigingen in een nieuwe versie en wees vriendelijk bij een nee.