لقد وجدت الشخص المناسب. انتهت المقابلات، والمراجع جيدة، والجميع متحمس. وفي هذه اللحظة تتعثر شركات صغيرة كثيرة: يتأخر العرض، أو يأتي بمكالمة هاتفية بنصف التفاصيل، أو يصل في خطاب يترك الشخص يخمّن ما الذي يوافق عليه.
العرض الجيد سريع ودافئ ودقيق. يجعل قول نعم سهلًا، ويحمي الطرفين من سوء الفهم في الشهر الأول. وهذه طريقة كتابة خطاب عرض وظيفي، مع نموذج تملؤه بنفسك.
احسم الشروط قبل أن تكتب
قرّر هذه الأمور داخل الشركة أولًا، حتى لا يتشعب الخطاب.
- الوظيفة. المسمى والمسؤوليات الرئيسية ومن يرفع إليه الشخص تقاريره.
- الأجر. المبلغ، وهل هو في السنة أو الشهر أو الساعة، وكم مرة يُدفع، وهل هو قبل الضريبة. المكافآت والعمولة والعمل الإضافي تحتاج كل منها إلى سطر خاص.
- الساعات والمكان. دوام كامل أو جزئي، والأيام المعتادة، ومكان العمل، وأي ترتيب عن بعد أو هجين.
- تاريخ البدء. تاريخ محدد، أو طريقة تحديده، مثل بعد انتهاء فترة الإشعار في عمله الحالي.
- الإضافات. الإجازة، والأجر المرضي، ومساهمات التقاعد، والمعدات، والتدريب، وأي شيء آخر تقدمه.
- الشروط. أي شيء يعتمد عليه العرض، مثل المراجع، أو فحص الخلفية حيث يسمح القانون، أو إثبات الحق في العمل، أو فترة تجربة.
إذا كنت لا تعرف الجواب عن أحد هذه الأمور فاعرفه قبل الإرسال. السطر الغامض يصير نزاعًا لاحقًا.
اتصل هاتفيًا أولًا
اتصل بالشخص قبل أن ترسل الخطاب. قل إنك تود أن تعرض عليه الوظيفة، واذكر الشروط الرئيسية في جملة أو جملتين، واسأل إن كان هناك ما قد يمنعه من القبول. هذا يتيح لك أن تسمع التردد قبل أن يصبح مكتوبًا، وهو لطف يتذكره الناس.
أخبره أن الخطاب سيصل اليوم أو غدًا، والتزم بذلك.
ما يجب أن يتضمنه الخطاب
خطاب العرض الجيد صفحة أو صفحتان. ابدأ بالخبر السار في الجملة الأولى، ثم الحقائق، ثم الخطوة التالية.
- التحية والعرض. "يسعدنا أن نعرض عليك منصب مساعد عمليات في شركة Green Valley Foods."
- الشروط الرئيسية، في قائمة قصيرة أو جدول: المسمى، والمدير، وتاريخ البدء، والأجر، والساعات، والمكان، وفترة التجربة إن وجدت.
- الشروط المعلّقة، مذكورة بوضوح ومقتصرة على ما تحتاجه.
- طريقة القبول، وإلى أي تاريخ. التوقيع والإعادة، أو الرد على بريد إلكتروني.
- ما يحدث بعد ذلك. عقد العمل، والأوراق، واليوم الأول، ومن سيتواصل معه.
- خاتمة دافئة باسم شخص حقيقي وبيانات اتصاله.
قالب خطاب العرض الوظيفي لدينا جاهز بهذه الأجزاء لتملأها. وقالب عقد العمل هو المستند الكامل الذي يليه، لكن طابقه مع قواعد البلد الذي سيعمل فيه الشخص، لأن قانون العمل يختلف كثيرًا.
كلمات تساعد
استخدم لغة بسيطة وإنسانية. قل "نود أن تنضم إلينا" بدل "يسرنا أن نقدم لكم عرضًا مشروطًا للتوظيف". وتجنب كل ما يبدو تهديدًا أو فخًا.
احذر من الوعود. "ستحصل على زيادة بعد ستة أشهر" التزام سيتذكره أحدهم. وإذا كان أملًا فقل "نخطط لمراجعة أجرك بعد ستة أشهر". وإذا لم يُحسم أمر ما فقل ذلك.
كن متسقًا مع إعلان الوظيفة والمقابلة. إذا أخبرتهم بوجود بدل سيارة أو ساعات مرنة، فإما أن يكونا في الخطاب أو أن تشرح ما الذي تغيّر ولماذا.