Jak napisać ofertę pracy, na którą kandydat odpowie "tak"

Znalazłeś tę osobę. Rozmowy kwalifikacyjne za wami, referencje są dobre i wszyscy są podekscytowani. W tym momencie wiele małych firm się potyka: oferta przychodzi późno, przez telefon z połową szczegółów albo w liście, który zostawia kandydata w domysłach, na co się zgadza.

Dobra oferta jest szybka, ciepła i dokładna. Łatwo na nią odpowiedzieć "tak" i chroni obie strony przed nieporozumieniem w pierwszym miesiącu. Oto jak napisać ofertę pracy, razem ze wzorem do wypełnienia.

Ustal warunki, zanim zaczniesz pisać

Rozstrzygnij to najpierw wewnątrz firmy, żeby list nie błądził:

1. Stanowisko. Nazwa stanowiska, główne obowiązki i to, komu ta osoba podlega.
2. Wynagrodzenie. Kwota, to, czy jest roczna, miesięczna czy godzinowa, jak często jest wypłacana i czy jest przed opodatkowaniem. Premie, prowizja i nadgodziny wymagają osobnych zapisów.
3. Godziny i miejsce. Pełny lub niepełny etat, zwykłe dni, miejsce pracy i ewentualna praca zdalna lub hybrydowa.
4. Data rozpoczęcia. Konkretna data lub sposób jej ustalenia, na przykład po okresie wypowiedzenia w obecnej pracy.
5. Dodatki. Urlop, wynagrodzenie za czas choroby, składki emerytalne, sprzęt, szkolenia i wszystko inne, co oferujesz.
6. Warunki. Wszystko, od czego zależy oferta, na przykład referencje, sprawdzenie przeszłości tam, gdzie pozwala na to prawo, dowód prawa do pracy lub okres próbny.

Jeśli nie znasz odpowiedzi na któryś z tych punktów, dowiedz się przed wysłaniem. Niejasny zapis staje się później sporem.

Najpierw zadzwoń

Zadzwoń do tej osoby, zanim wyślesz list. Powiedz, że chcesz zaproponować jej pracę, przedstaw główne warunki w jednym lub dwóch zdaniach i zapytaj, czy jest coś, co mogłoby przeszkodzić w przyjęciu. Dzięki temu usłyszysz wahanie, zanim znajdzie się na papierze, a to uprzejmość, którą ludzie pamiętają.

Powiedz, że list nadejdzie dziś lub jutro, i dotrzymaj tej obietnicy.

Co powinien zawierać list

Dobry list z ofertą ma jedną lub dwie strony. Zacznij od dobrej wiadomości w pierwszym zdaniu, potem fakty, potem następny krok.

• Powitanie i oferta. "Z przyjemnością proponujemy Ci stanowisko Asystenta ds. Operacji w firmie Green Valley Foods."
• Najważniejsze warunki w krótkiej liście lub tabeli: stanowisko, przełożony, data rozpoczęcia, wynagrodzenie, godziny, miejsce, ewentualny okres próbny.
• Warunki zawieszające, podane jasno i ograniczone do tych, których potrzebujesz.
• Jak przyjąć ofertę i do kiedy. Podpisać i odesłać albo odpowiedzieć na e-mail.
• Co dalej. Umowa o pracę, formalności, pierwszy dzień, kto się skontaktuje.
• Ciepłe zakończenie z imieniem i nazwiskiem prawdziwej osoby oraz danymi kontaktowymi.

Nasz wzór oferty pracy ma te części gotowe do wypełnienia. Wzór umowy o pracę to pełny dokument, który następuje potem, ale sprawdź go z przepisami kraju, w którym ta osoba będzie pracować, bo prawo pracy bardzo się różni.

Słowa, które pomagają

Używaj prostego, ludzkiego języka. Napisz "chcielibyśmy, żebyś do nas dołączył", a nie "mamy przyjemność przedstawić warunkową ofertę zatrudnienia". Unikaj wszystkiego, co brzmi jak groźba lub pułapka.

Uważaj z obietnicami. "Dostaniesz podwyżkę po sześciu miesiącach" to zobowiązanie, które ktoś zapamięta. Jeśli to nadzieja, napisz "planujemy przegląd twojego wynagrodzenia po sześciu miesiącach". Jeśli coś nie jest zdecydowane, powiedz to.

Bądź spójny z ogłoszeniem o pracę i rozmową. Jeśli mówiłeś, że jest dodatek na samochód lub elastyczne godziny, albo są one w liście, albo wyjaśnij, co się zmieniło i dlaczego.

Radź sobie z pytaniami i negocjacjami

Spodziewaj się pytań. Odpowiadaj na nie szybko i na piśmie, żeby został ślad. Jeśli ta osoba prosi o więcej, zdecyduj z góry, co możesz zmienić: wynagrodzenie w pewnym przedziale, datę rozpoczęcia, dzień pracy zdalnej, dodatkowe szkolenie. Niektórych rzeczy nie możesz zmienić bez niesprawiedliwości wobec obecnych pracowników. Można to powiedzieć, życzliwie.

Gdy zgodzisz się na zmianę, wyślij nową wersję listu z tą zmianą i napisz, że zastępuje poprzednią. Nigdy nie zostawiaj w obiegu dwóch różnych wersji.

Gdy odpowiedź brzmi "nie"

Jeśli ta osoba odmawia, podziękuj. Zapytaj, raz, czy jest coś, co zmieniłoby jej zdanie. Możesz dowiedzieć się czegoś o swoich wynagrodzeniach, procesie lub reputacji. Zostaw drzwi otwarte: ludzie zmieniają pracę nie raz.

Jeśli to ty musisz odmówić oferty lub kandydatowi, krótka, życzliwa wiadomość jest lepsza niż milczenie. Wzór e-maila z odmową przyjęcia oferty to dobry przykład tonu: podziękuj, bądź jasny i nie tłumacz się za dużo.

Po "tak"

"Tak" to nie koniec. Między przyjęciem a pierwszym dniem utrzymuj kontakt. Wyślij umowę, plan pierwszego dnia i wiadomość od zespołu. Osoby, które przez miesiąc nic nie słyszą, czasem przyjmują inną ofertę. Zaplanuj pierwszy tydzień, ze wskazaną osobą, do której można się zwrócić, i kilkoma małymi zadaniami do wykonania.

Jak pomaga nerix

Na czacie powiedz nerix, jakie jest stanowisko, jakie warunki i jaki ton chcesz uzyskać, i poproś o pierwszy szkic oferty. Otwiera się obok czatu jako dokument, z zachowaniem każdej wersji, a możesz poprosić, by ton był cieplejszy, krótszy lub bardziej formalny. Szkice e-maili (wczesny dostęp) piszą e-mail przewodni, zostawiają widoczną lukę wszędzie tam, gdzie nie mogły znać faktu, na przykład daty, i nic nie wysyłają, dopóki nie naciśniesz Wyślij.

nerix nie zna prawa pracy tam, gdzie jesteś, ani tego, co ustaliliście przez telefon. Sprawdź każdą liczbę, każdą datę i każdy warunek, zanim list wyjdzie.

W skrócie

Najpierw ustal warunki. Zadzwoń, zanim napiszesz. Umieść stanowisko, wynagrodzenie, godziny, datę rozpoczęcia, warunki i sposób przyjęcia w jednym jasnym liście. Odpowiadaj na pytania na piśmie, zmiany wprowadzaj w nowej wersji i miej klasę przy odmowie.