Työtarjouskirje, johon vastataan kyllä

Olet löytänyt oikean ihmisen. Haastattelut on tehty, suosittelijat ovat hyviä ja kaikki ovat innoissaan. Tässä kohdassa moni pieni yritys kompastuu: tarjous tulee myöhässä, puhelimessa ja puolittain, tai kirjeessä, joka jättää henkilön arvailemaan, mihin hän on suostumassa.

Hyvä tarjous on nopea, lämmin ja tarkka. Siihen on helppo vastata kyllä, ja se suojaa molempia osapuolia väärinkäsityksiltä ensimmäisen kuukauden aikana. Tässä on ohje työtarjouskirjeen kirjoittamiseen sekä täytettävä mallipohja.

Sovi ehdoista ennen kuin kirjoitat

Päättäkää nämä ensin yrityksen sisällä, jotta kirje ei lähde harhailemaan:

1. Tehtävä. Nimike ja tärkeimmät vastuut sekä se, kenelle henkilö raportoi.
2. Palkka. Summa, onko se vuosi-, kuukausi- vai tuntipalkka, kuinka usein se maksetaan ja onko se ennen veroja. Bonukset, provisio ja ylityö tarvitsevat omat rivinsä.
3. Työaika ja paikka. Kokoaikainen vai osa-aikainen, tavalliset työpäivät, missä työ tehdään ja mahdollinen etä- tai hybridityö.
4. Aloituspäivä. Tarkka päivämäärä tai tapa, jolla se määräytyy, esimerkiksi nykyisen työpaikan irtisanomisajan jälkeen.
5. Edut. Loma, sairausajan palkka, eläke- tai vastaavat maksut, välineet, koulutus ja kaikki muu, mitä tarjoat.
6. Ehdot. Kaikki, mistä tarjous riippuu, kuten suosittelijat, taustatarkistus siellä missä laki sen sallii, todiste työnteko-oikeudesta tai koeaika.

Jos et tiedä jotain näistä, selvitä se ennen lähettämistä. Epämääräinen rivi muuttuu myöhemmin riidaksi.

Soita ensin

Soita henkilölle ennen kuin lähetät kirjeen. Kerro, että haluaisit tarjota hänelle työtä, sano tärkeimmät ehdot yhdellä tai kahdella lauseella ja kysy, onko jotain, mikä estäisi hyväksymisen. Näin kuulet epäröinnin ennen kuin se on paperilla, ja se on kohteliaisuus, jonka ihmiset muistavat.

Kerro, että kirje tulee samana päivänä tai seuraavana, ja pidä lupauksesi.

Mitä kirjeessä pitää olla

Hyvä tarjouskirje on sivun tai kaksi pitkä. Aloita hyvällä uutisella ensimmäisessä lauseessa, sitten faktat ja lopuksi seuraava askel.

• Tervehdys ja tarjous. "Meillä on ilo tarjota sinulle operatiivisen assistentin tehtävää yrityksessä Green Valley Foods."
• Keskeiset ehdot lyhyenä luettelona tai taulukkona: nimike, esihenkilö, aloituspäivä, palkka, työaika, paikka ja mahdollinen koeaika.
• Ehdot, kirjoitettuna selvästi ja vain ne, joita tarvitset.
• Miten hyväksytään ja mihin päivään mennessä. Allekirjoita ja palauta tai vastaa sähköpostiin.
• Mitä seuraavaksi tapahtuu. Työsopimus, paperityöt, ensimmäinen päivä ja se, kuka ottaa yhteyttä.
• Lämmin lopetus oikean ihmisen nimellä ja yhteystiedoilla.

Työtarjouskirjeen mallipohjassamme nämä osat ovat valmiina täytettäviksi. Työsopimuksen mallipohja on sitä seuraava täydellinen asiakirja, mutta tarkista se sen maan sääntöjä vasten, jossa henkilö tulee työskentelemään, sillä työlainsäädäntö vaihtelee paljon.

Sanat, jotka auttavat

Käytä selkeää, inhimillistä kieltä. Sano "haluaisimme sinut mukaan joukkoomme" sen sijaan, että kirjoittaisit "meillä on ilo esittää ehdollinen työtarjous". Vältä kaikkea, mikä kuulostaa uhkaukselta tai ansalta.

Ole varovainen lupausten kanssa. "Saat palkankorotuksen kuuden kuukauden kuluttua" on sitoumus, jonka joku muistaa. Jos kyse on toiveesta, sano "aiomme tarkastella palkkaasi kuuden kuukauden kuluttua". Jos jotain ei ole päätetty, sano se.

Ole johdonmukainen työpaikkailmoituksen ja haastattelun kanssa. Jos kerroit, että autoetu tai joustavat työajat kuuluvat tarjoukseen, joko ne ovat kirjeessä tai selität, mikä muuttui ja miksi.

Hoida kysymykset ja neuvottelu

Odota kysymyksiä. Vastaa niihin nopeasti ja kirjallisesti, jotta jää jälki. Jos henkilö pyytää enemmän, päätä etukäteen, mitä voit muuttaa: palkkaa tietyllä vaihteluvälillä, aloituspäivää, etätyöpäivää tai lisäkoulutusta. Joitakin asioita et voi muuttaa tekemättä sitä epäreiluksi nykyistä henkilöstöä kohtaan. On täysin sallittua sanoa se ystävällisesti.

Kun sovit muutoksesta, lähetä kirjeestä uusi versio, jossa muutos on mukana, ja kerro, että se korvaa aiemman. Älä koskaan jätä kahta erilaista versiota kiertoon.

Kun vastaus on ei

Jos henkilö kieltäytyy, kiitä häntä. Kysy kerran, olisiko jokin muuttanut hänen mielensä. Voit oppia jotain palkastasi, prosessistasi tai maineestasi. Pidä ovi auki: ihmiset vaihtavat työpaikkaa useammin kuin kerran.

Jos sinä joudut kieltäytymään tarjouksesta tai hakijasta, lyhyt ja ystävällinen viesti on parempi kuin hiljaisuus. Tarjouksesta kieltäytymisen sähköpostipohja on hyvä esimerkki sävystä: kiitä, ole selkeä äläkä selitä liikaa.

Kyllän jälkeen

Kyllä ei ole loppu. Pidä yhteyttä hyväksymisen ja ensimmäisen päivän välillä. Lähetä sopimus, ensimmäisen päivän suunnitelma ja viesti tiimiltä. Ihmiset, jotka eivät kuule kuukauteen mitään, hyväksyvät joskus toisen tarjouksen. Suunnittele ensimmäinen viikko niin, että on nimetty henkilö, jolta voi kysyä, ja muutama pieni tehtävä, jotka henkilö voi saada valmiiksi.

Missä nerix auttaa

Kerro nerixille Chatissa tehtävä, ehdot ja haluamasi sävy ja pyydä siltä tarjouksesta ensimmäistä luonnosta. Se aukeaa chatin viereen asiakirjana, jokainen versio säilyy, ja voit pyytää sitä tekemään sävystä lämpimämmän, lyhyemmän tai muodollisemman. Sähköpostiluonnokset (ennakkokäyttö) kirjoittaa saatesähköpostin, jättää näkyvän tyhjän kohdan sinne, missä se ei voinut tietää tietoa, kuten päivämäärää, eikä lähetä mitään ennen kuin painat Lähetä.

nerix ei tunne työlainsäädäntöä siellä missä olet eikä sitä, mistä sovit puhelimessa. Tarkista jokainen luku, jokainen päivämäärä ja jokainen ehto ennen kuin kirje lähtee.

Lyhyesti

Sovi ehdot ensin. Soita ennen kuin kirjoitat. Laita tehtävä, palkka, työaika, aloituspäivä, ehdot ja hyväksymistapa yhteen selkeään kirjeeseen. Vastaa kysymyksiin kirjallisesti, tee muutokset uuteen versioon ja suhtaudu kieltäytymiseen sulavasti.