Sådan skriver du et jobtilbud, som kandidaten siger ja til

Du har fundet personen. Samtalerne er overstået, referencerne er gode, og alle er begejstrede. Det er her, mange små virksomheder snubler: tilbuddet kommer sent, kommer i telefonen med halvdelen af detaljerne eller kommer i et brev, der lader personen gætte på, hvad vedkommende siger ja til.

Et godt tilbud er hurtigt, varmt og præcist. Det gør det let at sige ja og beskytter begge parter mod misforståelser den første måned. Her er, hvordan du skriver et jobtilbud, med en skabelon, du kan udfylde.

Afklar vilkårene, før du skriver

Beslut disse ting internt i virksomheden først, så brevet ikke kommer på afveje:

1. Rollen. Titlen og de vigtigste ansvarsområder, og hvem personen refererer til.
2. Lønnen. Beløbet, om det er pr. år, måned eller time, hvor ofte det udbetales, og om det er før skat. Bonusser, provision og overarbejde skal have deres egne linjer.
3. Arbejdstid og sted. Fuld tid eller deltid, sædvanlige dage, hvor arbejdet udføres, og eventuel fjernarbejds- eller hybridordning.
4. Startdatoen. En bestemt dato, eller hvordan den fastsættes, for eksempel efter opsigelsesperioden i personens nuværende job.
5. Det ekstra. Ferie, sygeløn, pension, udstyr, uddannelse og alt andet, du tilbyder.
6. Betingelserne. Alt, tilbuddet afhænger af, såsom referencer, et baggrundstjek, hvor loven tillader det, dokumentation for arbejdstilladelse eller en prøveperiode.

Hvis du ikke kender svaret på en af dem, så find det ud, før du sender. En upræcis linje bliver en tvist senere.

Ring først

Ring til personen, før du sender brevet. Sig, at du gerne vil tilbyde jobbet, sig hovedvilkårene i en sætning eller to, og spørg, om der er noget, der kan forhindre vedkommende i at sige ja. Så hører du tøven, før den står på papir, og det er en høflighed, folk husker.

Fortæl, at brevet kommer i dag eller i morgen, og hold det løfte.

Hvad brevet skal indeholde

Et godt jobtilbud er en eller to sider. Begynd med den gode nyhed i første sætning, derefter fakta og så næste skridt.

• Hilsen og tilbud. "Vi er glade for at kunne tilbyde dig stillingen som driftsassistent hos Green Valley Foods."
• Hovedvilkårene, i en kort liste eller tabel: titel, leder, startdato, løn, arbejdstid, sted og eventuel prøveperiode.
• Betingelser, angivet tydeligt og begrænset til dem, du har brug for.
• Hvordan man accepterer, og inden hvilken dato. Underskriv og send tilbage, eller svar på en e-mail.
• Hvad der sker derefter. Ansættelseskontrakten, papirer, første dag, hvem der kontakter personen.
• En varm afslutning med en rigtig persons navn og kontaktoplysninger.

Vores skabelon til et jobtilbud har disse dele klar til at blive udfyldt. Skabelonen til en ansættelseskontrakt er det fulde dokument, der følger efter, men tjek den mod reglerne i det land, hvor personen skal arbejde, da ansættelsesretten varierer meget.

Ord, der hjælper

Brug et enkelt, menneskeligt sprog. Sig "vi vil gerne have dig med på holdet" frem for "vi har den fornøjelse at fremsætte et betinget ansættelsestilbud". Undgå alt, der lyder som en trussel eller en fælde.

Vær forsigtig med løfter. "Du får lønforhøjelse efter seks måneder" er en forpligtelse, nogen vil huske. Er det et håb, så sig "vi planlægger at gennemgå din løn efter seks måneder". Er noget ikke besluttet, så sig det.

Vær i overensstemmelse med jobopslaget og samtalen. Hvis du fortalte, at der var kørselsgodtgørelse eller fleksibel arbejdstid, så står det enten i brevet, eller du forklarer, hvad der er ændret, og hvorfor.

Håndtér spørgsmål og forhandling

Forvent spørgsmål. Besvar dem hurtigt og skriftligt, så der er dokumentation. Hvis personen beder om mere, så beslut på forhånd, hvad du kan ændre: løn inden for et interval, en startdato, en dag med fjernarbejde, ekstra uddannelse. Nogle ting kan du ikke ændre uden at gøre det uretfærdigt over for de nuværende medarbejdere. Det er fint at sige det, venligt.

Når du går med til en ændring, så send en ny version af brevet med ændringen i, og skriv, at den erstatter den tidligere. Lad aldrig to forskellige versioner være i omløb.

Når svaret er nej

Hvis personen siger nej tak, så tak vedkommende. Spørg én gang, om der er noget, der kunne have ændret holdning. Du kan lære noget om din løn, din proces eller dit ry. Hold døren åben: folk skifter job mere end én gang.

Er det dig, der skal afslå et tilbud eller en kandidat, er en kort, venlig besked bedre end tavshed. Skabelonen til en e-mail, der afslår et tilbud, er en nyttig model for tonen: tak, vær tydelig, og forklar ikke for meget.

Efter ja

Et ja er ikke slutningen. Hold kontakten mellem accept og første dag. Send kontrakten, planen for første dag og en hilsen fra holdet. Folk, der intet hører i en måned, siger af og til ja til et andet tilbud. Planlæg den første uge, med en navngiven person at spørge og nogle små opgaver, personen kan nå at afslutte.

Hvor nerix hjælper

I chatten fortæller du nerix rollen, vilkårene og den tone, du ønsker, og beder om et første udkast til tilbuddet. Det åbner ved siden af chatten som et dokument, med hver version gemt, og du kan bede den gøre tonen varmere, kortere eller mere formel. E-mailudkast (tidlig adgang) skriver den ledsagende e-mail, lader en synlig blank stå, hvor den ikke kunne kende et faktum såsom en dato, og sender intet, før du trykker på Send.

nerix kender ikke ansættelsesretten, hvor du er, eller hvad I aftalte i telefonen. Tjek hvert tal, hver dato og hver betingelse, før brevet går ud.

Kort sagt

Afklar vilkårene først. Ring, før du skriver. Skriv rollen, lønnen, arbejdstiden, startdatoen, betingelserne og måden at acceptere på i ét tydeligt brev. Besvar spørgsmål skriftligt, læg ændringer i en ny version, og vær elskværdig over for et nej.