Slik skriver du et jobbtilbud som får et ja

Du har funnet personen. Intervjuene er ferdige, referansene er gode og alle er begeistret. Dette er øyeblikket der mange små bedrifter snubler: tilbudet kommer sent, kommer på telefon med halvparten av detaljene, eller kommer i et brev som lar personen gjette på hva de egentlig sier ja til.

Et godt tilbud er raskt, varmt og nøyaktig. Det gjør det lett å si ja, og det beskytter begge parter mot misforståelser den første måneden. Slik skriver du et jobbtilbud, med en mal du kan fylle ut.

Avklar vilkårene før du skriver

Bestem dette internt i bedriften først, slik at brevet ikke flyter ut:

1. Rollen. Tittelen og hovedansvaret, og hvem personen rapporterer til.
2. Lønnen. Beløpet, om det gjelder per år, måned eller time, hvor ofte det utbetales, og om det er før skatt. Bonuser, provisjon og overtid trenger hver sin linje.
3. Arbeidstid og sted. Hel eller deltid, vanlige dager, hvor arbeidet utføres, og eventuell hjemmekontor- eller hybridordning.
4. Startdatoen. En bestemt dato, eller måten den fastsettes på, for eksempel etter oppsigelsestiden i nåværende jobb.
5. Tilleggene. Ferie, sykelønn, pensjon eller andre tjenestepensjonsbidrag, utstyr, opplæring og alt annet du tilbyr.
6. Forbeholdene. Alt tilbudet avhenger av, for eksempel referanser, bakgrunnssjekk der loven tillater det, dokumentasjon på arbeidstillatelse eller prøvetid.

Hvis du ikke vet svaret på ett av disse, finn det ut før du sender. En vag linje blir en tvist senere.

Ring først

Ring personen før du sender brevet. Si at du gjerne vil tilby dem jobben, si hovedvilkårene i en setning eller to, og spør om det er noe som ville hindre dem i å si ja. Da hører du nølingen før den står på papir, og det er en høflighet folk husker.

Si at brevet kommer i dag eller i morgen, og hold det løftet.

Hva brevet bør inneholde

Et godt tilbudsbrev er en side eller to. Start med de gode nyhetene i første setning, deretter fakta, deretter neste steg.

• Hilsen og tilbud. «Vi er glade for å kunne tilby deg stillingen som driftsassistent hos Green Valley Foods.»
• Hovedvilkårene, i en kort liste eller tabell: tittel, leder, startdato, lønn, arbeidstid, sted og eventuell prøvetid.
• Forbehold, tydelig oppgitt og begrenset til de du trenger.
• Hvordan man aksepterer, og innen hvilken dato. Signere og sende tilbake, eller svare på en e-post.
• Hva som skjer videre. Arbeidsavtalen, papirarbeid, første dag og hvem som tar kontakt.
• En varm avslutning med navnet og kontaktopplysningene til en ekte person.

Vår mal for jobbtilbud har disse delene klare til å fylles ut. Malen for arbeidsavtale er det fullstendige dokumentet som følger etterpå, men sjekk den mot reglene i landet der personen skal jobbe, siden arbeidsretten varierer mye.

Ord som hjelper

Bruk enkelt, menneskelig språk. Si «vi vil gjerne at du blir med oss» heller enn «vi har gleden av å fremsette et betinget tilbud om ansettelse». Unngå alt som høres ut som en trussel eller en felle.

Vær forsiktig med løfter. «Du får lønnsøkning etter seks måneder» er en forpliktelse noen vil huske. Hvis det er et håp, si «vi planlegger å gjennomgå lønnen din etter seks måneder». Hvis noe ikke er avgjort, si det.

Vær konsekvent med stillingsannonsen og intervjuet. Hvis du fortalte at det fulgte med bilgodtgjørelse eller fleksibel arbeidstid, må det enten stå i brevet, eller du må forklare hva som er endret og hvorfor.

Håndter spørsmål og forhandling

Regn med spørsmål. Svar raskt og skriftlig, slik at det finnes dokumentasjon. Hvis personen ber om mer, bestem på forhånd hva du kan endre: lønn innenfor et spenn, en startdato, en dag med hjemmekontor, ekstra opplæring. Noen ting kan du ikke endre uten at det blir urettferdig overfor dagens ansatte. Det er greit å si det, vennlig.

Når du går med på en endring, send en ny versjon av brevet med endringen i, og si at den erstatter den forrige. La aldri to ulike versjoner være i omløp.

Når svaret er nei

Hvis personen sier nei, takk dem. Spør, én gang, om det er noe som ville fått dem til å ombestemme seg. Du kan lære noe om lønnen din, prosessen din eller ryktet ditt. Hold døren åpen: folk bytter jobb mer enn én gang.

Hvis det er du som må si nei til et tilbud eller en kandidat, er en kort, vennlig melding bedre enn stillhet. Malen for e-post som avslår et tilbud er en nyttig modell for tonen: takk dem, vær tydelig, og ikke forklar for mye.

Etter ja

Et ja er ikke slutten. Hold kontakten mellom aksept og første dag. Send arbeidsavtalen, planen for første dag og en hilsen fra teamet. Folk som ikke hører noe på en måned, tar noen ganger imot et annet tilbud. Planlegg den første uken, med en navngitt person de kan spørre og noen små oppgaver personen kan fullføre.

Slik hjelper nerix

Fortell nerix i chatten om rollen, vilkårene og tonen du vil ha, og be om et første utkast til tilbudet. Det åpnes ved siden av chatten som et dokument, med hver versjon beholdt, og du kan be om at tonen blir varmere, kortere eller mer formell. E-postutkast (tidlig tilgang) skriver følge-e-posten, lar et synlig tomrom stå der den ikke kunne vite et faktum, for eksempel en dato, og sender ingenting før du trykker Send.

nerix kjenner ikke arbeidsretten der du er, eller hva dere ble enige om på telefonen. Sjekk hvert tall, hver dato og hvert forbehold før brevet går ut.

Kort oppsummert

Avklar vilkårene først. Ring før du skriver. Sett rollen, lønnen, arbeidstiden, startdatoen, forbeholdene og måten å akseptere på i ett tydelig brev. Svar på spørsmål skriftlig, legg endringer i en ny versjon og vær elegant når svaret er nei.