Munkaajánlat levél, amelyre igent mondanak

Megtaláltad a megfelelő embert. Az interjúk lezárultak, a referenciák jók, és mindenki izgatott. Ez az a pillanat, amelyen sok kisvállalkozás megbotlik: az ajánlat későn érkezik, telefonon, a részletek felével, vagy olyan levélben, amelyből az illető csak találgathatja, mibe is egyezik bele.

A jó ajánlat gyors, meleg és pontos. Könnyű rá igent mondani, és az első hónapban védi mindkét felet a félreértésektől. Így írj munkaajánlat levelet, hozzá kitölthető mintával.

Tisztázd a feltételeket, mielőtt írsz

Ezeket előbb a cégen belül döntsd el, hogy a levél ne kalandozzon el:

1. A munkakör. A beosztás megnevezése és a fő feladatok, valamint az, hogy kinek számol be az illető.
2. A fizetés. Az összeg, az, hogy évi, havi vagy órabér, milyen gyakran fizetik, és hogy adózás előtti-e. A prémiumoknak, a jutaléknak és a túlóráknak külön sor kell.
3. Az óraszám és a hely. Teljes vagy részmunkaidő, a szokásos napok, hol végzik a munkát, és a távmunka vagy hibrid munkarend.
4. A kezdés napja. Egy konkrét dátum, vagy az, hogyan állapítják meg, például a jelenlegi munkahelyi felmondási idő letelte után.
5. A járulékos juttatások. Szabadság, betegszabadság és táppénz, nyugdíj- vagy öngondoskodási hozzájárulás, eszközök, képzés, bármi más, amit kínálsz.
6. A feltételek. Bármi, amitől az ajánlat függ, például referenciák, a jog által megengedett háttérellenőrzés, a munkavállalási jogosultság igazolása vagy próbaidő.

Ha ezek egyikére nem tudod a választ, derítsd ki az elküldés előtt. Egy homályos sorból később vita lesz.

Előbb telefonálj

A levél elküldése előtt hívd fel az illetőt. Mondd meg, hogy szeretnéd neki felajánlani az állást, mondd el a fő feltételeket egy-két mondatban, és kérdezd meg, van-e valami, ami megakadályozná az elfogadást. Így még a papírra kerülés előtt meghallod a habozást, és ez olyan figyelmesség, amelyre az emberek emlékeznek.

Mondd meg, hogy a levél még ma vagy holnap megérkezik, és tartsd be az ígéretet.

Mit tartalmazzon a levél

A jó munkaajánlat levél egy-két oldal. Az első mondatban kezdd a jó hírrel, aztán jöjjenek a tények, végül a következő lépés.

• Megszólítás és ajánlat. „Örömmel ajánljuk fel Önnek az ügyviteli asszisztensi állást a Green Valley Foods cégnél.”
• A főbb feltételek rövid listában vagy táblázatban: beosztás, vezető, kezdés napja, fizetés, óraszám, hely, esetleges próbaidő.
• Feltételek, világosan megfogalmazva, és csak azokra szorítkozva, amelyekre szükséged van.
• Hogyan kell elfogadni, és mely dátumig. Aláírás és visszaküldés, vagy válasz egy e-mailre.
• Mi következik. A munkaszerződés, az ügyintézés, az első nap, és ki fogja felkeresni az illetőt.
• Meleg zárás egy valódi személy nevével és elérhetőségeivel.

Munkaajánlat levél mintánkban ezek a részek készen állnak a kitöltésre. A munkaszerződés minta a teljes dokumentum, amely ezután jön, de vesd össze annak az országnak a szabályaival, ahol az illető dolgozni fog, mert a munkajog nagyon eltérő.

Szavak, amelyek segítenek

Használj egyszerű, emberi nyelvet. Mondd azt, hogy „szeretnénk, ha csatlakoznál hozzánk”, ne azt, hogy „örömmel nyújtunk át feltételes munkaviszony-ajánlatot”. Kerülj mindent, ami fenyegetésnek vagy csapdának hangzik.

Légy óvatos az ígéretekkel. A „hat hónap után fizetésemelést kapsz” olyan vállalás, amelyre valaki emlékezni fog. Ha csak remény, írd azt, hogy „hat hónap után tervezzük felülvizsgálni a fizetésedet”. Ha valami még nincs eldöntve, mondd meg.

Legyél összhangban az álláshirdetéssel és az interjúval. Ha azt mondtad, hogy van autópénz vagy rugalmas munkaidő, akkor vagy szerepeljen a levélben, vagy magyarázd el, mi változott és miért.

Kezeld a kérdéseket és az alkut

Számíts kérdésekre. Válaszolj gyorsan és írásban, hogy legyen nyoma. Ha az illető többet kér, előre döntsd el, min tudsz változtatni: a fizetésen egy sávon belül, a kezdés napján, egy távmunkanapon, további képzésen. Van, amin nem tudsz változtatni anélkül, hogy a jelenlegi munkatársakkal szemben méltánytalan lenne. Ezt nyugodtan, kedvesen kimondhatod.

Ha beleegyezel egy változtatásba, küldd el a levél új változatát a változtatással, és írd meg, hogy ez váltja a korábbit. Soha ne hagyj két különböző változatot forgalomban.

Ha a válasz nem

Ha az illető elutasítja, köszönd meg. Kérdezd meg egyszer, van-e valami, ami meggondoltathatta volna. Talán tanulsz valamit a fizetésedről, a folyamatodról vagy a hírnevedről. Hagyd nyitva az ajtót: az emberek nem egyszer váltanak munkahelyet.

Ha te vagy az, akinek vissza kell utasítania egy ajánlatot vagy egy jelöltet, a rövid, kedves üzenet jobb a hallgatásnál. Az ajánlat elutasító e-mail sablon jó minta a hangnemre: köszönd meg, légy világos, és ne magyarázkodj túl.

Az igen után

Az igen nem a vége. Az elfogadás és az első nap között tartsd a kapcsolatot. Küldd el a szerződést, az első nap tervét és egy üzenetet a csapattól. Aki egy hónapig semmit sem hall, néha elfogad egy másik ajánlatot. Tervezd meg az első hetet: legyen egy megnevezett ember, akit kérdezhet, és néhány kis feladat, amelyet az illető befejezhet.

Miben segít a nerix

A csevegésben mondd meg a nerixnek a munkakört, a feltételeket és a kívánt hangnemet, és kérj első vázlatot az ajánlatról. A csevegés mellett dokumentumként nyílik meg, minden változat megmarad, és kérheted, hogy a hangneme legyen melegebb, rövidebb vagy hivatalosabb. Az E-mailvázlatok (korai hozzáférés) megírja a kísérő e-mailt, látható üres helyet hagy ott, ahol egy tényt, például egy dátumot nem tudhatott, és semmit sem küld el, amíg a Küldés gombra nem nyomsz.

A nerix nem ismeri a te országod munkajogát, és azt sem, miben állapodtál meg telefonon. Minden számot, minden dátumot és minden feltételt ellenőrizz, mielőtt a levél kimegy.

A rövid változat

Előbb tisztázd a feltételeket. Telefonálj, mielőtt írsz. A munkakört, a fizetést, az óraszámot, a kezdés napját, a feltételeket és az elfogadás módját egyetlen világos levélbe foglald. Válaszolj írásban a kérdésekre, a változtatásokat új változatba tedd, és légy kegyes egy nem válasszal.