Anställningserbjudande som får ett ja

Du har hittat rätt person. Intervjuerna är klara, referenserna är bra och alla är glada. Det är nu många småföretag snubblar: erbjudandet kommer sent, kommer per telefon med halva detaljerna, eller kommer i ett brev som låter personen gissa vad hen går med på.

Ett bra erbjudande är snabbt, varmt och exakt. Det gör det lätt att säga ja, och det skyddar båda sidor mot missförstånd under första månaden. Så här skriver du ett anställningserbjudande, med en mall du kan fylla i.

Reda ut villkoren innan du skriver

Bestäm det här inom företaget först, så att brevet inte irrar:

1. Rollen. Titeln och de huvudsakliga ansvarsområdena, och vem personen rapporterar till.
2. Lönen. Beloppet, om det gäller per år, månad eller timme, hur ofta den betalas och om den är före skatt. Bonus, provision och övertid behöver egna rader.
3. Arbetstid och plats. Hel- eller deltid, vanliga dagar, var arbetet utförs och eventuellt distans- eller hybridarbete.
4. Startdatum. Ett bestämt datum, eller hur det sätts, till exempel efter uppsägningstiden på nuvarande jobb.
5. Övrigt. Semester, sjuklön, pensionsavsättning, utrustning, utbildning, allt annat du erbjuder.
6. Förutsättningarna. Allt som erbjudandet hänger på, till exempel referenser, bakgrundskontroll där lagen tillåter det, bevis på arbetstillstånd eller en provanställning.

Vet du inte svaret på något av detta, ta reda på det innan du skickar. En vag rad blir en tvist senare.

Ring först

Ring personen innan du skickar brevet. Säg att du vill erbjuda hen jobbet, säg huvudvillkoren i en eller två meningar och fråga om något skulle hindra hen från att tacka ja. Då hör du tveksamheten innan den står på papper, och det är en artighet som folk minns.

Tala om att brevet kommer idag eller imorgon, och håll det löftet.

Vad brevet ska innehålla

Ett bra erbjudandebrev är en eller två sidor. Börja med det goda beskedet i första meningen, sedan fakta, sedan nästa steg.

• Hälsning och erbjudande. "Vi är glada att kunna erbjuda dig tjänsten som driftsassistent på Green Valley Foods."
• De viktigaste villkoren, i en kort lista eller tabell: titel, chef, startdatum, lön, arbetstid, plats, eventuell provanställning.
• Förutsättningar, tydligt angivna och begränsade till dem du behöver.
• Hur man tackar ja, och senast när. Skriv under och skicka tillbaka, eller svara på ett mejl.
• Vad som händer sedan. Anställningsavtalet, pappersarbetet, första dagen, vem som hör av sig.
• Ett varmt avslut med en verklig persons namn och kontaktuppgifter.

Vår mall för anställningserbjudande har de här delarna färdiga att fylla i. Mallen för anställningsavtal är det fullständiga dokumentet som följer, men kontrollera den mot reglerna i det land där personen ska arbeta, eftersom arbetsrätten varierar mycket.

Ord som hjälper

Använd enkelt, mänskligt språk. Säg "vi vill gärna ha dig med oss" hellre än "vi har nöjet att framföra ett villkorat anställningserbjudande". Undvik allt som låter som ett hot eller en fälla.

Var försiktig med löften. "Du får löneökning efter sex månader" är ett åtagande som någon kommer att minnas. Är det en förhoppning, skriv "vi planerar att se över din lön efter sex månader". Är något inte bestämt, säg det.

Var konsekvent med platsannonsen och intervjun. Om du sagt att det finns bilersättning eller flexibla arbetstider ska de antingen stå i brevet, eller så förklarar du vad som ändrats och varför.

Hantera frågor och förhandling

Räkna med frågor. Svara snabbt och skriftligen, så att det finns ett underlag. Om personen ber om mer, bestäm i förväg vad du kan ändra: lön inom ett spann, ett startdatum, en distansdag, extra utbildning. Vissa saker kan du inte ändra utan att det blir orättvist mot nuvarande personal. Det är helt i sin ordning att säga det, vänligt.

När du går med på en ändring, skicka en ny version av brevet med ändringen i och säg att den ersätter den tidigare. Låt aldrig två olika versioner cirkulera.

När svaret är nej

Om personen tackar nej, tacka. Fråga en gång om något hade fått hen att ändra sig. Du kan lära dig något om din lön, din process eller ditt rykte. Håll dörren öppen: folk byter jobb mer än en gång.

Om det är du som behöver tacka nej till ett erbjudande eller en kandidat är ett kort, vänligt meddelande bättre än tystnad. Mallen för mejl som tackar nej till ett erbjudande är en bra förebild för tonen: tacka, var tydlig och förklara inte för mycket.

Efter ja

Ett ja är inte slutet. Håll kontakten mellan accepten och första dagen. Skicka avtalet, planen för första dagen och en hälsning från teamet. Folk som inte hör något på en månad tackar ibland ja till ett annat erbjudande. Planera första veckan, med en namngiven person att fråga och några små uppgifter personen kan slutföra.

Så hjälper nerix

I chatten berättar du för nerix rollen, villkoren och tonen du vill ha, och ber om ett första utkast till erbjudandet. Det öppnas bredvid chatten som ett dokument, med varje version sparad, och du kan be den göra tonen varmare, kortare eller mer formell. E-postutkast (tidig tillgång) skriver följemejlet, lämnar en synlig lucka där den inte kunde veta ett faktum som ett datum, och skickar ingenting förrän du trycker på Skicka.

nerix känner inte till arbetsrätten där du är eller vad ni kom överens om i telefon. Kontrollera varje siffra, varje datum och varje förutsättning innan brevet går iväg.

Kortversionen

Reda ut villkoren först. Ring innan du skriver. Samla rollen, lönen, arbetstiden, startdatumet, förutsättningarna och hur man tackar ja i ett tydligt brev. Svara på frågor skriftligen, lägg ändringar i en ny version och var elegant med ett nej.