Lettera di offerta di lavoro che ottiene un sì

Hai trovato la persona. I colloqui sono finiti, le referenze sono buone e tutti sono entusiasti. È il momento in cui molte piccole aziende inciampano: l'offerta arriva tardi, arriva per telefono con metà dei dettagli, o arriva in una lettera che lascia la persona a indovinare a che cosa sta dicendo sì.

Una buona offerta è rapida, calorosa ed esatta. Rende facile dire di sì e protegge entrambe le parti dai malintesi nel primo mese. Ecco come scrivere una lettera di offerta di lavoro, con un modello da compilare.

Definisci le condizioni prima di scrivere

Decidi queste cose dentro l'azienda per prima, così la lettera non si disperde:

1. Il ruolo. Il titolo e le responsabilità principali, e a chi risponde la persona.
2. La retribuzione. L'importo, se è annuo, mensile o orario, con quale frequenza viene pagato e se è al lordo delle imposte. Premi, provvigioni e straordinari richiedono righe a parte.
3. Orario e luogo. Tempo pieno o parziale, giorni abituali, dove si svolge il lavoro ed eventuali accordi di lavoro da remoto o ibrido.
4. La data di inizio. Una data precisa, o il modo in cui viene fissata, per esempio dopo il periodo di preavviso nel lavoro attuale.
5. Gli extra. Ferie, malattia, contributi pensionistici, attrezzature, formazione, tutto ciò che offri in più.
6. Le condizioni. Tutto ciò da cui l'offerta dipende, come referenze, una verifica dei precedenti dove la legge lo consente, la prova del diritto di lavorare o un periodo di prova.

Se non conosci la risposta a una di queste, scoprila prima di inviare. Una riga vaga diventa una controversia più avanti.

Prima telefona

Chiama la persona prima di inviare la lettera. Di' che vorresti offrirle il lavoro, indica le condizioni principali in una o due frasi e chiedi se c'è qualcosa che le impedirebbe di accettare. Così senti l'esitazione prima che sia sulla carta, ed è una cortesia che le persone ricordano.

Di' che la lettera seguirà oggi o domani, e mantieni la promessa.

Che cosa deve contenere la lettera

Una buona lettera di offerta è di una o due pagine. Comincia con la buona notizia nella prima frase, poi i fatti, poi il passo successivo.

• Saluto e offerta. "Siamo lieti di offrirti la posizione di Assistente operativo presso Green Valley Foods."
• Le condizioni principali, in un breve elenco o in una tabella: titolo, responsabile, data di inizio, retribuzione, orario, luogo, periodo di prova se previsto.
• Le condizioni sospensive, indicate con chiarezza e limitate a quelle che servono.
• Come accettare, e entro quale data. Firmare e restituire, oppure rispondere a un'email.
• Che cosa succede dopo. Il contratto di lavoro, le pratiche, il primo giorno, chi la contatterà.
• Una chiusura calorosa con il nome e i recapiti di una persona reale.

Il nostro modello di lettera di offerta di lavoro ha queste parti pronte da compilare. Il modello di contratto di lavoro è il documento completo che segue, ma verificalo con le regole del paese in cui la persona lavorerà, perché il diritto del lavoro varia molto.

Parole che aiutano

Usa un linguaggio semplice e umano. Di' "vorremmo che ti unissi a noi" invece di "siamo lieti di formulare un'offerta di impiego condizionata". Evita tutto ciò che suona come una minaccia o una trappola.

Fai attenzione alle promesse. "Avrai un aumento dopo sei mesi" è un impegno che qualcuno ricorderà. Se è una speranza, di' "prevediamo di rivedere la tua retribuzione dopo sei mesi". Se qualcosa non è deciso, dillo.

Sii coerente con l'annuncio di lavoro e con il colloquio. Se hai detto che c'era un'indennità per l'auto o un orario flessibile, o sono nella lettera, o spieghi che cosa è cambiato e perché.

Gestisci domande e trattativa

Aspettati delle domande. Rispondi in fretta e per iscritto, così resta traccia. Se la persona chiede di più, decidi in anticipo che cosa puoi cambiare: la retribuzione entro una fascia, una data di inizio, un giorno di lavoro da remoto, una formazione in più. Alcune cose non puoi cambiarle senza essere ingiusto verso il personale attuale. Va bene dirlo, con gentilezza.

Quando concordi una modifica, invia una nuova versione della lettera con la modifica e di' che sostituisce la precedente. Non lasciare mai in circolazione due versioni diverse.

Quando la risposta è no

Se la persona rifiuta, ringraziala. Chiedi, una volta sola, se c'è qualcosa che le avrebbe fatto cambiare idea. Potresti imparare qualcosa sulla tua retribuzione, sul tuo processo o sulla tua reputazione. Lascia la porta aperta: le persone cambiano lavoro più di una volta.

Se sei tu a dover rifiutare un'offerta o un candidato, un messaggio breve e gentile è meglio del silenzio. Il modello di email per rifiutare un'offerta è un buon esempio di tono: ringrazia, sii chiaro e non spiegare troppo.

Dopo il sì

Un sì non è la fine. Tra l'accettazione e il primo giorno, resta in contatto. Invia il contratto, il programma del primo giorno e un messaggio dal team. Chi non sente niente per un mese a volte accetta un'altra offerta. Pianifica la prima settimana, con una persona indicata a cui chiedere e qualche piccola attività che la persona possa portare a termine.

Come ti aiuta nerix

Nella chat, di' a nerix il ruolo, le condizioni e il tono che vuoi, e chiedi una prima bozza dell'offerta. Si apre accanto alla chat come documento, con ogni versione conservata, e puoi chiedergli di renderla più calda, più breve o più formale. Bozze di email (accesso anticipato) scrive l'email di accompagnamento, lascia uno spazio vuoto ben visibile dove non poteva conoscere un fatto come una data, e non invia niente finché non premi Invia.

nerix non conosce il diritto del lavoro del tuo paese né ciò che avete concordato al telefono. Controlla ogni numero, ogni data e ogni condizione prima che la lettera esca.

In breve

Definisci prima le condizioni. Telefona prima di scrivere. Metti ruolo, retribuzione, orario, data di inizio, condizioni e modo di accettare in un'unica lettera chiara. Rispondi alle domande per iscritto, metti le modifiche in una nuova versione e sii cortese con un no.