Βρήκατε τον άνθρωπο. Οι συνεντεύξεις τελείωσαν, οι συστάσεις είναι καλές και όλοι είναι ενθουσιασμένοι. Εδώ σκοντάφτουν πολλές μικρές επιχειρήσεις: η προσφορά έρχεται αργά, έρχεται τηλεφωνικά με μισές λεπτομέρειες ή φτάνει σε μια επιστολή που αφήνει τον άνθρωπο να μαντεύει τι αποδέχεται.
Μια καλή προσφορά είναι γρήγορη, ζεστή και ακριβής. Κάνει το ναι εύκολο και προστατεύει και τις δύο πλευρές από παρεξηγήσεις τον πρώτο μήνα. Να πώς γράφεται μια επιστολή πρόσληψης, με ένα πρότυπο που μπορείτε να συμπληρώσετε.
Ξεκαθαρίστε τους όρους πριν γράψετε
Αποφασίστε τα παρακάτω πρώτα μέσα στην εταιρεία, ώστε η επιστολή να μην ξεφεύγει:
- Ο ρόλος. Ο τίτλος και οι βασικές αρμοδιότητες, και σε ποιον αναφέρεται ο άνθρωπος.
- Η αμοιβή. Το ποσό, αν είναι ετήσιο, μηνιαίο ή ωριαίο, πόσο συχνά πληρώνεται και αν είναι πριν από φόρους. Τα μπόνους, οι προμήθειες και οι υπερωρίες θέλουν δική τους γραμμή.
- Οι ώρες και ο τόπος. Πλήρης ή μερική απασχόληση, οι συνηθισμένες ημέρες, πού γίνεται η δουλειά και τυχόν τηλεργασία ή υβριδικό σχήμα.
- Η ημερομηνία έναρξης. Συγκεκριμένη ημερομηνία ή ο τρόπος που ορίζεται, όπως μετά την περίοδο προειδοποίησης στην τωρινή του δουλειά.
- Τα επιπλέον. Άδεια, αποδοχές ασθενείας, εισφορές σύνταξης, εξοπλισμός, εκπαίδευση, οτιδήποτε άλλο προσφέρετε.
- Οι προϋποθέσεις. Οτιδήποτε από το οποίο εξαρτάται η προσφορά, όπως συστάσεις, έλεγχος ιστορικού όπου το επιτρέπει ο νόμος, απόδειξη του δικαιώματος εργασίας ή δοκιμαστική περίοδος.
Αν δεν ξέρετε την απάντηση σε κάποιο από αυτά, μάθετε την πριν στείλετε. Μια ασαφής γραμμή γίνεται διαφορά αργότερα.
Κάντε πρώτα ένα τηλεφώνημα
Τηλεφωνήστε στον άνθρωπο πριν στείλετε την επιστολή. Πείτε ότι θέλετε να του προσφέρετε τη θέση, πείτε τους βασικούς όρους σε μία ή δύο προτάσεις και ρωτήστε αν υπάρχει κάτι που θα τον εμπόδιζε να δεχτεί. Έτσι ακούτε τον δισταγμό πριν γραφτεί στο χαρτί, και είναι μια ευγένεια που οι άνθρωποι θυμούνται.
Πείτε του ότι η επιστολή θα ακολουθήσει σήμερα ή αύριο, και κρατήστε την υπόσχεση.
Τι πρέπει να περιέχει η επιστολή
Μια καλή επιστολή πρόσληψης είναι μία ή δύο σελίδες. Ξεκινήστε με τα καλά νέα στην πρώτη πρόταση, μετά τα στοιχεία, μετά το επόμενο βήμα.
- Χαιρετισμός και προσφορά. «Είμαστε ευτυχείς να σας προσφέρουμε τη θέση του Βοηθού Λειτουργιών στην Green Valley Foods.»
- Οι βασικοί όροι, σε σύντομη λίστα ή πίνακα: τίτλος, προϊστάμενος, ημερομηνία έναρξης, αμοιβή, ώρες, τόπος, δοκιμαστική περίοδος αν υπάρχει.
- Προϋποθέσεις, δηλωμένες καθαρά και περιορισμένες σε αυτές που χρειάζεστε.
- Πώς γίνεται αποδοχή, και μέχρι ποια ημερομηνία. Υπογραφή και επιστροφή, ή απάντηση σε email.
- Τι ακολουθεί. Η σύμβαση εργασίας, η γραφειοκρατία, η πρώτη ημέρα, ποιος θα επικοινωνήσει.
- Ένας ζεστός επίλογος με το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας ενός πραγματικού ανθρώπου.
Το πρότυπο επιστολής πρόσληψης έχει αυτά τα μέρη έτοιμα προς συμπλήρωση. Το πρότυπο σύμβασης εργασίας είναι το πλήρες έγγραφο που ακολουθεί, αλλά ελέγξτε το με τους κανόνες της χώρας όπου θα εργάζεται ο άνθρωπος, γιατί το εργατικό δίκαιο διαφέρει πολύ.
Λέξεις που βοηθούν
Χρησιμοποιήστε απλή, ανθρώπινη γλώσσα. Πείτε «θα θέλαμε να έρθετε μαζί μας» αντί για «είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας προσφέρουμε υπό όρους θέση απασχόλησης». Αποφύγετε οτιδήποτε ακούγεται σαν απειλή ή παγίδα.
Προσέξτε τις υποσχέσεις. Το «θα πάρετε αύξηση σε έξι μήνες» είναι δέσμευση που κάποιος θα θυμάται. Αν είναι ελπίδα, πείτε «σχεδιάζουμε να επανεξετάσουμε την αμοιβή σας σε έξι μήνες». Αν κάτι δεν έχει αποφασιστεί, πείτε το.
Να είστε συνεπείς με την αγγελία και τη συνέντευξη. Αν του είπατε ότι υπάρχει επίδομα αυτοκινήτου ή ευέλικτο ωράριο, βάλτε τα στην επιστολή ή εξηγήστε τι άλλαξε και γιατί.