Auditorias a fornecedores para pequenas empresas

Todas as empresas dependem de outras. Uma padaria depende do fornecedor de farinha, uma agência do serviço de alojamento, uma loja de uma transportadora. Quando um deles falha, o seu cliente não culpa o fornecedor: culpa-o a si. Por isso, convém saber como trabalham os seus fornecedores principais antes de algo correr mal.

Uma auditoria a fornecedores é simplesmente um olhar estruturado sobre a forma como um fornecedor cumpre o que promete. Numa pequena empresa pode ser leve, rápida e cordial. O objetivo é confiança com evidências, não desconfiança.

Comece por uma lista e uma classificação

Anote todos aqueles a quem compra. Para cada um, registe o que compra, quanto gasta e o que acontece aos seus clientes se falharem. Depois classifique-os por risco:

• Alto: não os consegue substituir facilmente, ou a falha deles pára o seu trabalho ou prejudica um cliente. Exemplos: o seu fabricante principal, o alojamento do seu software, quem trata dos pagamentos ou dos dados dos clientes.
• Médio: a falha deles prejudica, mas consegue contorná-la em alguns dias.
• Baixo: pode mudar com pouco esforço.

Dedique o seu esforço primeiro ao grupo de risco alto. Para o grupo de risco baixo, uma vista de olhos às avaliações e uma verificação da fatura chegam perfeitamente.

Decida o que importa em cada caso

As perguntas dependem do que fornecem. Alguns temas aparecem com frequência:

1. Entrega. Entregam a coisa certa, a tempo? Avisam cedo quando não conseguem?
2. Qualidade. Como verificam o seu trabalho? O que acontece quando algo está errado?
3. Capacidade e continuidade. E se a pessoa-chave adoecer, ou o espaço deles ficar inutilizável? Têm uma alternativa?
4. Legal e segurança. Estão autorizados a fazer o que fazem? Têm as licenças, os seguros ou os certificados de que o trabalho precisa?
5. Informação e dados. Tratam dados seus ou dos seus clientes? Como estão protegidos, onde são guardados e quem os pode ver?
6. Pessoas e ética. Tratam os trabalhadores de forma justa e cumprem a lei? Isto pesa mais em alguns ofícios.

Escolha os três ou quatro que mais importam para cada fornecedor de risco alto.

Escolha o método

Tem três níveis de esforço.

Um questionário. Envie uma lista curta de perguntas e peça evidências com as respostas: um certificado, uma política, um registo de exemplo. Dez perguntas chegam. É rápido para ambos os lados e dá-lhe algo para arquivar.

Uma chamada ou visita por vídeo. Peça-lhes que mostrem como fazem o trabalho. "Pode mostrar-me como uma encomenda passa da receção à expedição?" Observar revela mais do que ler.

Uma visita ao local. Para fornecedores cuja falha seria grave. Diga-lhes de antemão o que quer ver e com quem quer falar. Leve uma lista de verificação curta e tome notas.

Em todos os casos, mantenha um tom colaborativo. A maioria dos fornecedores aprecia um cliente que se preocupa com a qualidade.

Faça perguntas que exijam evidências

"Têm um processo de qualidade?" recebe um sim. "Envie-nos o vosso procedimento para tratar um lote com defeito e um exemplo do último ano" recebe a verdade. Em cada resposta, pergunte o que a comprova.

Pode usar um certificado reconhecido, como a ISO 9001 ou a ISO 27001, como uma das evidências. Verifique se está em vigor, se abrange o trabalho que compra e se foi emitido por uma entidade real. Um certificado não substitui a sua própria análise das coisas em que se apoia.

Registe e avalie

Para cada pergunta, registe o resultado: cumpre o que precisa, cumpre parcialmente, não cumpre ou não se aplica. Escreva o que viu ou recebeu. Depois dê ao fornecedor uma opinião global: aprovado, aprovado com condições ou não aprovado.

Seja justo e coerente. Avalie cada fornecedor segundo o mesmo padrão para o seu nível de risco.

Combinem as ações em conjunto

Se encontrar lacunas, partilhe-as depressa e com clareza, com as evidências, e combine ações com um responsável e uma data: enviam um certificado em falta, acrescentam uma verificação, confirmam uma solução de reserva. Acompanhe o cumprimento das datas. Uma lacuna grave num fornecedor de risco alto pode significar um plano para mudar de fornecedor, por isso comece a procurar antes de ter de o fazer.

Ponha por escrito as suas expectativas onde importam. Um acordo de nível de serviço indica o que é medido e o que acontece quando as metas não são cumpridas, e uma nota de encomenda fixa o que está a comprar e quando. Se está a escolher entre vários fornecedores, um email de pedido de cotação pede a todos a mesma informação.

Reveja com regularidade

Os fornecedores mudam. Marque uma data de revisão para cada um: todos os anos para o risco alto, a cada dois ou três anos para o médio. Reveja também depois de qualquer problema grave, de uma mudança de propriedade, de uma mudança de instalações ou de uma alteração naquilo que fornecem. Guarde o último questionário e as notas para ver o que mudou.

Não esqueça os sinais subtis

Entre auditorias, esteja atento. Respostas tardias, rotatividade de pessoal, mudanças na entrega sem aviso, pedidos de pagamento antecipado e respostas vagas podem ser sinais de problemas. Anote-os e pergunte.

Onde o nerix ajuda

As Verificações (acesso antecipado) incluem uma verificação a fornecedores entre os seus oito planos prontos. O plano pode abrir a verificação sozinho alguns dias antes do prazo, com as perguntas já preenchidas. Cada pergunta indica a evidência pedida, escolhe um resultado e escreve o que viu, e um problema passa a ser uma tarefa em Trabalho com um responsável e uma data limite.

Guarde os certificados e as políticas do fornecedor na sua biblioteca, onde pode pesquisá-los e fazer perguntas ao nerix, com a página de onde vem cada resposta. Por exemplo: "Quando expira este certificado?" O nerix pode enganar-se ou falhar um pormenor, por isso abra a página citada antes de confiar na resposta.

Em resumo

Faça uma lista dos seus fornecedores e classifique-os por risco. Verifique os de risco alto no que mais importa para o trabalho, com evidências. Registe resultados justos, combine ações com datas e reveja com regularidade.