Auditul furnizorilor pentru firmele mici

Fiecare firmă depinde de alții. O brutărie depinde de furnizorul de făină, o agenție de furnizorul de găzduire, un magazin de curier. Când unul dintre ei greșește, clientul tău nu dă vina pe furnizor, ci pe tine. De aceea e rezonabil să știi cum lucrează furnizorii tăi principali înainte să meargă ceva prost.

Un audit al furnizorilor este pur și simplu o privire structurată asupra felului în care un furnizor face ce promite. Pentru o firmă mică poate fi ușor, rapid și prietenos. Scopul este încrederea susținută de dovezi, nu suspiciunea.

Începe cu o listă și un clasament

Scrie pe listă pe toți cei de la care cumperi. Pentru fiecare, notează ce cumperi, cât cheltuiești și ce se întâmplă cu clienții tăi dacă greșește. Apoi clasează-i după risc:

• Mare: nu îi poți înlocui ușor sau căderea lor îți oprește munca ori dăunează unui client. Exemple: producătorul tău principal, furnizorul de găzduire a software-ului, cel care se ocupă de plățile sau de datele clienților.
• Mediu: căderea lor doare, dar poți ocoli problema în câteva zile.
• Mic: poți schimba furnizorul cu efort mic.

Concentrează-ți efortul mai întâi pe grupa cu risc mare. Pentru grupa cu risc mic ajung o privire rapidă la recenzii și o verificare a facturilor.

Hotărăște ce contează pentru fiecare

Întrebările depind de ce furnizează. Unele teme apar des:

1. Livrarea. Livrează ce trebuie, la timp? Te anunță din timp când nu pot?
2. Calitatea. Cum își verifică lucrul? Ce se întâmplă când ceva nu e în regulă?
3. Capacitatea și continuitatea. Ce se întâmplă dacă omul-cheie se îmbolnăvește sau locația lor nu poate fi folosită? Au o soluție de rezervă?
4. Legalitatea și siguranța. Au voie să facă ce fac? Au autorizațiile, asigurările sau certificatele de care are nevoie lucrarea?
5. Informațiile și datele. Prelucrează datele tale sau ale clienților tăi? Cum sunt protejate, unde sunt păstrate și cine le poate vedea?
6. Oamenii și etica. Își tratează corect angajații și respectă legea? Contează mai mult în unele meserii.

Alege trei sau patru teme care contează cel mai mult pentru fiecare furnizor cu risc mare.

Alege metoda

Ai trei niveluri de efort.

Un chestionar. Trimite o listă scurtă de întrebări și cere dovezi odată cu răspunsurile: un certificat, o politică, un exemplu de înregistrare. Zece întrebări sunt suficiente. E rapid pentru ambele părți și îți dă ceva de arhivat.

Un apel sau o vizită video. Roagă-i să îți arate cum lucrează. „Îmi puteți arăta cum parcurge o comandă drumul de la primire la expediere?” Să vezi spune mai mult decât să citești.

O vizită la fața locului. Pentru furnizorii a căror cădere ar fi gravă. Spune-le dinainte ce vrei să vezi și cu cine vrei să te întâlnești. Adu o listă scurtă de verificare și ia notițe.

În fiecare caz, păstrează un ton de colaborare. Majoritatea furnizorilor apreciază un client căruia îi pasă de calitate.

Pune întrebări care cer dovezi

„Aveți un proces de calitate?” primește un da. „Vă rog să îmi trimiteți procedura pentru un lot defect și un exemplu din ultimul an” primește adevărul. La fiecare răspuns, întreabă ce îl dovedește.

Poți folosi un certificat recunoscut, precum ISO 9001 sau ISO 27001, ca una dintre dovezi. Verifică dacă este valabil, dacă acoperă lucrarea pe care o cumperi și dacă a fost emis de un organism real. Un certificat nu înlocuiește propria ta privire asupra lucrurilor pe care te bazezi.

Înregistrează și apreciază

Pentru fiecare întrebare, înregistrează rezultatul: îndeplinește ce ai nevoie, îndeplinește parțial, nu îndeplinește sau nu se aplică. Notează ce ai văzut sau ai primit. Apoi dă furnizorului o apreciere generală: aprobat, aprobat cu condiții sau neaprobat.

Fii corect și consecvent. Judecă fiecare furnizor după același standard pentru nivelul lui de risc.

Stabiliți împreună măsurile

Dacă găsești lacune, comunică-le repede și limpede, cu dovezile, și stabiliți măsuri cu un responsabil și o dată: trimit un certificat lipsă, adaugă o verificare, confirmă o soluție de rezervă. Urmărește respectarea datelor. O lacună gravă la un furnizor cu risc mare poate însemna un plan de schimbare a furnizorului, așa că începe să cauți înainte să fii obligat.

Pune în scris așteptările acolo unde contează. Un acord privind nivelul serviciilor stabilește ce se măsoară și ce se întâmplă când țintele nu sunt atinse, iar o comandă de achiziție fixează ce cumperi și când. Dacă alegi între mai mulți furnizori, un e-mail de cerere de ofertă le cere tuturor aceleași informații.

Reia verificarea periodic

Furnizorii se schimbă. Stabilește o dată de revizuire pentru fiecare: anual pentru risc mare, la doi sau trei ani pentru risc mediu. Revizuiește și după orice problemă gravă, schimbare de proprietar, mutare sau schimbare a ceea ce îți furnizează. Păstrează ultimul chestionar și notițele, ca să vezi ce s-a schimbat.

Nu uita semnalele discrete

Între audituri, ascultă. Răspunsurile întârziate, fluctuația de personal, schimbările de livrare fără anunț, cererile de plată anticipată și răspunsurile vagi pot fi semne de probleme. Notează-le și întreabă.

Cu ce te ajută nerix

Verificări (acces anticipat) include o verificare a furnizorilor printre cele opt planuri gata făcute. Planul poate deschide verificarea singur cu câteva zile înainte de termen, cu întrebările deja completate. Fiecare întrebare are dovada cerută, alegi un rezultat și scrii ce ai văzut, iar o problemă devine o sarcină în Lucru, cu un responsabil și un termen.

Păstrează certificatele și politicile furnizorului în biblioteca ta, unde le poți căuta și îi poți pune întrebări lui nerix, cu pagina din care provine fiecare răspuns. De exemplu: „Când expiră acest certificat?” nerix poate greși sau poate rata un detaliu, așa că deschide pagina citată înainte să te bazezi pe răspuns.

Pe scurt

Fă lista furnizorilor și clasează-i după risc. Verifică-i pe cei cu risc mare în privința a ceea ce contează cel mai mult pentru lucrare, pe baza dovezilor. Înregistrează rezultate corecte, stabilește măsuri cu termene și reia verificarea periodic.