Audyt dostawców w małej firmie

Każda firma od kogoś zależy. Piekarnia od dostawcy mąki, agencja od firmy hostingowej, sklep od kuriera. Gdy któryś z nich zawiedzie, klient nie obwinia dostawcy, tylko ciebie. Rozsądnie jest więc wiedzieć, jak pracują twoi kluczowi dostawcy, zanim coś pójdzie źle.

Audyt dostawcy to po prostu uporządkowany przegląd tego, jak dostawca realizuje swoje obietnice. W małej firmie może być lekki, szybki i przyjazny. Celem jest zaufanie poparte dowodami, a nie podejrzliwość.

Zacznij od listy i rankingu

Spisz wszystkich, od których kupujesz. Przy każdym zanotuj, co kupujesz, ile wydajesz i co stanie się z twoimi klientami, jeśli zawiedzie. Potem uszereguj ich według ryzyka:

• Wysokie: nie da się ich łatwo zastąpić, a ich awaria zatrzymuje twoją pracę lub szkodzi klientowi. Przykłady: główny producent, hostingodawca oprogramowania, osoba obsługująca płatności lub dane klientów.
• Średnie: ich awaria boli, ale da się to obejść w kilka dni.
• Niskie: możesz zmienić dostawcę niewielkim kosztem.

Najpierw skup wysiłek na grupie wysokiego ryzyka. Przy niskim ryzyku wystarczy rzut oka na opinie i sprawdzenie faktury.

Ustal, co jest ważne w każdym przypadku

Pytania zależą od tego, co dostawca dostarcza. Kilka tematów wraca często:

1. Dostawa. Czy dostarczają to, co trzeba, na czas? Czy uprzedzają wcześnie, gdy nie mogą?
2. Jakość. Jak sprawdzają swoją pracę? Co się dzieje, gdy coś jest nie tak?
3. Moce i ciągłość działania. Co, jeśli zachoruje kluczowa osoba lub zakład przestanie działać? Czy mają plan awaryjny?
4. Prawo i bezpieczeństwo. Czy mogą robić to, co robią? Czy mają licencje, ubezpieczenie lub certyfikaty potrzebne do tej pracy?
5. Informacje i dane. Czy przetwarzają twoje dane lub dane twoich klientów? Jak są chronione, gdzie są przechowywane i kto może je zobaczyć?
6. Ludzie i etyka. Czy uczciwie traktują pracowników i przestrzegają prawa? W niektórych branżach ma to większe znaczenie.

Przy każdym dostawcy wysokiego ryzyka wybierz trzy lub cztery najważniejsze tematy.

Wybierz metodę

Masz trzy poziomy wysiłku.

Ankieta. Wyślij krótką listę pytań i poproś o dowody razem z odpowiedziami: certyfikat, politykę, przykładowy zapis. Dziesięć pytań wystarczy. Jest szybka dla obu stron i daje coś do zarchiwizowania.

Rozmowa lub wizyta wideo. Poproś, by pokazali, jak wykonują pracę. "Czy możesz pokazać, jak zamówienie przechodzi od przyjęcia do wysyłki?" Patrzenie mówi więcej niż czytanie.

Wizyta na miejscu. Dla dostawców, których awaria byłaby poważna. Powiedz im z góry, co chcesz zobaczyć i z kim się spotkać. Zabierz krótką listę kontrolną i rób notatki.

W każdym przypadku utrzymuj ton współpracy. Większość dostawców cieszy się z klienta, któremu zależy na jakości.

Zadawaj pytania, które wymagają dowodów

"Czy macie proces jakości?" kończy się odpowiedzią "tak". "Prześlij procedurę postępowania z wadliwą partią oraz jeden przykład z ostatniego roku" daje prawdę. Przy każdej odpowiedzi pytaj, co ją potwierdza.

Uznany certyfikat, taki jak ISO 9001 lub ISO 27001, może być jednym z dowodów. Sprawdź, czy jest aktualny, czy obejmuje to, co kupujesz, i czy wydała go prawdziwa instytucja. Certyfikat nie zastępuje własnego spojrzenia na to, na czym polegasz.

Zapisz i oceń

Przy każdym pytaniu zapisz wynik: spełnia to, czego potrzebujesz, spełnia częściowo, nie spełnia albo nie dotyczy. Napisz, co zobaczyłeś lub otrzymałeś. Potem wydaj ogólną ocenę dostawcy: zatwierdzony, zatwierdzony z warunkami albo niezatwierdzony.

Bądź uczciwy i konsekwentny. Oceniaj każdego dostawcę według tego samego standardu dla jego poziomu ryzyka.

Uzgodnijcie działania razem

Jeśli znajdziesz braki, przekaż je szybko i wprost, razem z dowodami, i uzgodnij działania z osobą odpowiedzialną i terminem: dostawca przysyła brakujący certyfikat, dodaje kontrolę, potwierdza plan awaryjny. Pilnuj terminów. Poważny brak u dostawcy wysokiego ryzyka może oznaczać plan zmiany dostawcy, więc zacznij szukać, zanim będziesz musiał.

Swoje oczekiwania zapisz tam, gdzie mają znaczenie. Umowa o poziomie usług (SLA) określa, co jest mierzone i co się dzieje, gdy cele nie zostaną osiągnięte, a zamówienie zakupu ustala, co kupujesz i kiedy. Jeśli wybierasz spośród kilku dostawców, e-mail z zapytaniem ofertowym prosi wszystkich o te same informacje.

Przeglądaj w rytmie

Dostawcy się zmieniają. Ustal datę przeglądu dla każdego: co roku przy wysokim ryzyku, co dwa lub trzy lata przy średnim. Przeglądaj też po każdym poważnym problemie, zmianie właściciela, przeprowadzce lub zmianie tego, co dostarczają dla ciebie. Zachowaj ostatnią ankietę i notatki, żeby widzieć, co się zmieniło.

Nie zapominaj o miękkich sygnałach

Między audytami słuchaj. Spóźnione odpowiedzi, rotacja pracowników, zmiany w dostawach bez uprzedzenia, prośby o wcześniejszą płatność i mgliste odpowiedzi mogą być oznaką kłopotów. Zanotuj je i dopytaj.

Jak pomaga nerix

Kontrole (wczesny dostęp) mają wśród ośmiu gotowych planów kontrolę dostawcy. Plan może sam otworzyć kontrolę na kilka dni przed terminem, z wypełnionymi pytaniami. Przy każdym pytaniu jest wymagany dowód, ty wybierasz wynik i zapisujesz, co zobaczyłeś, a uwaga zamienia się w zadanie w Praca z osobą odpowiedzialną i terminem.

Certyfikaty i polityki dostawcy trzymaj w swojej bibliotece, gdzie możesz je przeszukiwać i zadawać nerix pytania, widząc stronę, z której pochodzi każda odpowiedź. Na przykład: "Kiedy wygasa ten certyfikat?" nerix może pomylić się lub pominąć szczegół, więc otwórz wskazaną stronę, zanim na niej polegasz.

W skrócie

Spisz dostawców i uszereguj ich według ryzyka. Sprawdź tych z wysokim ryzykiem pod kątem tego, co jest najważniejsze dla pracy, opierając się na dowodach. Zapisuj uczciwe wyniki, uzgadniaj działania z terminami i przeglądaj w rytmie.