Leveranciersaudit voor kleine bedrijven

Elk bedrijf is afhankelijk van anderen. Een bakkerij van de meelleverancier, een bureau van de hostingpartij, een winkel van een koerier. Als een van hen tekortschiet, geeft je klant niet de leverancier de schuld: hij geeft jou de schuld. Het is dus verstandig te weten hoe je belangrijke leveranciers werken voordat er iets misgaat.

Een leveranciersaudit is gewoon een gestructureerde blik op hoe een leverancier doet wat hij belooft. Voor een klein bedrijf kan dat licht, snel en vriendelijk zijn. Het doel is vertrouwen met bewijs, geen wantrouwen.

Begin met een lijst en een rangorde

Schrijf op bij wie je allemaal inkoopt. Noteer per leverancier wat je koopt, hoeveel je uitgeeft en wat er met je klanten gebeurt als hij tekortschiet. Rangschik ze dan naar risico:

• Hoog: je kunt ze niet makkelijk vervangen, of hun uitval legt je werk stil of schaadt een klant. Voorbeelden: je belangrijkste fabrikant, je softwarehost, degene die klantbetalingen of klantgegevens verwerkt.
• Midden: hun uitval doet pijn, maar je kunt er binnen een paar dagen omheen werken.
• Laag: je kunt met weinig moeite overstappen.

Steek je energie eerst in de groep met hoog risico. Voor de groep met laag risico volstaat een korte blik op beoordelingen en een controle van de facturen ruimschoots.

Bepaal per leverancier wat telt

De vragen hangen af van wat ze leveren. Een paar thema's komen vaak terug:

1. Levering. Leveren ze het juiste, op tijd? Laten ze het vroeg weten als ze dat niet kunnen?
2. Kwaliteit. Hoe controleren ze hun werk? Wat gebeurt er als iets niet klopt?
3. Capaciteit en continuïteit. Wat als hun sleutelpersoon ziek is, of hun locatie onbruikbaar? Hebben ze een back-up?
4. Wet en veiligheid. Mogen ze doen wat ze doen? Hebben ze de vergunningen, verzekeringen of certificaten die het werk vraagt?
5. Informatie en gegevens. Verwerken ze jouw gegevens of die van je klanten? Hoe worden die beschermd, waar staan ze en wie kan ze inzien?
6. Mensen en ethiek. Behandelen ze hun medewerkers eerlijk en houden ze zich aan de wet? Dit weegt in sommige branches zwaarder.

Kies per leverancier met hoog risico de drie of vier thema's die het zwaarst wegen.

Kies de methode

Je hebt drie niveaus van inspanning.

Een vragenlijst. Stuur een korte lijst vragen en vraag bij de antwoorden om bewijs: een certificaat, een beleidsstuk, een voorbeeld van een registratie. Tien vragen zijn genoeg. Het is voor beide kanten snel en je hebt iets om te archiveren.

Een gesprek of videobezoek. Vraag ze te laten zien hoe ze het werk doen. "Kun je laten zien hoe een bestelling van ontvangst tot verzending verloopt?" Kijken onthult meer dan lezen.

Een bezoek ter plaatse. Voor leveranciers wier uitval ernstig zou zijn. Vertel vooraf wat je wilt zien en wie je wilt spreken. Neem een korte checklist mee en maak aantekeningen.

Houd de toon in alle gevallen samenwerkend. De meeste leveranciers waarderen een klant die om kwaliteit geeft.

Stel vragen waar bewijs bij hoort

"Hebben jullie een kwaliteitsproces?" levert een ja op. "Stuur ons je procedure voor een foute partij en één voorbeeld uit het afgelopen jaar" levert de waarheid op. Vraag bij elk antwoord wat het bewijst.

Een erkend certificaat zoals ISO 9001 of ISO 27001 kun je als één stuk bewijs gebruiken. Controleer of het geldig is, het werk dekt dat je inkoopt en door een echte instantie is afgegeven. Een certificaat vervangt niet je eigen blik op de zaken waar je op leunt.

Leg vast en oordeel

Leg per vraag het resultaat vast: voldoet aan wat je nodig hebt, voldoet deels, voldoet niet, of niet van toepassing. Schrijf op wat je zag of kreeg. Geef de leverancier dan een eindoordeel: goedgekeurd, goedgekeurd onder voorwaarden of niet goedgekeurd.

Wees eerlijk en consequent. Toets elke leverancier aan dezelfde norm voor zijn risiconiveau.

Spreek samen acties af

Vind je tekortkomingen, deel ze dan snel en duidelijk, met het bewijs, en spreek acties af met een eigenaar en een datum: ze sturen een ontbrekend certificaat, ze voegen een controle toe, ze bevestigen een back-upregeling. Volg de data op. Een ernstige tekortkoming bij een leverancier met hoog risico kan betekenen dat je een plan maakt om van leverancier te wisselen. Begin dan met zoeken voordat het moet.

Leg je verwachtingen schriftelijk vast waar het ertoe doet. Een service level agreement zegt wat gemeten wordt en wat er gebeurt als doelen niet worden gehaald, en een inkooporder legt vast wat je koopt en wanneer. Kies je tussen meerdere leveranciers, dan vraagt een e-mail voor een prijsaanvraag hen allemaal om dezelfde informatie.

Beoordeel op een vast ritme

Leveranciers veranderen. Stel per leverancier een beoordelingsdatum in: elk jaar voor hoog risico, elke twee of drie jaar voor midden. Beoordeel ook na elk ernstig probleem, een eigenaarswissel, een verhuizing of een verandering in wat ze voor je leveren. Bewaar de laatste vragenlijst en aantekeningen zodat je kunt zien wat er is veranderd.

Vergeet de zachte signalen niet

Luister tussen de audits door. Late antwoorden, personeelsverloop, leveringswijzigingen zonder bericht, verzoeken om eerder te betalen en vage antwoorden kunnen allemaal tekenen van problemen zijn. Noteer ze en vraag erna.

Waar nerix helpt

Controles (vroege toegang) bevat een leverancierscontrole onder zijn acht kant-en-klare plannen. Het plan kan de controle een paar dagen voor de uiterste datum zelf openen, met de vragen al ingevuld. Bij elke vraag staat het gevraagde bewijs, jij kiest een resultaat en schrijft op wat je zag, en een bevinding wordt een taak in Werk met een eigenaar en een deadline.

Bewaar de certificaten en het beleid van de leverancier in je bibliotheek, waar je ze kunt doorzoeken en nerix vragen kunt stellen, met bij elk antwoord de pagina waar het vandaan komt. Bijvoorbeeld: "Wanneer verloopt dit certificaat?" nerix kan zich vergissen of een detail missen, dus open de aangehaalde pagina voordat je erop vertrouwt.

Kort samengevat

Maak een lijst van je leveranciers en rangschik ze naar risico. Controleer de leveranciers met hoog risico op wat het zwaarst weegt voor het werk, met bewijs. Leg eerlijke resultaten vast, spreek acties af met data en beoordeel op een vast ritme.