Lieferantenaudit für kleine Unternehmen

Jedes Unternehmen hängt von anderen ab. Eine Bäckerei von ihrem Mehllieferanten, eine Agentur von ihrem Hosting-Anbieter, ein Laden von einem Kurierdienst. Wenn einer von ihnen ausfällt, gibt Ihr Kunde nicht dem Lieferanten die Schuld, sondern Ihnen. Deshalb ist es sinnvoll zu wissen, wie Ihre wichtigen Lieferanten arbeiten, bevor etwas schiefgeht.

Ein Lieferantenaudit ist schlicht ein strukturierter Blick darauf, wie ein Lieferant das einhält, was er verspricht. Für ein kleines Unternehmen kann er leicht, schnell und freundlich sein. Ziel ist Vertrauen mit Nachweisen, nicht Misstrauen.

Mit einer Liste und einer Rangfolge beginnen

Schreiben Sie auf, bei wem Sie alles einkaufen. Notieren Sie zu jedem, was Sie kaufen, wie viel Sie ausgeben und was mit Ihren Kunden geschieht, wenn er ausfällt. Ordnen Sie sie dann nach Risiko:

• Hoch: Sie können sie nicht leicht ersetzen, oder ihr Ausfall stoppt Ihre Arbeit oder schadet einem Kunden. Beispiele: Ihr Hauptlieferant für die Produktion, Ihr Software-Host, die Person, die Kundenzahlungen oder Kundendaten verwaltet.
• Mittel: Ihr Ausfall schmerzt, aber Sie können ihn in wenigen Tagen umgehen.
• Niedrig: Sie können ohne großen Aufwand wechseln.

Setzen Sie Ihre Kraft zuerst bei der hohen Gruppe ein. Bei der niedrigen genügen ein kurzer Blick auf Bewertungen und eine Rechnungsprüfung.

Entscheiden, was bei jedem zählt

Die Fragen hängen davon ab, was geliefert wird. Einige Themen kehren oft wieder:

1. Lieferung. Liefern sie das Richtige, pünktlich? Sagen sie früh Bescheid, wenn sie es nicht können?
2. Qualität. Wie prüfen sie ihre Arbeit? Was passiert, wenn etwas falsch ist?
3. Kapazität und Kontinuität. Was, wenn die Schlüsselperson krank wird oder ihr Standort ausfällt? Gibt es eine Ersatzlösung?
4. Recht und Sicherheit. Dürfen sie tun, was sie tun? Haben sie die Genehmigungen, Versicherungen oder Zertifikate, die die Arbeit braucht?
5. Informationen und Daten. Verarbeiten sie Ihre Daten oder die Ihrer Kunden? Wie sind sie geschützt, wo werden sie gespeichert und wer kann sie sehen?
6. Menschen und Ethik. Behandeln sie ihre Beschäftigten fair und halten sie sich an das Gesetz? In manchen Branchen ist das wichtiger.

Wählen Sie für jeden Lieferanten mit hohem Risiko die drei oder vier Punkte, die am wichtigsten sind.

Die Methode wählen

Sie haben drei Aufwandsstufen.

Ein Fragebogen. Senden Sie eine kurze Liste von Fragen und bitten Sie bei den Antworten um Nachweise: ein Zertifikat, eine Richtlinie, einen Beispieldatensatz. Zehn Fragen genügen. Das geht für beide Seiten schnell und gibt Ihnen etwas zum Ablegen.

Ein Anruf oder Videobesuch. Bitten Sie sie zu zeigen, wie sie die Arbeit machen. „Können Sie mir zeigen, wie ein Auftrag vom Eingang bis zum Versand läuft?“ Zuschauen verrät mehr als Lesen.

Ein Besuch vor Ort. Für Lieferanten, deren Ausfall ernst wäre. Sagen Sie ihnen vorab, was Sie sehen und wen Sie treffen möchten. Bringen Sie eine kurze Checkliste mit und machen Sie Notizen.

Halten Sie den Ton in jedem Fall partnerschaftlich. Die meisten Lieferanten begrüßen einen Kunden, dem Qualität wichtig ist.

Fragen stellen, die Nachweise verlangen

„Haben Sie einen Qualitätsprozess?“ ergibt ein Ja. „Bitte senden Sie uns Ihr Verfahren für eine fehlerhafte Charge und ein Beispiel aus dem letzten Jahr“ ergibt die Wahrheit. Fragen Sie bei jeder Antwort, was sie belegt.

Ein anerkanntes Zertifikat wie ISO 9001 oder ISO 27001 können Sie als einen Nachweis nutzen. Prüfen Sie, dass es gültig ist, die Leistung abdeckt, die Sie einkaufen, und von einer echten Stelle ausgestellt wurde. Ein Zertifikat ersetzt nicht Ihren eigenen Blick auf das, worauf Sie sich verlassen.

Festhalten und beurteilen

Halten Sie zu jeder Frage das Ergebnis fest: erfüllt, was Sie brauchen, erfüllt es teilweise, erfüllt es nicht oder trifft nicht zu. Schreiben Sie auf, was Sie gesehen oder erhalten haben. Geben Sie dem Lieferanten dann eine Gesamtbewertung: freigegeben, unter Auflagen freigegeben oder nicht freigegeben.

Seien Sie fair und einheitlich. Messen Sie jeden Lieferanten am gleichen Maßstab für seine Risikostufe.

Maßnahmen gemeinsam vereinbaren

Wenn Sie Lücken finden, teilen Sie sie schnell und klar mit, mit dem Nachweis, und vereinbaren Sie Maßnahmen mit einer verantwortlichen Person und einem Termin: Er sendet ein fehlendes Zertifikat, er führt eine Kontrolle ein, er bestätigt eine Ersatzlösung. Verfolgen Sie die Termine nach. Eine schwere Lücke bei einem Lieferanten mit hohem Risiko kann einen Plan zum Lieferantenwechsel bedeuten, also suchen Sie, bevor Sie müssen.

Halten Sie Ihre Erwartungen dort schriftlich fest, wo es zählt. Eine Vereinbarung zum Servicelevel legt fest, was gemessen wird und was geschieht, wenn Ziele verfehlt werden, und eine Bestellung fixiert, was Sie kaufen und wann. Wenn Sie zwischen mehreren Lieferanten wählen, bittet eine E-Mail zur Angebotsanfrage alle um dieselben Angaben.

In einem festen Rhythmus überprüfen

Lieferanten ändern sich. Legen Sie für jeden einen Überprüfungstermin fest: jedes Jahr bei hohem Risiko, alle zwei bis drei Jahre bei mittlerem. Prüfen Sie auch nach jedem ernsten Problem, einem Eigentümerwechsel, einem Umzug oder einer Änderung dessen, was der Lieferant für Sie liefert. Bewahren Sie den letzten Fragebogen und die Notizen auf, damit Sie sehen, was sich verändert hat.

Die leisen Signale nicht vergessen

Hören Sie zwischen den Audits hin. Späte Antworten, Personalwechsel, Lieferänderungen ohne Ankündigung, Bitten um vorzeitige Zahlung und vage Antworten können Zeichen für Ärger sein. Notieren Sie sie und fragen Sie nach.

Wo nerix hilft

Prüfungen (früher Zugang) enthält unter seinen acht fertigen Plänen eine Lieferantenprüfung. Der Plan kann die Prüfung einige Tage vor dem Termin von selbst öffnen, mit ausgefüllten Fragen. Zu jeder Frage steht der verlangte Nachweis, Sie wählen ein Ergebnis und schreiben, was Sie gesehen haben, und ein Befund wird in Arbeit zu einer Aufgabe mit verantwortlicher Person und Fälligkeitsdatum.

Bewahren Sie Zertifikate und Richtlinien des Lieferanten in Ihrer Bibliothek auf. Dort können Sie sie durchsuchen und nerix Fragen stellen, mit der Seite, aus der jede Antwort stammt. Zum Beispiel: „Wann läuft dieses Zertifikat ab?“ nerix kann sich bei einem Detail irren oder es übersehen, öffnen Sie deshalb die genannte Seite, bevor Sie sich darauf verlassen.

Die Kurzfassung

Listen Sie Ihre Lieferanten auf und ordnen Sie sie nach Risiko. Prüfen Sie die mit hohem Risiko auf das, was für die Arbeit am wichtigsten ist, und stützen Sie sich auf Nachweise. Halten Sie faire Ergebnisse fest, vereinbaren Sie Maßnahmen mit Terminen und überprüfen Sie in einem festen Rhythmus.