Leverantörsgranskning för små företag

Varje företag är beroende av andra. Ett bageri är beroende av sin mjölleverantör, en byrå av sin webbhotellsleverantör, en butik av ett budföretag. När en av dem sviker skyller din kund inte på leverantören utan på dig. Det är därför klokt att veta hur dina viktigaste leverantörer arbetar innan något går fel.

En leverantörsgranskning är helt enkelt en strukturerad titt på hur en leverantör gör det den lovar. För ett litet företag kan den vara lätt, snabb och vänlig. Målet är förtroende med underlag, inte misstänksamhet.

Börja med en lista och en rangordning

Skriv ner alla du köper av. Anteckna för var och en vad du köper, hur mycket du lägger och vad som händer med dina kunder om de sviker. Rangordna dem sedan efter risk:

• Hög: du kan inte lätt ersätta dem, eller deras haveri stoppar ditt arbete eller skadar en kund. Exempel: din huvudtillverkare, din programvaruleverantör, den som hanterar kundbetalningar eller data.
• Medel: deras haveri gör ont, men du kan klara dig runt det på några dagar.
• Låg: du kan byta med liten ansträngning.

Lägg din kraft på den höga gruppen först. För den låga gruppen räcker en snabb titt på omdömen och en kontroll av fakturan gott.

Bestäm vad som är viktigt för var och en

Frågorna beror på vad de levererar. Några teman återkommer ofta:

1. Leverans. Levererar de rätt sak i tid? Säger de till i god tid när de inte kan?
2. Kvalitet. Hur kontrollerar de sitt arbete? Vad händer när något är fel?
3. Kapacitet och kontinuitet. Vad händer om nyckelpersonen blir sjuk, eller om deras lokaler inte går att använda? Har de en reservlösning?
4. Lagar och säkerhet. Får de göra det de gör? Har de de tillstånd, försäkringar eller certifikat som arbetet kräver?
5. Information och data. Hanterar de dina eller dina kunders uppgifter? Hur skyddas de, var förvaras de och vem kan se dem?
6. Människor och etik. Behandlar de sina anställda rättvist och följer de lagen? Det väger tyngre i vissa branscher.

Välj de tre eller fyra som väger tyngst för varje leverantör med hög risk.

Välj metod

Du har tre nivåer av insats.

Ett frågeformulär. Skicka en kort lista med frågor och be om underlag till svaren: ett certifikat, en policy, ett exempel på en journal. Tio frågor räcker. Det går snabbt för båda sidor och ger dig något att arkivera.

Ett samtal eller videobesök. Be dem visa hur de gör arbetet. "Kan du visa hur en order går från mottagande till avsändning?" Att se avslöjar mer än att läsa.

Ett platsbesök. För leverantörer vars haveri skulle vara allvarligt. Tala om i förväg vad du vill se och vem du vill träffa. Ta med en kort checklista och för anteckningar.

Håll tonen samarbetsinriktad i alla fall. De flesta leverantörer uppskattar en kund som bryr sig om kvalitet.

Ställ frågor som kräver underlag

"Har ni en kvalitetsprocess?" ger ett ja. "Skicka er rutin för hur ni hanterar en felaktig leverans, och ett exempel från det senaste året" ger sanningen. Fråga för varje svar vad som styrker det.

Du kan använda ett erkänt certifikat som ISO 9001 eller ISO 27001 som ett underlag. Kontrollera att det är giltigt, att det omfattar det du köper och att det utfärdats av ett verkligt organ. Ett certifikat ersätter inte din egen titt på det du förlitar dig på.

Dokumentera och bedöm

Anteckna resultatet för varje fråga: uppfyller det du behöver, uppfyller det delvis, uppfyller det inte, eller gäller inte. Skriv vad du såg eller fick. Ge sedan leverantören en samlad bedömning: godkänd, godkänd med villkor eller inte godkänd.

Var rättvis och konsekvent. Bedöm varje leverantör mot samma mått för sin risknivå.

Kom överens om åtgärder tillsammans

Hittar du brister, dela dem snabbt och tydligt, med underlaget, och kom överens om åtgärder med en ansvarig och ett datum: de skickar ett saknat certifikat, de lägger till en kontroll, de bekräftar en reservlösning. Följ upp datumen. En allvarlig brist hos en leverantör med hög risk kan betyda en plan för att byta leverantör, så börja leta innan du måste.

Skriv ner dina förväntningar där de spelar roll. Ett servicenivåavtal anger vad som mäts och vad som händer när målen missas, och en inköpsorder fastställer vad du köper och när. Väljer du mellan flera leverantörer ber en mejlförfrågan om offert alla om samma information.

Följ upp med jämna mellanrum

Leverantörer förändras. Sätt ett datum för genomgång för var och en: varje år för hög risk, vartannat eller vart tredje år för medel. Gå också igenom efter varje allvarligt problem, ägarbyte, flytt eller förändring i vad de levererar till dig. Spara det senaste frågeformuläret och anteckningarna så att du ser vad som ändrats.

Glöm inte de mjuka signalerna

Lyssna mellan granskningarna. Sena svar, personalomsättning, ändrade leveranser utan förvarning, önskemål om förskottsbetalning och vaga svar kan alla vara tecken på problem. Anteckna dem och fråga.

Så hjälper nerix

Kontroller (tidig tillgång) har en leverantörskontroll bland sina åtta färdiga planer. Planen kan öppna kontrollen av sig själv några dagar före förfallodagen, med frågorna ifyllda. Varje fråga har det underlag som efterfrågas, du väljer ett resultat och skriver vad du såg, och en avvikelse blir en uppgift i Arbete med en ansvarig och ett förfallodatum.

Förvara leverantörens certifikat och policyer i ditt bibliotek, där du kan söka i dem och ställa frågor till nerix med sidan varje svar kommer från. Till exempel: "När går det här certifikatet ut?" nerix kan missta sig på eller missa en detalj, så öppna den citerade sidan innan du förlitar dig på den.

Kortversionen

Lista dina leverantörer och rangordna dem efter risk. Granska de högt rankade utifrån det som väger tyngst för arbetet, med underlag. Dokumentera rättvisa resultat, kom överens om åtgärder med datum och följ upp med jämna mellanrum.