Audit fournisseur pour les petites entreprises

Toute entreprise dépend d'autres entreprises. Une boulangerie dépend de son fournisseur de farine, une agence de son hébergeur, une boutique de son transporteur. Quand l'un d'eux fait défaut, votre client ne blâme pas le fournisseur : il vous blâme, vous. Il est donc sage de savoir comment travaillent vos fournisseurs clés avant que quelque chose ne tourne mal.

Un audit fournisseur est simplement un regard structuré sur la façon dont un fournisseur tient ses promesses. Pour une petite entreprise, il peut être léger, rapide et cordial. Le but est la confiance appuyée sur des preuves, pas la suspicion.

Commencer par une liste et un classement

Notez tous ceux à qui vous achetez. Pour chacun, indiquez ce que vous achetez, combien vous dépensez et ce qui arrive à vos clients s'il fait défaut. Classez-les ensuite par risque :

• Élevé : vous ne pouvez pas le remplacer facilement, ou sa défaillance arrête votre travail ou nuit à un client. Exemples : votre fabricant principal, l'hébergeur de votre logiciel, la personne qui gère les paiements ou les données de vos clients.
• Moyen : sa défaillance fait mal, mais vous pouvez la contourner en quelques jours.
• Faible : vous pouvez en changer sans grand effort.

Consacrez d'abord votre énergie au groupe à risque élevé. Pour le groupe à faible risque, un coup d'œil rapide aux avis et un contrôle des factures suffisent largement.

Décider ce qui compte pour chacun

Les questions dépendent de ce qu'ils fournissent. Certains thèmes reviennent souvent :

1. Livraison. Livrent-ils la bonne chose, à temps ? Vous préviennent-ils tôt quand ils ne peuvent pas ?
2. Qualité. Comment contrôlent-ils leur travail ? Que se passe-t-il quand quelque chose ne va pas ?
3. Capacité et continuité. Que se passe-t-il si leur personne clé est malade, ou si leur site est hors d'usage ? Ont-ils une solution de secours ?
4. Légal et sécurité. Ont-ils le droit de faire ce qu'ils font ? Détiennent-ils les licences, assurances ou certificats que le travail exige ?
5. Informations et données. Traitent-ils vos données ou celles de vos clients ? Comment sont-elles protégées, où sont-elles conservées et qui peut les voir ?
6. Personnes et éthique. Traitent-ils équitablement leurs employés et respectent-ils la loi ? Cela compte davantage dans certains métiers.

Choisissez les trois ou quatre thèmes qui comptent le plus pour chaque fournisseur à risque élevé.

Choisir la méthode

Vous avez trois niveaux d'effort.

Un questionnaire. Envoyez une courte liste de questions et demandez des preuves avec les réponses : un certificat, une politique, un exemple d'enregistrement. Dix questions suffisent. C'est rapide pour les deux parties et cela vous donne quelque chose à classer.

Un appel ou une visite en vidéo. Demandez-leur de montrer comment ils font le travail. « Pouvez-vous me montrer comment une commande passe de la réception à l'expédition ? » Regarder révèle plus que lire.

Une visite sur site. Pour les fournisseurs dont la défaillance serait grave. Dites-leur à l'avance ce que vous voulez voir et qui vous voulez rencontrer. Apportez une courte liste de contrôle et prenez des notes.

Dans tous les cas, gardez un ton de collaboration. La plupart des fournisseurs apprécient un client qui se soucie de la qualité.

Poser des questions qui appellent des preuves

« Avez-vous un processus qualité ? » obtient un oui. « Merci de nous envoyer votre procédure de traitement d'un lot défectueux, et un exemple de l'année écoulée » obtient la vérité. Pour chaque réponse, demandez ce qui la prouve.

Vous pouvez utiliser un certificat reconnu comme l'ISO 9001 ou l'ISO 27001 comme une preuve parmi d'autres. Vérifiez qu'il est en cours de validité, qu'il couvre le travail que vous achetez et qu'il a été délivré par un organisme réel. Un certificat ne remplace pas votre propre regard sur ce dont vous dépendez.

Consigner et juger

Pour chaque question, notez le résultat : répond à votre besoin, y répond en partie, n'y répond pas, ou sans objet. Écrivez ce que vous avez vu ou reçu. Donnez ensuite au fournisseur un avis global : approuvé, approuvé sous conditions, ou non approuvé.

Soyez juste et cohérent. Jugez chaque fournisseur selon la même exigence pour son niveau de risque.

Convenir ensemble des actions

Si vous constatez des écarts, partagez-les vite et simplement, preuves à l'appui, et convenez d'actions avec un responsable et une date : ils envoient un certificat manquant, ils ajoutent un contrôle, ils confirment une solution de secours. Faites le suivi aux dates prévues. Un écart grave chez un fournisseur à risque élevé peut conduire à un plan de changement de fournisseur : commencez à chercher avant d'y être obligé.

Mettez vos attentes par écrit là où c'est important. Un accord de niveau de service indique ce qui est mesuré et ce qui se passe quand les objectifs ne sont pas atteints, et un bon de commande fixe ce que vous achetez et quand. Si vous choisissez entre plusieurs fournisseurs, un e-mail de demande de devis leur demande à tous les mêmes informations.

Réviser à intervalle régulier

Les fournisseurs changent. Fixez une date de revue pour chacun : chaque année pour le risque élevé, tous les deux ou trois ans pour le risque moyen. Révisez aussi après tout problème grave, un changement de propriétaire, un déménagement ou un changement de ce qu'ils vous fournissent. Gardez le dernier questionnaire et les notes pour voir ce qui a changé.

Ne pas oublier les signaux faibles

Entre deux audits, restez à l'écoute. Des réponses tardives, un fort renouvellement du personnel, des changements de livraison sans préavis, des demandes de paiement anticipé et des réponses vagues peuvent être des signes de difficulté. Notez-les et posez la question.

Ce que nerix apporte

Contrôles (accès anticipé) comprend un contrôle fournisseur parmi ses huit offres prêtes à l'emploi. L'offre peut ouvrir le contrôle d'elle-même quelques jours avant l'échéance, avec ses questions déjà remplies. Chaque question indique la preuve demandée, vous choisissez un résultat et vous écrivez ce que vous avez vu, et une anomalie devient une tâche dans Travail avec un responsable et une date d'échéance.

Gardez les certificats et les politiques de vos fournisseurs dans votre bibliothèque, où vous pouvez les rechercher et poser des questions à nerix, avec la page d'où vient chaque réponse. Par exemple : « Quand ce certificat expire-t-il ? » nerix peut se tromper ou manquer un détail, alors ouvrez la page citée avant de vous y fier.

En bref

Listez vos fournisseurs et classez-les par risque. Contrôlez ceux à risque élevé sur ce qui compte le plus pour le travail, en vous appuyant sur des preuves. Consignez des résultats justes, convenez d'actions datées et révisez à intervalle régulier.