Έλεγχος προμηθευτών για μικρές επιχειρήσεις

Κάθε επιχείρηση εξαρτάται από άλλες. Ένα αρτοποιείο εξαρτάται από τον προμηθευτή του αλευριού, ένα γραφείο από τον πάροχο φιλοξενίας του, ένα κατάστημα από μια εταιρεία courier. Όταν κάποιος από αυτούς αποτύχει, ο πελάτης σας δεν κατηγορεί τον προμηθευτή, κατηγορεί εσάς. Είναι λογικό λοιπόν να γνωρίζετε πώς δουλεύουν οι βασικοί σας προμηθευτές πριν πάει κάτι στραβά.

Ο έλεγχος προμηθευτή είναι απλώς μια οργανωμένη ματιά στον τρόπο που ο προμηθευτής κάνει όσα υπόσχεται. Για μια μικρή επιχείρηση μπορεί να είναι ελαφρύς, γρήγορος και φιλικός. Στόχος είναι η εμπιστοσύνη με τεκμήρια, όχι η καχυποψία.

Ξεκινήστε με μια λίστα και μια κατάταξη

Καταγράψτε όλους από τους οποίους αγοράζετε. Για τον καθένα σημειώστε τι αγοράζετε, πόσα ξοδεύετε και τι συμβαίνει στους πελάτες σας αν αποτύχει. Έπειτα κατατάξτε τους κατά κίνδυνο:

• Υψηλός: δεν αντικαθίστανται εύκολα, ή η αποτυχία τους σταματά τη δουλειά σας ή βλάπτει έναν πελάτη. Παραδείγματα: ο κύριος κατασκευαστής σας, ο πάροχος φιλοξενίας του λογισμικού σας, αυτός που χειρίζεται τις πληρωμές ή τα δεδομένα των πελατών.
• Μέτριος: η αποτυχία τους πονάει, αλλά μπορείτε να την παρακάμψετε μέσα σε λίγες ημέρες.
• Χαμηλός: μπορείτε να αλλάξετε με μικρή προσπάθεια.

Αφιερώστε πρώτα την προσπάθειά σας στην ομάδα υψηλού κινδύνου. Για τη χαμηλή, μια γρήγορη ματιά στις κριτικές και ένας έλεγχος των τιμολογίων είναι υπεραρκετά.

Αποφασίστε τι μετράει για τον καθένα

Οι ερωτήσεις εξαρτώνται από το τι προμηθεύουν. Ορισμένα θέματα εμφανίζονται συχνά:

1. Παράδοση. Παραδίδουν το σωστό πράγμα, στην ώρα του; Σας ειδοποιούν νωρίς όταν δεν μπορούν;
2. Ποιότητα. Πώς ελέγχουν τη δουλειά τους; Τι γίνεται όταν κάτι είναι λάθος;
3. Δυναμικότητα και συνέχεια. Τι γίνεται αν ο βασικός τους άνθρωπος αρρωστήσει ή οι εγκαταστάσεις τους τεθούν εκτός λειτουργίας; Έχουν εναλλακτική λύση;
4. Νομικά και ασφάλεια. Επιτρέπεται να κάνουν αυτό που κάνουν; Διαθέτουν τις άδειες, την ασφάλιση ή τα πιστοποιητικά που απαιτεί η δουλειά;
5. Πληροφορίες και δεδομένα. Χειρίζονται δεδομένα δικά σας ή των πελατών σας; Πώς προστατεύονται, πού φυλάσσονται και ποιος μπορεί να τα δει;
6. Άνθρωποι και δεοντολογία. Φέρονται δίκαια στους εργαζομένους τους και τηρούν τον νόμο; Αυτό μετράει περισσότερο σε ορισμένα επαγγέλματα.

Διαλέξτε τα τρία ή τέσσερα που μετράνε περισσότερο για κάθε προμηθευτή υψηλού κινδύνου.

Επιλέξτε τη μέθοδο

Έχετε τρία επίπεδα προσπάθειας.

Ένα ερωτηματολόγιο. Στείλτε μια σύντομη λίστα ερωτήσεων και ζητήστε τεκμήρια μαζί με τις απαντήσεις: ένα πιστοποιητικό, μια πολιτική, ένα δείγμα εγγραφής. Δέκα ερωτήσεις αρκούν. Είναι γρήγορο και για τις δύο πλευρές και σας δίνει κάτι να αρχειοθετήσετε.

Μια κλήση ή βιντεοεπίσκεψη. Ζητήστε τους να σας δείξουν πώς κάνουν τη δουλειά. «Μπορείτε να μου δείξετε πώς προχωρά μια παραγγελία από την παραλαβή ως την αποστολή;» Το να παρακολουθείτε αποκαλύπτει περισσότερα από το να διαβάζετε.

Επίσκεψη στον χώρο. Για προμηθευτές των οποίων η αποτυχία θα ήταν σοβαρή. Πείτε τους εκ των προτέρων τι θέλετε να δείτε και ποιους θέλετε να γνωρίσετε. Φέρτε μια σύντομη λίστα ελέγχου και κρατήστε σημειώσεις.

Σε κάθε περίπτωση κρατήστε συνεργατικό τόνο. Οι περισσότεροι προμηθευτές εκτιμούν έναν πελάτη που νοιάζεται για την ποιότητα.

Κάντε ερωτήσεις που απαιτούν τεκμήρια

Το «Έχετε διαδικασία ποιότητας;» φέρνει ένα ναι. Το «Στείλτε μας τη διαδικασία σας για τον χειρισμό μιας ελαττωματικής παρτίδας και ένα παράδειγμα από τον τελευταίο χρόνο» φέρνει την αλήθεια. Για κάθε απάντηση ρωτήστε τι την αποδεικνύει.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αναγνωρισμένο πιστοποιητικό, όπως το ISO 9001 ή το ISO 27001, ως ένα τεκμήριο. Ελέγξτε ότι ισχύει, ότι καλύπτει τη δουλειά που αγοράζετε και ότι το έχει εκδώσει πραγματικός φορέας. Ένα πιστοποιητικό δεν αντικαθιστά τη δική σας ματιά σε όσα βασίζεστε.

Καταγράψτε και κρίνετε

Για κάθε ερώτηση καταγράψτε το αποτέλεσμα: καλύπτει όσα χρειάζεστε, τα καλύπτει εν μέρει, δεν τα καλύπτει ή δεν ισχύει. Γράψτε τι είδατε ή τι λάβατε. Έπειτα δώστε στον προμηθευτή μια συνολική κρίση: εγκεκριμένος, εγκεκριμένος με όρους ή μη εγκεκριμένος.

Να είστε δίκαιοι και συνεπείς. Κρίνετε κάθε προμηθευτή με το ίδιο πρότυπο για το επίπεδο κινδύνου του.

Συμφωνήστε μαζί για τις ενέργειες

Αν βρείτε κενά, μοιραστείτε τα γρήγορα και καθαρά, με τα τεκμήρια, και συμφωνήστε ενέργειες με υπεύθυνο και ημερομηνία: στέλνουν ένα πιστοποιητικό που λείπει, προσθέτουν έναν έλεγχο, επιβεβαιώνουν μια εναλλακτική διευθέτηση. Παρακολουθήστε τις ημερομηνίες. Ένα σοβαρό κενό σε προμηθευτή υψηλού κινδύνου μπορεί να σημαίνει σχέδιο αλλαγής προμηθευτή, γι' αυτό ξεκινήστε να ψάχνετε πριν χρειαστεί.

Βάλτε γραπτώς τις προσδοκίες σας εκεί που μετράνε. Μια συμφωνία επιπέδου υπηρεσιών δηλώνει τι μετριέται και τι γίνεται όταν χάνονται οι στόχοι, και μια παραγγελία αγοράς καθορίζει τι αγοράζετε και πότε. Αν διαλέγετε ανάμεσα σε αρκετούς προμηθευτές, ένα email αίτησης προσφοράς ζητά από όλους τις ίδιες πληροφορίες.

Επανεξετάζετε σε ρυθμό

Οι προμηθευτές αλλάζουν. Ορίστε ημερομηνία επανεξέτασης για τον καθένα: κάθε χρόνο για υψηλό κίνδυνο, κάθε δύο ή τρία χρόνια για μέτριο. Επανεξετάστε επίσης μετά από κάθε σοβαρό πρόβλημα, αλλαγή ιδιοκτησίας, μετακόμιση ή αλλαγή σε ό,τι προμηθεύουν για εσάς. Κρατήστε το τελευταίο ερωτηματολόγιο και τις σημειώσεις ώστε να βλέπετε τι άλλαξε.

Μην ξεχνάτε τα ήπια σήματα

Ανάμεσα στους ελέγχους, ακούτε. Οι αργές απαντήσεις, η αλλαγή προσωπικού, οι αλλαγές στις παραδόσεις χωρίς ειδοποίηση, τα αιτήματα για πρόωρη πληρωμή και οι ασαφείς απαντήσεις μπορεί να είναι ενδείξεις προβλήματος. Σημειώστε τα και ρωτήστε.

Πού βοηθά το nerix

Οι Έλεγχοι (πρώιμη πρόσβαση) περιλαμβάνουν έναν έλεγχο προμηθευτή ανάμεσα στα οκτώ έτοιμα πλάνα τους. Το πλάνο μπορεί να ανοίξει μόνο του τον έλεγχο λίγες ημέρες πριν από τη λήξη του, με τις ερωτήσεις του συμπληρωμένες. Κάθε ερώτηση έχει το τεκμήριο που ζητείται, εσείς επιλέγετε αποτέλεσμα και γράφετε τι είδατε, και ένα εύρημα γίνεται εργασία στην Εργασία με υπεύθυνο και ημερομηνία λήξης.

Κρατήστε τα πιστοποιητικά και τις πολιτικές του προμηθευτή στη βιβλιοθήκη σας, όπου μπορείτε να τα αναζητάτε και να κάνετε ερωτήσεις στο nerix με τη σελίδα από την οποία προήλθε κάθε απάντηση. Για παράδειγμα, «Πότε λήγει αυτό το πιστοποιητικό;» Το nerix μπορεί να κάνει λάθος ή να χάσει μια λεπτομέρεια, γι' αυτό ανοίξτε τη σελίδα που παραθέτει πριν βασιστείτε σε αυτό.

Εν συντομία

Καταγράψτε τους προμηθευτές σας και κατατάξτε τους κατά κίνδυνο. Ελέγξτε τους υψηλού κινδύνου σε ό,τι μετράει περισσότερο για τη δουλειά, με τεκμήρια. Καταγράψτε δίκαια αποτελέσματα, συμφωνήστε ενέργειες με ημερομηνίες και επανεξετάζετε σε ρυθμό.