Leverandørrevision for små virksomheder

Alle virksomheder er afhængige af andre. Et bageri er afhængigt af sin melleverandør, et bureau af sin hostingudbyder, en butik af en fragtmand. Når en af dem svigter, giver din kunde ikke leverandøren skylden, men dig. Derfor er det fornuftigt at vide, hvordan dine vigtigste leverandører arbejder, før noget går galt.

En leverandørrevision er blot et struktureret blik på, hvordan en leverandør gør det, vedkommende lover. For en lille virksomhed kan den være let, hurtig og venlig. Målet er tillid med dokumentation, ikke mistænksomhed.

Start med en liste og en rangering

Skriv alle ned, du køber fra. Notér for hver, hvad du køber, hvor meget du bruger, og hvad der sker med dine kunder, hvis de svigter. Rangér dem derefter efter risiko:

• Høj: du kan ikke let erstatte dem, eller deres svigt stopper dit arbejde eller skader en kunde. Eksempler: din vigtigste producent, din softwarehost, den, der håndterer kundebetalinger eller data.
• Mellem: deres svigt gør ondt, men du kan arbejde uden om det i nogle dage.
• Lav: du kan skifte med lille besvær.

Brug din indsats på den høje gruppe først. For den lave gruppe er et hurtigt blik på anmeldelser og et tjek af fakturaen rigeligt.

Beslut, hvad der er vigtigt for hver

Spørgsmålene afhænger af, hvad de leverer. Nogle temaer går igen:

1. Levering. Leverer de det rigtige til tiden? Siger de det i god tid, når de ikke kan?
2. Kvalitet. Hvordan kontrollerer de deres arbejde? Hvad sker der, når noget er forkert?
3. Kapacitet og kontinuitet. Hvad nu hvis deres nøgleperson er syg, eller deres lokaler er ude af brug? Har de en reserveløsning?
4. Jura og sikkerhed. Må de gøre det, de gør? Har de de tilladelser, den forsikring eller de certifikater, arbejdet kræver?
5. Information og data. Håndterer de dine eller dine kunders data? Hvordan beskyttes de, hvor opbevares de, og hvem kan se dem?
6. Mennesker og etik. Behandler de deres medarbejdere rimeligt og overholder de loven? Det betyder mere i nogle brancher.

Vælg de tre eller fire, der betyder mest, for hver leverandør med høj risiko.

Vælg metoden

Du har tre niveauer af indsats.

Et spørgeskema. Send en kort liste med spørgsmål, og bed om dokumentation sammen med svarene: et certifikat, en politik, en prøve på en registrering. Ti spørgsmål er nok. Det er hurtigt for begge parter og giver dig noget at lægge i arkivet.

Et opkald eller videobesøg. Bed dem vise, hvordan de udfører arbejdet. "Kan du vise mig, hvordan en ordre går fra modtagelse til afsendelse?" Når man ser det, afslører det mere end at læse om det.

Et besøg på stedet. Til leverandører, hvis svigt ville være alvorligt. Fortæl dem på forhånd, hvad du vil se, og hvem du vil møde. Medbring en kort tjekliste, og tag noter.

Hold i alle tilfælde tonen samarbejdende. De fleste leverandører bryder sig om en kunde, der går op i kvalitet.

Stil spørgsmål, der kræver dokumentation

"Har I en kvalitetsproces?" giver et ja. "Send venligst jeres procedure for håndtering af en defekt serie og et eksempel fra det seneste år" giver sandheden. Spørg for hvert svar, hvad der beviser det.

Du kan bruge et anerkendt certifikat som ISO 9001 eller ISO 27001 som en del af dokumentationen. Tjek, at det er gyldigt, dækker det arbejde, du køber, og er udstedt af et reelt organ. Et certifikat erstatter ikke, at du selv kigger på de ting, du er afhængig af.

Registrér og vurdér

Registrér resultatet for hvert spørgsmål: lever op til det, du har brug for, lever delvist op til det, lever ikke op til det, eller gælder ikke. Skriv, hvad du så eller modtog. Giv derefter leverandøren en samlet vurdering: godkendt, godkendt med vilkår eller ikke godkendt.

Vær retfærdig og konsekvent. Bedøm hver leverandør efter samme standard for deres risikoniveau.

Aftal handlinger sammen

Hvis du finder mangler, så del dem hurtigt og ligeud, med dokumentationen, og aftal handlinger med en ansvarlig og en dato: de sender et manglende certifikat, de tilføjer en kontrol, de bekræfter en reserveordning. Følg op på datoerne. En alvorlig mangel hos en leverandør med høj risiko kan betyde en plan om at skifte leverandør, så begynd at lede, før du må.

Skriv dine forventninger ned, hvor det har betydning. En serviceniveauaftale angiver, hvad der måles, og hvad der sker, når målene ikke nås, og en indkøbsordre fastlægger, hvad du køber, og hvornår. Vælger du mellem flere leverandører, beder en e-mail med anmodning om tilbud dem alle om de samme oplysninger.

Gennemgå med jævne mellemrum

Leverandører ændrer sig. Sæt en dato for gennemgang for hver: hvert år for høj risiko, hvert andet eller tredje år for mellem. Gennemgå også efter et alvorligt problem, et ejerskifte, en flytning eller en ændring i det, de leverer til dig. Gem det seneste spørgeskema og de seneste noter, så du kan se, hvad der er ændret.

Glem ikke de bløde signaler

Lyt mellem revisionerne. Sene svar, medarbejderudskiftning, leveringsændringer uden varsel, ønsker om forudbetaling og vage svar kan alle være tegn på problemer. Notér dem, og spørg.

Hvor nerix hjælper

Kontroller (tidlig adgang) har en leverandørkontrol blandt sine otte færdige planer. Planen kan åbne kontrollen af sig selv nogle dage før tid, med spørgsmålene udfyldt. Hvert spørgsmål har den dokumentation, der bedes om, du vælger et resultat og skriver, hvad du så, og en afvigelse bliver til en opgave i Arbejde med en ansvarlig og en frist.

Gem leverandørens certifikater og politikker i dit bibliotek, hvor du kan søge i dem og stille nerix spørgsmål med den side, hvert svar kommer fra. For eksempel: "Hvornår udløber dette certifikat?" nerix kan tage fejl af eller overse en detalje, så åbn den citerede side, før du stoler på den.

Kort sagt

Lav en liste over dine leverandører, og rangér dem efter risiko. Tjek de høje på det, der betyder mest for arbejdet, med dokumentation. Registrér retfærdige resultater, aftal handlinger med datoer, og gennemgå med jævne mellemrum.