Beszállítói audit kisvállalkozásoknak

Minden vállalkozás másoktól függ. A pékség a lisztszállítótól, az ügynökség a tárhelyszolgáltatótól, a bolt a futártól. Ha az egyikük hibázik, az ügyfeled nem a beszállítót hibáztatja, hanem téged. Ezért érdemes tudni, hogyan dolgoznak a kulcsbeszállítóid, még mielőtt valami elromlik.

A beszállítói audit egyszerűen annak szervezett vizsgálata, hogyan teljesíti a beszállító, amit ígér. Egy kisvállalkozásnál ez lehet könnyű, gyors és barátságos. A cél a bizonyítékokon alapuló bizalom, nem a gyanakvás.

Kezdd listával és rangsorral

Írd le mindenkit, akitől vásárolsz. Mindegyiknél jegyezd fel, mit veszel tőle, mennyit költesz rá, és mi történik az ügyfeleiddel, ha kiesik. Ezután rangsorold őket kockázat szerint:

• Magas: nem tudod könnyen helyettesíteni, vagy a kiesése leállítja a munkádat, vagy kárt okoz egy ügyfélnek. Például a fő gyártód, a szoftvered üzemeltetője, az, aki az ügyfelek fizetéseit vagy adatait kezeli.
• Közepes: a kiesése fáj, de pár nap alatt megkerülheted.
• Alacsony: kevés fáradsággal válthatsz.

Az erődet először a magas csoportra fordítsd. Az alacsony csoportnál bőven elég egy gyors pillantás az értékelésekre és egy számlaellenőrzés.

Döntsd el, mi számít az egyes beszállítóknál

A kérdések attól függnek, mit szállítanak. Néhány téma gyakran visszatér:

1. Szállítás. A megfelelő dolgot szállítják, időben? Szólnak korán, ha nem tudnak?
2. Minőség. Hogyan ellenőrzik a munkájukat? Mi történik, ha valami hibás?
3. Kapacitás és folytonosság. Mi van, ha a kulcsemberük megbetegszik, vagy a telephelyük használhatatlanná válik? Van tartalékmegoldásuk?
4. Jog és biztonság. Jogosultak arra, amit csinálnak? Megvannak az engedélyeik, biztosításaik vagy tanúsítványaik, amelyeket a munka megkövetel?
5. Információ és adatok. Kezelik a te vagy az ügyfeleid adatait? Hogyan védik, hol tárolják, és ki láthatja őket?
6. Emberek és etika. Tisztességesen bánnak a dolgozóikkal, és betartják a törvényt? Ez egyes szakmákban fontosabb.

Minden magas kockázatú beszállítónál válaszd ki a három-négy legfontosabbat.

Válaszd ki a módszert

Háromféle erőfeszítési szint közül választhatsz.

Kérdőív. Küldj egy rövid kérdéslistát, és kérj bizonyítékot a válaszok mellé: tanúsítványt, szabályzatot, egy mintabejegyzést. Tíz kérdés elég. Mindkét félnek gyors, és kapsz valamit, amit irattárba tehetsz.

Hívás vagy videós látogatás. Kérd meg őket, hogy mutassák meg, hogyan dolgoznak. „Meg tudod mutatni, hogyan jut el egy megrendelés a beérkezéstől a feladásig?” A megfigyelés többet elárul, mint az olvasás.

Helyszíni látogatás. Azoknak a beszállítóknak, akiknek a kiesése súlyos lenne. Előre mondd meg, mit szeretnél látni, és kivel szeretnél találkozni. Vigyél magaddal egy rövid ellenőrzőlistát, és jegyzetelj.

Mindegyik esetben tartsd az együttműködő hangnemet. A legtöbb beszállító örül az olyan vevőnek, aki törődik a minőséggel.

Olyan kérdéseket tegyél fel, amelyekhez bizonyíték kell

A „Van minőségbiztosítási folyamatotok?” kérdésre igen a válasz. A „Kérlek, küldd el a hibás széria kezelésének eljárását és egy példát az elmúlt évből” kérdésre az igazság. Minden válasznál kérdezd meg, mi bizonyítja.

Egy elismert tanúsítványt, például az ISO 9001-et vagy az ISO 27001-et, felhasználhatsz egyik bizonyítékként. Ellenőrizd, hogy érvényes, lefedi azt a munkát, amit vásárolsz, és valódi szervezet állította ki. A tanúsítvány nem pótolja, hogy magad is megnézd azokat a dolgokat, amelyekre támaszkodsz.

Rögzítsd és értékeld

Minden kérdésnél rögzítsd az eredményt: megfelel annak, amire szükséged van, részben felel meg, nem felel meg, vagy nem releváns. Írd le, mit láttál vagy kaptál. Ezután adj a beszállítóról összképet: jóváhagyva, feltételekkel jóváhagyva vagy nem jóváhagyva.

Légy tisztességes és következetes. Minden beszállítót ugyanahhoz a mércéhez mérj a kockázati szintjének megfelelően.

Közösen állapodjatok meg a teendőkben

Ha hiányosságot találsz, oszd meg gyorsan és egyszerűen, a bizonyítékkal együtt, és állapodjatok meg teendőkben, felelőssel és határidővel: elküldik a hiányzó tanúsítványt, bevezetnek egy ellenőrzést, megerősítik a tartalékmegoldást. Kövesd a határidőket. Egy magas kockázatú beszállítónál a súlyos hiányosság beszállítóváltási tervet is jelenthet, ezért kezdj el keresgélni, mielőtt kényszerülsz.

Ahol számít, írd le az elvárásaidat. A szolgáltatási szintű megállapodás (SLA) megmondja, mit mérnek, és mi történik, ha a célok elmaradnak, a megrendelés pedig rögzíti, mit vásárolsz és mikor. Ha több beszállító között választasz, az ajánlatkérő e-mail mindegyiküktől ugyanazokat az információkat kéri.

Felülvizsgálat ritmusra

A beszállítók változnak. Állíts be mindegyikhez felülvizsgálati dátumot: magas kockázatnál évente, közepesnél két-három évente. Vizsgáld felül minden súlyos probléma, tulajdonosváltás, költözés vagy a számodra szállított dolgok változása után is. Őrizd meg az utolsó kérdőívet és a jegyzeteket, hogy lásd, mi változott.

Ne feledkezz meg a halk jelekről

Az auditok között figyelj. A késői válaszok, a személyzet fluktuációja, az értesítés nélküli szállítási változások, a korai fizetés kérése és a homályos válaszok mind a baj jelei lehetnek. Jegyezd fel őket, és kérdezz rá.

Miben segít a nerix

Az Ellenőrzések (korai hozzáférés) nyolc kész terve között szerepel a beszállítói ellenőrzés is. A terv a határidő előtt néhány nappal magától megnyithatja az ellenőrzést, kitöltött kérdésekkel. Minden kérdésnél ott van a kért bizonyíték, te kiválasztasz egy eredményt, és leírod, mit láttál, a hiányosságból pedig feladat lesz a Munka részben, felelőssel és határidővel.

A beszállító tanúsítványait és szabályzatait tartsd a könyvtárban, ahol kereshetsz bennük, és kérdezhetsz a nerixtől úgy, hogy minden válasz mellett látod, melyik oldalról származik. Például: „Mikor jár le ez a tanúsítvány?” A nerix tévedhet vagy kihagyhat egy részletet, ezért mielőtt támaszkodsz rá, nyisd meg az idézett oldalt.

A rövid változat

Írd össze a beszállítóidat, és rangsorold őket kockázat szerint. A magasakat ellenőrizd annál, ami a munkához a legfontosabb, bizonyítékokkal. Rögzíts tisztességes eredményeket, állapodj meg a teendőkben határidőkkel, és vizsgáld felül ritmusra.