كل نشاط تجاري يعتمد على غيره. المخبز يعتمد على مورّد الدقيق، والوكالة على مزوّد الاستضافة، والمتجر على شركة التوصيل. وحين يفشل أحدهم، لا يلوم عميلك المورد، بل يلومك أنت. لذا من الحكمة أن تعرف كيف يعمل موردوك الأساسيون قبل أن يحدث خطأ.
تدقيق الموردين هو ببساطة نظرة منظمة في كيفية وفاء المورد بما وعد به. وفي الشركة الصغيرة يمكن أن يكون خفيفًا وسريعًا وودّيًا. الغاية ثقة مبنية على أدلة، لا شك.
ابدأ بقائمة وترتيب
اكتب كل من تشتري منهم. وسجّل لكل واحد ما تشتريه منه، وكم تنفق، وماذا يحدث لعملائك إذا فشل. ثم رتّبهم بحسب الخطر.
- مرتفع: لا يسهل استبدالهم، أو يوقف فشلهم عملك أو يضر بعميل. أمثلة ذلك مصنّعك الرئيسي، ومستضيف برامجك، ومن يتولى مدفوعات العملاء أو بياناتهم.
- متوسط: فشلهم يؤلم، لكن يمكنك التحايل عليه خلال بضعة أيام.
- منخفض: يمكنك التحول إلى غيرهم بجهد قليل.
وجّه جهدك إلى المجموعة المرتفعة أولًا. أما المنخفضة فتكفيها نظرة سريعة في التقييمات وفحص للفواتير.
حدّد ما يهم في كل مورد
تعتمد الأسئلة على ما يوفّره المورد. وهناك محاور تتكرر كثيرًا.
- التسليم. هل يسلّمون الشيء الصحيح في موعده؟ وهل يخبرونك مبكرًا حين لا يستطيعون؟
- الجودة. كيف يتحققون من عملهم؟ وماذا يحدث حين يكون هناك خطأ؟
- الطاقة والاستمرارية. ماذا لو مرض شخصهم الأساسي، أو تعطّل موقعهم؟ هل لديهم بديل احتياطي؟
- القانون والسلامة. هل يحق لهم ممارسة ما يفعلونه؟ وهل يحملون التراخيص أو التأمين أو الشهادات التي يتطلبها العمل؟
- المعلومات والبيانات. هل يتعاملون مع بياناتك أو بيانات عملائك؟ وكيف تُحمى وأين تُحفظ ومن يستطيع الاطلاع عليها؟
- الأفراد والأخلاقيات. هل يعاملون عمالهم بإنصاف ويلتزمون بالقانون؟ هذا أهم في بعض المهن.
اختر ثلاثة محاور أو أربعة هي الأهم لكل مورد عالي الخطر.
اختر الطريقة
أمامك ثلاثة مستويات من الجهد.
استبيان. أرسل قائمة قصيرة من الأسئلة واطلب أدلة مع الإجابات، كشهادة أو سياسة أو سجل نموذجي. عشرة أسئلة تكفي. هو سريع للطرفين ويعطيك شيئًا تحفظه في الملفات.
مكالمة أو زيارة بالفيديو. اطلب منهم أن يُروك كيف ينجزون العمل. "هل يمكنك أن تريني كيف ينتقل الطلب من الاستلام إلى الإرسال؟" المشاهدة تكشف أكثر من القراءة.
زيارة ميدانية. للموردين الذين سيكون فشلهم خطيرًا. أخبرهم مسبقًا بما تريد أن تراه ومن تريد أن تلتقيه. أحضر قائمة تحقق قصيرة ودوّن ملاحظاتك.
في كل الحالات، حافظ على نبرة تعاونية. معظم الموردين يرحبون بعميل يهتم بالجودة.
اطرح أسئلة تتطلب دليلًا
سؤال "هل لديكم عملية للجودة؟" يجلب جواب "نعم". أما "أرسلوا لنا إجراءكم في التعامل مع دفعة معيبة، ومثالًا واحدًا من العام الماضي" فيجلب الحقيقة. اسأل عن كل إجابة: ما الذي يثبتها؟
يمكنك اعتماد شهادة معترف بها مثل ISO 9001 أو ISO 27001 دليلًا واحدًا. تحقق من أنها سارية، وتشمل ما تشتريه، وصادرة عن جهة حقيقية. والشهادة لا تغني عن نظرتك الخاصة إلى الأمور التي تعتمد عليها.
سجّل واحكم
سجّل لكل سؤال النتيجة: يفي بما تحتاجه، أو يفي جزئيًا، أو لا يفي، أو لا ينطبق. واكتب ما رأيته أو تلقيته. ثم كوّن رأيًا عامًا في المورد: معتمد، أو معتمد بشروط، أو غير معتمد.
كن منصفًا ومتسقًا. احكم على كل مورد بالمعيار نفسه الخاص بمستوى خطره.
