Toimittaja-auditointi pienyrityksille

Jokainen yritys on riippuvainen muista. Leipomo on riippuvainen jauhotoimittajastaan, toimisto palvelinpalvelustaan ja kauppa kuriirista. Kun jokin niistä pettää, asiakas ei syytä toimittajaa vaan sinua. Siksi on järkevää tietää, miten tärkeimmät toimittajasi toimivat, ennen kuin jotain menee pieleen.

Toimittaja-auditointi on yksinkertaisesti jäsennelty katsaus siihen, miten toimittaja tekee sen, mitä lupaa. Pienyritykselle se voi olla kevyt, nopea ja ystävällinen. Tavoitteena on luottamus, jolla on todisteet takanaan, ei epäluulo.

Aloita luettelosta ja järjestyksestä

Kirjoita ylös kaikki, joilta ostat. Merkitse kustakin, mitä ostat, kuinka paljon käytät rahaa ja mitä asiakkaillesi tapahtuu, jos toimittaja pettää. Järjestä ne sitten riskin mukaan:

• Korkea: et voi helposti korvata toimittajaa, tai sen epäonnistuminen pysäyttää työsi tai vahingoittaa asiakasta. Esimerkkejä: päävalmistajasi, ohjelmistosi ylläpitäjä, se joka käsittelee asiakkaiden maksuja tai tietoja.
• Keskitaso: epäonnistuminen sattuu, mutta pystyt kiertämään ongelman muutamassa päivässä.
• Matala: voit vaihtaa toimittajaa pienellä vaivalla.

Käytä vaivasi ensin korkean riskin ryhmään. Matalan riskin ryhmässä riittää nopea katsaus arvosteluihin ja laskujen tarkistus.

Päätä, mikä on kullekin tärkeää

Kysymykset riippuvat siitä, mitä toimittaja toimittaa. Jotkin aiheet toistuvat usein:

1. Toimitus. Toimittavatko he oikean asian ajallaan? Kertovatko he ajoissa, jos eivät pysty?
2. Laatu. Miten he tarkistavat työnsä? Mitä tapahtuu, kun jokin on vialla?
3. Kapasiteetti ja jatkuvuus. Entä jos heidän avainhenkilönsä sairastuu tai toimipaikka ei ole käytössä? Onko heillä varajärjestelyä?
4. Laki ja turvallisuus. Saavatko he tehdä sitä, mitä tekevät? Onko heillä työhön tarvittavat luvat, vakuutukset tai todistukset?
5. Tiedot. Käsittelevätkö he sinun tai asiakkaidesi tietoja? Miten ne suojataan, missä niitä säilytetään ja kuka niitä näkee?
6. Ihmiset ja etiikka. Kohtelevatko he työntekijöitään reilusti ja noudattavatko he lakia? Tämä painaa joillakin aloilla enemmän.

Valitse kolme tai neljä tärkeintä kutakin korkean riskin toimittajaa varten.

Valitse menetelmä

Vaivaa voi nähdä kolmella tasolla.

Kysely. Lähetä lyhyt kysymyslista ja pyydä vastausten mukaan todisteet: todistus, toimintaohje, esimerkkitallenne. Kymmenen kysymystä riittää. Se on nopea molemmille ja antaa sinulle jotain arkistoitavaa.

Puhelu tai videovierailu. Pyydä heitä näyttämään, miten he tekevät työn. "Voitko näyttää, miten tilaus kulkee vastaanotosta lähetykseen?" Katsominen paljastaa enemmän kuin lukeminen.

Käynti paikan päällä. Toimittajille, joiden epäonnistuminen olisi vakavaa. Kerro heille etukäteen, mitä haluat nähdä ja ketä tavata. Ota mukaan lyhyt tarkistuslista ja tee muistiinpanoja.

Pidä sävy joka tapauksessa yhteistyöhakuisena. Useimmat toimittajat arvostavat asiakasta, joka välittää laadusta.

Kysy kysymyksiä, jotka vaativat todisteen

"Onko teillä laatuprosessi?" tuottaa vastauksen kyllä. "Lähettäisitkö toimintaohjeenne viallisen erän käsittelyyn ja yhden esimerkin viime vuodelta" tuottaa totuuden. Kysy jokaisen vastauksen kohdalla, mikä sen todistaa.

Tunnettua todistusta, kuten ISO 9001 tai ISO 27001, voi käyttää yhtenä todisteena. Tarkista, että se on voimassa, kattaa ostamasi työn ja on myönnetty oikean tahon toimesta. Todistus ei korvaa sitä, että katsot itse niitä asioita, joihin luotat.

Kirjaa ja arvioi

Kirjaa jokaisesta kysymyksestä tulos: vastaa tarpeitasi, vastaa osittain, ei vastaa tai ei koske asiaa. Kirjoita, mitä näit tai sait. Anna sitten toimittajasta kokonaisarvio: hyväksytty, hyväksytty ehdoin tai ei hyväksytty.

Ole reilu ja johdonmukainen. Arvioi jokaista toimittajaa samalla mittapuulla sen riskitason mukaan.

Sopikaa toimenpiteistä yhdessä

Jos löydät puutteita, kerro niistä nopeasti ja selkeästi todisteineen ja sopikaa toimenpiteet, joilla on vastuuhenkilö ja päivämäärä: toimittaja lähettää puuttuvan todistuksen, lisää tarkistuksen tai vahvistaa varajärjestelyn. Seuraa päivämääriä. Vakava puute korkean riskin toimittajassa voi tarkoittaa suunnitelmaa toimittajan vaihtamisesta, joten aloita etsiminen ennen kuin sinun on pakko.

Kirjaa odotuksesi kirjallisesti siellä, missä sillä on väliä. Palvelutasosopimus kertoo, mitä mitataan ja mitä tapahtuu, kun tavoitteet jäävät saavuttamatta, ja ostotilaus kiinnittää sen, mitä ostat ja milloin. Jos valitset usean toimittajan välillä, tarjouspyyntösähköposti pyytää kaikilta samat tiedot.

Tarkista säännöllisesti

Toimittajat muuttuvat. Aseta kullekin tarkistuspäivä: vuosittain korkean riskin toimittajille ja kahden tai kolmen vuoden välein keskitason toimittajille. Tarkista myös vakavan ongelman, omistajanvaihdoksen, muuton tai sinulle toimitettavan sisällön muutoksen jälkeen. Säilytä viimeisin kysely ja muistiinpanot, jotta näet, mikä on muuttunut.

Älä unohda pehmeitä merkkejä

Auditointien välillä kannattaa kuunnella. Myöhästyneet vastaukset, henkilöstön vaihtuvuus, ilmoittamatta tehdyt toimitusmuutokset, pyynnöt maksaa etukäteen ja epämääräiset vastaukset voivat kaikki olla merkkejä ongelmista. Kirjaa ne ylös ja kysy.

Missä nerix auttaa

Tarkastukset (ennakkokäyttö) sisältää toimittajatarkastuksen kahdeksan valmiin suunnitelman joukossa. Suunnitelma voi avata tarkastuksen itse muutama päivä ennen eräpäivää, kysymykset valmiiksi täytettyinä. Jokaisella kysymyksellä on pyydetty todiste, valitset tuloksen ja kirjoitat, mitä näit, ja poikkeamasta tulee tehtävä Työ-osioon, jolla on vastuuhenkilö ja eräpäivä.

Säilytä toimittajan todistukset ja toimintaohjeet kirjastossasi, jossa voit hakea niistä ja kysyä nerixiltä kysymyksiä niin, että jokaisen vastauksen mukana näkyy sivu, josta se tuli. Esimerkiksi: "Milloin tämä todistus vanhenee?" nerix voi erehtyä tai ohittaa yksityiskohdan, joten avaa viitattu sivu ennen kuin luotat siihen.

Lyhyesti

Luettele toimittajasi ja järjestä ne riskin mukaan. Tarkista korkean riskin toimittajat työn kannalta tärkeimpien asioiden osalta todisteiden avulla. Kirjaa reilut tulokset, sovi toimenpiteistä päivämäärineen ja tarkista säännöllisesti.