Küçük şirketler için tedarikçi denetimi

Her işletme başkalarına bağımlıdır. Bir fırın un tedarikçisine, bir ajans barındırma sağlayıcısına, bir mağaza bir kurye firmasına bağımlıdır. Bunlardan biri aksadığında müşteriniz tedarikçiyi suçlamaz, sizi suçlar. Bu yüzden bir şeyler ters gitmeden önce önemli tedarikçilerinizin nasıl çalıştığını bilmek akıllıca olur.

Tedarikçi denetimi, bir tedarikçinin verdiği sözü nasıl yerine getirdiğine düzenli bir bakıştır. Küçük bir şirket için hafif, hızlı ve dostane olabilir. Amaç şüphe değil, kanıta dayalı güvendir.

Bir liste ve bir sıralamayla başlayın

Alışveriş yaptığınız herkesi yazın. Her biri için ne aldığınızı, ne kadar harcadığınızı ve aksarlarsa müşterilerinize ne olacağını not edin. Sonra onları riske göre sıralayın:

• Yüksek: kolayca değiştiremezsiniz ya da aksamaları işinizi durdurur veya bir müşteriye zarar verir. Örnekler: ana üreticiniz, yazılım barındırıcınız, müşteri ödemelerini veya verilerini yöneten kişi.
• Orta: aksamaları can yakar, ama birkaç günde aşabilirsiniz.
• Düşük: az çabayla değiştirebilirsiniz.

Önce yüksek gruba emek verin. Düşük grup için yorumlara hızlı bir bakış ve bir fatura kontrolü fazlasıyla yeter.

Her biri için neyin önemli olduğuna karar verin

Sorular, tedarikçinin ne sağladığına bağlıdır. Bazı konular sık karşımıza çıkar:

1. Teslimat. Doğru şeyi zamanında teslim ediyorlar mı? Yapamayacakları zaman size erkenden söylüyorlar mı?
2. Kalite. İşlerini nasıl kontrol ediyorlar? Bir şey yanlış olduğunda ne oluyor?
3. Kapasite ve süreklilik. Anahtar kişileri hastalanırsa ya da siteleri kullanılamaz olursa ne olur? Yedekleri var mı?
4. Hukuk ve güvenlik. Yaptıkları işi yapmaya yetkili mi? İşin gerektirdiği lisanslara, sigortaya ya da sertifikalara sahipler mi?
5. Bilgi ve veri. Sizin veya müşterilerinizin verilerini işliyorlar mı? Nasıl korunuyor, nerede tutuluyor ve kim görebiliyor?
6. İnsanlar ve etik. Çalışanlarına adil davranıyor ve yasaya uyuyorlar mı? Bu, bazı meslek kollarında daha çok önem taşır.

Yüksek riskli her tedarikçi için en önemli üç ya da dördünü seçin.

Yöntemi seçin

Üç çaba düzeyiniz var.

Anket. Kısa bir soru listesi gönderin ve yanıtlarla birlikte kanıt isteyin: bir sertifika, bir politika, örnek bir kayıt. On soru yeter. İki taraf için de hızlıdır ve size dosyalayacak bir şey verir.

Telefon ya da görüntülü ziyaret. İşi nasıl yaptıklarını göstermelerini isteyin. "Bir siparişin alınmasından sevkiyata kadar nasıl ilerlediğini gösterebilir misiniz?" İzlemek, okumaktan daha çok şey ortaya çıkarır.

Yerinde ziyaret. Aksaması ciddi olacak tedarikçiler için. Ne görmek istediğinizi ve kiminle tanışmak istediğinizi önceden söyleyin. Kısa bir kontrol listesi getirin ve not alın.

Her durumda tonu iş birliğine dayalı tutun. Çoğu tedarikçi, kaliteyi önemseyen bir müşteriyi memnuniyetle karşılar.

Kanıt gerektiren sorular sorun

"Bir kalite sürecinizi var mı?" sorusu bir evet alır. "Lütfen kusurlu bir partiyi ele alma prosedürünüzü ve son bir yıldan bir örneği gönderin" sorusu gerçeği alır. Her yanıt için bunu neyin kanıtladığını sorun.

ISO 9001 veya ISO 27001 gibi tanınmış bir sertifikayı kanıtlardan biri olarak kullanabilirsiniz. Güncel olduğunu, satın aldığınız işi kapsadığını ve gerçek bir kuruluşça verildiğini kontrol edin. Sertifika, güvendiğiniz şeylere kendi bakışınızın yerini tutmaz.

Kaydedin ve değerlendirin

Her soru için sonucu kaydedin: ihtiyacınızı karşılıyor, kısmen karşılıyor, karşılamıyor ya da geçerli değil. Ne gördüğünüzü veya aldığınızı yazın. Sonra tedarikçiye genel bir görüş verin: onaylandı, koşullu onaylandı ya da onaylanmadı.

Adil ve tutarlı olun. Her tedarikçiyi kendi risk düzeyine uygun aynı ölçüte göre değerlendirin.

Eylemlerde birlikte anlaşın

Eksikler bulursanız bunları hızla ve açıkça, kanıtlarıyla paylaşın ve sahibi ile tarihi olan eylemler üzerinde anlaşın: eksik sertifikayı gönderirler, bir kontrol eklerler, bir yedek düzenlemesini teyit ederler. Tarihleri takip edin. Yüksek riskli bir tedarikçide ciddi bir eksik, tedarikçi değiştirme planı anlamına gelebilir. Mecbur kalmadan önce aramaya başlayın.

Beklentilerinizi önemli olan yerlerde yazıya dökün. Hizmet seviyesi sözleşmesi neyin ölçüldüğünü ve hedefler kaçırıldığında ne olacağını söyler, satın alma siparişi ise neyi ne zaman satın aldığınızı sabitler. Birkaç tedarikçi arasında seçim yapıyorsanız, fiyat teklifi isteme e-postası hepsinden aynı bilgiyi ister.

Düzenli aralıklarla gözden geçirin

Tedarikçiler değişir. Her biri için bir gözden geçirme tarihi belirleyin: yüksek risk için her yıl, orta risk için iki ya da üç yılda bir. Ayrıca ciddi bir sorundan, el değiştirmeden, taşınmadan ya da sizin için sağladıkları şeyde bir değişiklikten sonra da gözden geçirin. Nelerin değiştiğini görebilmek için son anketi ve notları saklayın.

Yumuşak işaretleri unutmayın

Denetimler arasında dinleyin. Geç gelen yanıtlar, personel devri, haber verilmeden değişen teslimatlar, erken ödeme talepleri ve belirsiz cevapların hepsi sorun işareti olabilir. Not edin ve sorun.

nerix nerede yardımcı olur

Kontroller (erken erişim), hazır sekiz planı arasında bir tedarikçi kontrolü içerir. Plan, kontrolü vadesinden birkaç gün önce soruları doldurulmuş olarak kendiliğinden açabilir. Her sorunun istenen kanıtı vardır, bir sonuç seçer ve ne gördüğünüzü yazarsınız, bir sorun ise İş içinde sahibi ve son tarihi olan bir göreve dönüşür.

Tedarikçinin sertifikalarını ve politikalarını kitaplığınızda saklayın. Orada arama yapabilir ve nerix'e, her yanıtın geldiği sayfayla birlikte sorular sorabilirsiniz. Örneğin, "Bu sertifikanın süresi ne zaman doluyor?" nerix bir ayrıntıyı yanlış anlayabilir veya gözden kaçırabilir, bu yüzden ona güvenmeden önce alıntılanan sayfayı açın.

Kısaca

Tedarikçilerinizi listeleyin ve riske göre sıralayın. Yüksek olanları, iş için en önemli olan konularda kanıt kullanarak kontrol edin. Adil sonuçlar kaydedin, tarihli eylemler üzerinde anlaşın ve düzenli aralıklarla gözden geçirin.