Audit dodavatelů pro malé firmy: jak na to

Každá firma na někom závisí. Pekárna na dodavateli mouky, agentura na poskytovateli hostingu, obchod na kurýrovi. Když jeden z nich selže, váš zákazník neviní dodavatele, viní vás. Proto je rozumné vědět, jak vaši klíčoví dodavatelé fungují, dřív než se něco pokazí.

Audit dodavatele je prostě uspořádaný pohled na to, jak dodavatel dělá to, co slibuje. Pro malou firmu může být lehký, rychlý a přátelský. Cílem je důvěra podložená doklady, ne podezírání.

Začněte seznamem a pořadím

Sepište všechny, od kterých nakupujete. U každého poznamenejte, co kupujete, kolik utratíte a co se stane vašim zákazníkům, když selže. Pak je seřaďte podle rizika:

• Vysoké: nelze je snadno nahradit, nebo jejich selhání zastaví vaši práci či poškodí zákazníka. Příklady: váš hlavní výrobce, hostitel vašeho softwaru, ten, kdo zpracovává platby nebo data zákazníků.
• Střední: jejich selhání bolí, ale dá se to obejít za pár dní.
• Nízké: můžete přejít jinam s malou námahou.

Úsilí věnujte nejdřív vysoké skupině. U nízké skupiny stačí rychlý pohled na recenze a kontrola faktury.

Rozhodněte, co je důležité u každého

Otázky závisejí na tom, co dodávají. Některá témata se opakují:

1. Dodávka. Dodávají správnou věc včas? Řeknou vám to s předstihem, když nemohou?
2. Kvalita. Jak svou práci kontrolují? Co se stane, když je něco špatně?
3. Kapacita a kontinuita. Co když onemocní jejich klíčový člověk nebo vypadne provoz? Mají zálohu?
4. Právo a bezpečnost. Smějí dělat to, co dělají? Mají licence, pojištění nebo certifikáty, které práce vyžaduje?
5. Informace a data. Zpracovávají vaše data nebo data vašich zákazníků? Jak jsou chráněna, kde jsou uložena a kdo je může vidět?
6. Lidé a etika. Zacházejí se svými pracovníky spravedlivě a dodržují zákon? V některých oborech je to důležitější.

U každého dodavatele s vysokým rizikem vyberte tři nebo čtyři nejdůležitější.

Zvolte metodu

Máte tři úrovně úsilí.

Dotazník. Pošlete krátký seznam otázek a k odpovědím požádejte o doklady: certifikát, směrnici, ukázkový záznam. Deset otázek stačí. Je to rychlé pro obě strany a máte co založit.

Hovor nebo videonávštěva. Požádejte, aby vám ukázali, jak práci dělají. „Můžete mi ukázat, jak objednávka putuje od přijetí k expedici?" Pozorování odhalí víc než čtení.

Návštěva na místě. Pro dodavatele, jejichž selhání by bylo vážné. Předem jim řekněte, co chcete vidět a s kým se chcete setkat. Přineste krátký kontrolní seznam a dělejte si poznámky.

V každém případě držte tón spolupráce. Většina dodavatelů ocení zákazníka, kterému na kvalitě záleží.

Ptejte se tak, aby odpověď vyžadovala doklad

„Máte proces kvality?" dostane odpověď ano. „Pošlete prosím svůj postup pro řešení vadné šarže a jeden příklad z posledního roku" dostane pravdu. U každé odpovědi se ptejte, co ji dokládá.

Uznávaný certifikát, například ISO 9001 nebo ISO 27001, můžete použít jako jeden z dokladů. Ověřte, že je platný, týká se práce, kterou nakupujete, a vydal ho skutečný orgán. Certifikát nenahrazuje váš vlastní pohled na věci, na kterých závisíte.

Zaznamenejte a posuďte

U každé otázky zaznamenejte výsledek: splňuje, co potřebujete, splňuje částečně, nesplňuje, nebo se netýká. Napište, co jste viděli nebo dostali. Pak dodavateli dejte celkové hodnocení: schválen, schválen s podmínkami, neschválen.

Buďte spravedliví a důslední. Každého dodavatele posuzujte podle stejného měřítka pro jeho úroveň rizika.

Dohodněte opatření společně

Pokud najdete nedostatky, sdělte je rychle a věcně, s doklady, a dohodněte opatření s odpovědnou osobou a termínem: pošlou chybějící certifikát, doplní kontrolu, potvrdí záložní řešení. Termíny hlídejte. Vážný nedostatek u dodavatele s vysokým rizikem může znamenat plán na jeho výměnu, tak začněte hledat dřív, než budete muset.

Svá očekávání napište tam, kde na nich záleží. Dohoda o úrovni služeb uvádí, co se měří a co se stane při nesplnění cílů, a objednávka určuje, co kupujete a kdy. Pokud vybíráte z několika dodavatelů, e-mail s žádostí o cenovou nabídku požádá všechny o stejné informace.

Opakujte v pravidelném rytmu

Dodavatelé se mění. Nastavte u každého datum přezkoumání: u vysokého rizika každý rok, u středního každé dva nebo tři roky. Přezkoumejte také po každém vážném problému, změně vlastníka, stěhování nebo změně toho, co vám dodávají. Uchovejte poslední dotazník a poznámky, abyste viděli, co se změnilo.

Nezapomeňte na jemné signály

Mezi audity poslouchejte. Pozdní odpovědi, fluktuace zaměstnanců, změny dodávek bez upozornění, žádosti o platbu předem a vágní odpovědi mohou být známkou potíží. Poznamenejte si je a zeptejte se.

S čím pomáhá nerix

Kontroly (předběžný přístup) zahrnují kontrolu dodavatele mezi osmi hotovými plány. Plán může kontrolu otevřít sám několik dní před termínem, s již vyplněnými otázkami. U každé otázky je požadovaný doklad, vy vyberete výsledek a napíšete, co jste viděli, a zjištění se stane úkolem v části Práce s odpovědnou osobou a termínem.

Certifikáty a směrnice dodavatele uchovávejte ve své knihovně, kde je můžete prohledávat a ptát se nerixu s uvedením stránky, ze které odpověď pochází. Například: „Kdy tomuto certifikátu vyprší platnost?" nerix se může v detailu zmýlit nebo ho přehlédnout, takže než se na odpověď spolehnete, otevřete uvedenou stránku.

Stručně

Sepište dodavatele a seřaďte je podle rizika. Vysoké prověřte v tom, na čem pro práci nejvíc záleží, a to s doklady. Zaznamenejte spravedlivé výsledky, dohodněte opatření s termíny a opakujte v pravidelném rytmu.