Audit dei fornitori per le piccole imprese

Ogni azienda dipende da altre. Una panetteria dipende dal fornitore di farina, un'agenzia dal servizio di hosting, un negozio dal corriere. Quando uno di loro fallisce, il tuo cliente non dà la colpa al fornitore: la dà a te. Per questo conviene sapere come lavorano i tuoi fornitori principali prima che qualcosa vada storto.

Un audit del fornitore è semplicemente uno sguardo strutturato a come il fornitore mantiene ciò che promette. Per una piccola impresa può essere leggero, rapido e cordiale. L'obiettivo è la fiducia con le prove, non il sospetto.

Parti da un elenco e da una graduatoria

Scrivi tutti quelli da cui compri. Per ciascuno annota che cosa compri, quanto spendi e che cosa succede ai tuoi clienti se fallisce. Poi ordinali per rischio:

• Alto: non puoi sostituirli facilmente, oppure il loro guasto ferma il tuo lavoro o danneggia un cliente. Esempi: il tuo produttore principale, il fornitore del tuo software, chi gestisce i pagamenti o i dati dei clienti.
• Medio: il loro guasto fa male, ma puoi aggirarlo in pochi giorni.
• Basso: puoi cambiarli con poco sforzo.

Concentra l'impegno prima sul gruppo ad alto rischio. Per il gruppo a basso rischio bastano uno sguardo alle recensioni e un controllo delle fatture.

Decidi che cosa conta per ciascuno

Le domande dipendono da ciò che forniscono. Alcuni temi ricorrono spesso:

1. Consegna. Consegnano la cosa giusta, in tempo? Ti avvisano per tempo quando non ce la fanno?
2. Qualità. Come controllano il proprio lavoro? Che cosa succede quando qualcosa non va?
3. Capacità e continuità. E se la persona chiave si ammala, o la sede è inutilizzabile? Hanno un piano di riserva?
4. Aspetti legali e sicurezza. Sono autorizzati a fare ciò che fanno? Hanno le licenze, le assicurazioni o i certificati che il lavoro richiede?
5. Informazioni e dati. Trattano i dati tuoi o dei tuoi clienti? Come sono protetti, dove sono conservati e chi può vederli?
6. Persone ed etica. Trattano in modo equo i propri lavoratori e rispettano la legge? Conta di più in alcuni settori.

Scegli i tre o quattro temi che contano di più per ogni fornitore ad alto rischio.

Scegli il metodo

Hai tre livelli di impegno.

Un questionario. Invia un breve elenco di domande e chiedi le prove insieme alle risposte: un certificato, una procedura, un esempio di registrazione. Dieci domande bastano. È rapido per entrambi e ti dà qualcosa da archiviare.

Una chiamata o una visita in video. Chiedi di mostrarti come svolgono il lavoro. "Puoi mostrarmi come un ordine passa dal ricevimento alla spedizione?" Guardare rivela più che leggere.

Una visita in sede. Per i fornitori il cui guasto sarebbe grave. Di' in anticipo che cosa vuoi vedere e chi vuoi incontrare. Porta una breve checklist e prendi appunti.

In ogni caso, mantieni un tono collaborativo. La maggior parte dei fornitori apprezza un cliente che tiene alla qualità.

Fai domande che richiedono prove

"Avete un processo di qualità?" ottiene un sì. "Inviateci la vostra procedura per gestire un lotto difettoso e un esempio dell'ultimo anno" ottiene la verità. Per ogni risposta, chiedi che cosa la dimostra.

Puoi usare un certificato riconosciuto, come ISO 9001 o ISO 27001, come una delle prove. Controlla che sia in corso di validità, che copra il lavoro che acquisti e che sia stato rilasciato da un ente reale. Un certificato non sostituisce il tuo sguardo diretto su ciò su cui fai affidamento.

Registra e valuta

Per ogni domanda registra il risultato: soddisfa ciò che ti serve, lo soddisfa in parte, non lo soddisfa, oppure non è applicabile. Scrivi che cosa hai visto o ricevuto. Poi dai al fornitore un giudizio complessivo: approvato, approvato con condizioni, non approvato.

Sii equo e coerente. Giudica ogni fornitore con lo stesso metro per il suo livello di rischio.

Concordate insieme le azioni

Se trovi delle lacune, condividile subito e con chiarezza, con le prove, e concorda azioni con un responsabile e una data: manda un certificato mancante, aggiunge un controllo, conferma un piano di riserva. Verifica le scadenze. Una lacuna seria in un fornitore ad alto rischio può significare un piano per cambiare fornitore, quindi comincia a cercare prima di doverlo fare.

Metti per iscritto le tue aspettative dove contano. Un accordo sul livello di servizio indica che cosa viene misurato e che cosa succede se gli obiettivi non vengono raggiunti, e un ordine di acquisto stabilisce che cosa compri e quando. Se scegli tra più fornitori, una email di richiesta di offerta chiede a tutti le stesse informazioni.

Riesamina con un ritmo

I fornitori cambiano. Fissa una data di riesame per ciascuno: ogni anno per l'alto rischio, ogni due o tre anni per il medio. Riesamina anche dopo un problema serio, un cambio di proprietà, un trasloco o un cambiamento in ciò che ti forniscono. Conserva l'ultimo questionario e gli appunti per vedere che cosa è cambiato.

Non dimenticare i segnali deboli

Tra un audit e l'altro, ascolta. Risposte in ritardo, ricambio del personale, cambi di consegna senza avviso, richieste di pagamento anticipato e risposte vaghe possono essere segnali di guai. Annotali e chiedi.

Come ti aiuta nerix

Verifiche (accesso anticipato) comprende una verifica sui fornitori tra i suoi otto piani pronti. Il piano può aprire la verifica da solo alcuni giorni prima della scadenza, con le domande già compilate. Ogni domanda riporta la prova richiesta, tu scegli un risultato e scrivi che cosa hai visto, e un problema diventa un'attività in Lavoro con un responsabile e una scadenza.

Conserva certificati e procedure dei fornitori nella tua libreria, dove puoi cercarli e fare domande a nerix, con la pagina da cui viene ogni risposta. Per esempio, "Quando scade questo certificato?" nerix può sbagliare o perdere un dettaglio, quindi apri la pagina citata prima di fidarti.

In breve

Elenca i tuoi fornitori e ordinali per rischio. Controlla quelli ad alto rischio su ciò che conta di più per il lavoro, usando le prove. Registra risultati equi, concorda azioni con date e riesamina con regolarità.