Leverandørrevisjon for små bedrifter

Alle bedrifter er avhengige av andre. Et bakeri er avhengig av melleverandøren sin, et byrå av nettvertsen sin, en butikk av et budfirma. Når en av dem svikter, skylder ikke kunden din på leverandøren. Kunden skylder på deg. Det er derfor fornuftig å vite hvordan de viktigste leverandørene dine jobber, før noe går galt.

En leverandørrevisjon er rett og slett en strukturert gjennomgang av hvordan en leverandør gjør det de lover. For en liten bedrift kan den være enkel, rask og vennlig. Målet er tillit med dokumentasjon, ikke mistenksomhet.

Start med en liste og en rangering

Skriv ned alle du kjøper fra. Noter for hver av dem hva du kjøper, hvor mye du bruker og hva som skjer med kundene dine hvis de svikter. Rangér dem deretter etter risiko:

• Høy: du kan ikke lett erstatte dem, eller svikten stopper arbeidet ditt eller skader en kunde. Eksempler er hovedprodusenten din, programvarevertsen din, og den som håndterer kundebetalinger eller data.
• Middels: svikten gjør vondt, men du kan jobbe deg rundt den på noen dager.
• Lav: du kan bytte med liten innsats.

Bruk kreftene på høy-gruppen først. For lav-gruppen er det rikelig med et raskt blikk på omtaler og en kontroll av fakturaene.

Avgjør hva som er viktig for hver

Spørsmålene avhenger av hva de leverer. Noen temaer går igjen:

1. Levering. Leverer de riktig ting, i tide? Sier de fra tidlig når de ikke kan?
2. Kvalitet. Hvordan kontrollerer de eget arbeid? Hva skjer når noe er feil?
3. Kapasitet og kontinuitet. Hva om nøkkelpersonen blir syk, eller nettstedet deres er ute av drift? Har de en reserveløsning?
4. Lovlighet og sikkerhet. Har de lov til å gjøre det de gjør? Har de lisensene, forsikringene eller sertifikatene arbeidet krever?
5. Informasjon og data. Behandler de dine eller kundenes data? Hvordan beskyttes de, hvor lagres de, og hvem kan se dem?
6. Mennesker og etikk. Behandler de de ansatte rettferdig og følger de loven? Dette betyr mer i noen bransjer.

Velg de tre eller fire som betyr mest for hver leverandør med høy risiko.

Velg metode

Du har tre innsatsnivåer.

Et spørreskjema. Send en kort liste med spørsmål, og be om dokumentasjon sammen med svarene: et sertifikat, en retningslinje, et eksempel på en journal eller registrering. Ti spørsmål er nok. Det er raskt for begge parter, og du får noe å arkivere.

En samtale eller videobesøk. Be dem vise hvordan de gjør arbeidet. «Kan du vise meg hvordan en ordre går fra mottak til utsendelse?» Å se det gir mer enn å lese det.

Et besøk på stedet. For leverandører der en svikt ville være alvorlig. Si på forhånd hva du vil se og hvem du vil møte. Ha med en kort sjekkliste og ta notater.

I alle tilfeller bør tonen være samarbeidende. De fleste leverandører setter pris på en kunde som bryr seg om kvalitet.

Still spørsmål som krever dokumentasjon

«Har dere en kvalitetsprosess?» gir et ja. «Send oss prosedyren deres for håndtering av en feilaktig batch, og ett eksempel fra det siste året» gir sannheten. For hvert svar, spør hva som beviser det.

Du kan bruke et anerkjent sertifikat som ISO 9001 eller ISO 27001 som ett av bevisene. Sjekk at det er gyldig, dekker arbeidet du kjøper, og er utstedt av et reelt organ. Et sertifikat erstatter ikke at du selv ser på det du er avhengig av.

Registrer og vurder

For hvert spørsmål registrerer du resultatet: oppfyller det du trenger, oppfyller delvis, oppfyller ikke, eller gjelder ikke. Skriv hva du så eller fikk. Gi deretter leverandøren en samlet vurdering: godkjent, godkjent med vilkår eller ikke godkjent.

Vær rettferdig og konsekvent. Vurder hver leverandør mot den samme standarden for sitt risikonivå.

Bli enige om tiltak sammen

Hvis du finner mangler, del dem raskt og tydelig, med dokumentasjonen, og bli enige om tiltak med en ansvarlig og en dato: de sender et manglende sertifikat, de legger til en kontroll, de bekrefter en reserveløsning. Følg opp datoene. En alvorlig mangel hos en leverandør med høy risiko kan bety en plan for å bytte leverandør, så begynn å lete før du må.

Sett forventningene dine skriftlig der de betyr noe. En avtale om tjenestenivå sier hva som måles og hva som skjer når målene ikke nås, og en bestilling fastsetter hva du kjøper og når. Hvis du velger mellom flere leverandører, ber en e-post med forespørsel om tilbud dem alle om den samme informasjonen.

Gå gjennom jevnlig

Leverandører endrer seg. Sett en gjennomgangsdato for hver: hvert år for høy risiko, hvert annet eller tredje år for middels. Gå også gjennom etter ethvert alvorlig problem, eierskifte, flytting eller endring i det de leverer til deg. Behold forrige spørreskjema og notater, slik at du kan se hva som har endret seg.

Ikke glem de myke signalene

Lytt mellom revisjonene. Sene svar, utskifting av ansatte, leveranseendringer uten varsel, ønsker om tidlig betaling og vage svar kan alle være tegn på problemer. Noter dem og spør.

Slik hjelper nerix

Kontroller (tidlig tilgang) har en leverandørkontroll blant sine åtte ferdige planer. Planen kan åpne kontrollen av seg selv noen dager før den forfaller, med spørsmålene allerede fylt ut. Hvert spørsmål har dokumentasjonen det ber om, du velger et resultat og skriver hva du så, og et avvik blir en oppgave i Arbeid med en ansvarlig og en frist.

Oppbevar leverandørens sertifikater og retningslinjer i biblioteket ditt, der du kan søke i dem og stille nerix spørsmål, med siden hvert svar kom fra. For eksempel «Når utløper dette sertifikatet?» nerix kan ta feil av eller overse en detalj, så åpne den siterte siden før du stoler på den.

Kort oppsummert

List leverandørene dine og rangér dem etter risiko. Kontroller de med høy risiko på det som betyr mest for arbeidet, ved hjelp av dokumentasjon. Registrer rettferdige resultater, bli enige om tiltak med datoer og gå gjennom jevnlig.